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Un candidat répond souvent à un SMS quand il ne répond pas au téléphone. Le SMS garde ce canal sur la fiche avec tout le reste, plutôt que sur votre téléphone. Vous envoyez et recevez des SMS depuis Spott, avec les numéros compatibles SMS de votre compte VoIP. Chaque message est conservé sur le candidat ou le contact auquel il se rapporte, et les conversations apparaissent dans l’Inbox à côté des e-mails et de WhatsApp.

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Fournisseurs pris en charge

Le SMS s’appuie sur votre fournisseur de téléphonie, il vous faut donc un numéro capable d’envoyer des SMS : Tous les numéros d’un compte VoIP ne peuvent pas envoyer de SMS. Si un numéro n’apparaît pas dans Spott, vérifiez auprès de votre fournisseur que l’envoi de SMS y est activé.

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Activer le SMS

Le SMS s’active numéro par numéro, sur la page de votre fournisseur sous Settings → Integrations. Ouvrez le fournisseur, descendez jusqu’au bloc SMS et activez les numéros depuis lesquels vous voulez écrire.
La quantité de travail dépend du fournisseur, car chacun délimite le SMS différemment :
  • Ringover est le plus simple. Le SMS est activé pour tout l’espace de travail : un numéro activé une fois l’est pour de bon.
  • RingCentral fonctionne par utilisateur. À côté des interrupteurs de numéros, une ligne SMS dans le bloc Workspace vous permet de connecter votre propre compte RingCentral, et chaque collègue doit le faire de son côté. RingCentral limite le SMS au compte individuel et regroupe les numéros par extension : les numéros qui vous sont proposés sont donc ceux de votre propre extension.
  • Aircall : voir l’avertissement ci-dessous.
  • RingRing n’a pas encore de page en libre-service sous Settings → Integrations. La connexion fonctionne, mais c’est le support qui la met en place pour vous.
Avec Aircall, l’interrupteur ne prouve rien. Aircall n’indique pas à Spott si un numéro donné peut réellement envoyer des SMS, l’interrupteur s’active donc dans tous les cas. Si vous activez le SMS sur un numéro Aircall et que les messages ne partent pas, vérifiez auprès d’Aircall que l’envoi de SMS est activé sur ce numéro.

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Envoyer un message

Ouvrez un candidat ou un contact et allez dans son onglet Communication. Les canaux disponibles pour cette personne sont listés à gauche : d’abord les canaux de l’espace de travail comme Email, puis les vôtres, WhatsApp et SMS, chacun avec le numéro sur lequel la conversation se déroule.
Sélectionnez SMS pour ouvrir le fil. Au-dessus figurent les numéros depuis lesquels vous pouvez écrire, de sorte qu’une personne disposant de plusieurs numéros activés puisse envoyer depuis le bon. Choisissez le numéro, écrivez dans la zone du bas et appuyez sur Send.
Un fil SMS n’est pas un chat en direct. Spott recharge la conversation toutes les 30 secondes, une réponse peut donc mettre jusqu’à une demi-minute à apparaître.
Les numéros de téléphone doivent être enregistrés au format international (par exemple +32...) pour que les messages entrants soient rattachés à la bonne personne, exactement comme pour les appels téléphoniques.

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Qui voit vos SMS

Les fils SMS sont privés, réservés à l’utilisateur dont ils utilisent le numéro, comme les conversations WhatsApp. Vos collègues ne les voient pas, et aucun réglage de partage ne permet d’élargir cela, contrairement à la visibilité des e-mails.

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Bon à savoir

  • Pas encore d’envoi en masse. Le SMS est aujourd’hui un canal individuel : vous ne pouvez pas l’envoyer depuis une campagne, une automatisation ou un modèle de message. Le SMS automatisé est fortement réglementé dans plusieurs régions, d’où l’absence d’une simple activation.
  • C’est votre fournisseur qui facture les messages. Spott envoie via votre compte VoIP, les SMS sont donc décomptés selon les tarifs SMS de votre fournisseur.
  • Les numéros viennent de votre fournisseur. Spott n’émet pas de numéros de téléphone : ajoutez ou activez d’abord un numéro compatible SMS chez le fournisseur.