Construire des rapports

Cette page décrit la construction pas à pas. Pour vous repérer dans la section, découvrir les rapports prêts à l’emploi et explorer le détail d’un chiffre, voir Reports. Là où le Dashboard affiche un ensemble figé d’indicateurs d’activité, Reports est le constructeur entièrement personnalisable : vous choisissez ce qui est compté, comment le découper et comment le représenter. Chaque chiffre reste vivant, lu directement dans les données de votre espace de travail. Reports se trouve dans la navigation de gauche, sous Tools. Un rapport est composé d’une ou plusieurs insights. Chaque insight répond à une seule question, par exemple « combien de postes avons-nous ajoutés par étape » ou « combien de notes Reference Gained l’équipe a-t-elle enregistrées ce mois-ci ». Créez un rapport avec New Report, puis cliquez sur Add New Insight pour le remplir. Un rapport dispose aussi de son propre filtre Time period, qui s’applique à l’ensemble de ses insights. Chaque espace de travail démarre avec trois rapports prêts à l’emploi : Client breakdown (sur les entreprises), Candidates overview et Team performance (sur les utilisateurs, avec le chiffre d’affaires par utilisateur et un classement d’équipe triable). Utilisez-les tels quels, ou dupliquez une insight comme point de départ pour la vôtre.

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Configurer une insight

Donnez un titre à l’insight, configurez-la dans le panneau de droite pendant que la partie gauche affiche le résultat en direct, puis cliquez sur Save Chart quand vous avez terminé. Construire une insight revient à faire quatre choix :

1. Data source : le type de fiche sur lequel porte l’insight, à savoir Candidates, Jobs, Applications, Companies, Opportunities, Contacts, Users, Notes, Interactions, Placements ou Rejections. Choisissez Multi-source pour combiner plusieurs types de fiches dans une même vue. Pour analyser les envois sortants, utilisez Interactions. Cette source expose les e-mails envoyés, et uniquement cela : elle répond à « combien en avons-nous envoyé » plutôt qu’à ce qu’ils sont devenus ensuite. Les ouvertures et les clics se trouvent dans Marketing.
2. Type of insight : la façon dont la donnée est mesurée.
3. Metrics : ce qui est compté. Une insight peut porter plusieurs métriques ; cliquez sur Add metric pour comparer des volumes côte à côte, par exemple toutes les notes à côté des Manual Notes Created.
4. Visualization : la façon dont le résultat est représenté.

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Les types d’insight

• Pivot : ventiler une métrique selon une dimension avec Group by, par exemple les postes par étape, par entreprise ou par membre de l’équipe.
• Historical Values : suivre l’évolution d’une métrique dans le temps.
• Funnel : voir comment les fiches passent d’une étape du pipeline à la suivante.
• Time in Stage : mesurer combien de temps les fiches restent à chaque étape.

Les types d’insight disponibles dépendent de la source de données. Funnel et Time in Stage reposent sur les étapes de pipeline : ils sont donc proposés pour les sources à étapes comme Applications et Jobs. Pour les sources sans étapes, comme Candidates, seuls Pivot et Historical Values sont disponibles.

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Les visualisations

Représentez le résultat sous forme de graphique Bar, Line ou Pie, de Table, ou de chiffre unique Single Metric.

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Filtres, regroupement et objectifs

Cliquez sur Add filter pour restreindre les fiches prises en compte. Vous pouvez filtrer sur les attributs de la source de données, y compris les attributs personnalisés que vous avez créés, ainsi que sur Team et Team Member pour limiter une insight à une partie de votre organisation. Un filtre Time period restreint l’insight à une plage de dates. Pour les insights Pivot, Group by ventile le résultat selon n’importe quel attribut de la source de données. Chaque insight peut aussi recevoir un Target : activez-le et fixez un chiffre, et l’insight affiche votre progression vers cet objectif en pourcentage, avec un état Target Achieved une fois celui-ci dépassé.

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Suivre l’activité avec les labels de note

Pour analyser l’activité enregistrée, appels, rendez-vous clients ou prises de références, appuyez-vous sur la source Notes et filtrez par label de note. Si votre équipe enregistre ses activités sous forme de notes avec un label constant, par exemple First Call, Client Check-in ou Interview Feedback, vous pouvez compter précisément la fréquence de chaque activité, par période et par personne. Si vous venez d’un autre ATS, cela remplace les types de commentaires ou les types d’activité : créez un label de note par activité, puis construisez une insight Notes filtrée sur ce label. Pour un reporting propre, mettez-vous d’accord dès le départ sur un petit jeu fixe de labels de note. Pour les points de contact que Spott enregistre automatiquement, utilisez plutôt la source Interactions. Elle couvre les interactions bidirectionnelles comme les e-mails, les messages WhatsApp, les appels téléphoniques et les rendez-vous d’agenda, et se filtre par Interaction Type, Label, Tag ou Tag Type.

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Explorer le détail

Les chiffres d’un rapport sont cliquables : cliquez sur l’un d’eux pour ouvrir les fiches exactes qui le composent, et voir ce qui alimente une métrique au lieu de vous fier au seul total.

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Gérer et exporter les insights

Ouvrez le menu ⋮ d’une insight pour l’éditer (Edit), la dupliquer (Duplicate), l’exporter (Export as Excel) ou la supprimer (Delete). À l’export, vous pouvez nommer le fichier et cocher éventuellement Include drilldown data ; par défaut l’export ne contient que les données du graphique. Il n’existe pas pour l’instant d’envoi de rapports programmé ou par e-mail.

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Partage

La vue d’ensemble des rapports comporte deux sections : Your reports, visible de vous seul, et une section d’espace de travail visible de tous. Il n’existe pas de niveau de partage intermédiaire à l’échelle d’une équipe. Qui peut consulter, gérer et exporter les rapports se règle par rôle depuis Settings → Security. Voir gérer les accès.