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Commencez par vérifier qu’Aircall est bien activé à l’échelle de votre espace de travail. Rendez-vous dans Settings → Integrations → Aircall pour le contrôler.

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Activer Aircall pour votre espace de travail

Allez dans Settings → Integrations → Aircall.
  • Cliquez sur Enable pour qu’un admin accorde à Spott l’accès à Aircall
  • Votre espace de travail peut dès lors s’appuyer sur Aircall pour la gestion des appels et la génération des notes
Seuls les admins peuvent accorder cet accès à l’échelle de l’espace de travail. Si l’option ne s’affiche pas, adressez-vous à l’admin de votre espace de travail.

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Sélectionner votre numéro Aircall

Allez dans Settings → Integrations et ouvrez Aircall. L’intégration doit désormais y apparaître comme active.
  • Sélectionnez votre numéro Aircall dans la liste des numéros disponibles
  • Ce numéro est indispensable pour :
    • recevoir les appels entrants
    • rattacher automatiquement les notes à l’appelant
Les numéros doivent d’abord être attribués dans Aircall par votre admin pour apparaître ici. Sélectionner un numéro exige la permission Manage workspace settings ; si la liste s’affiche mais reste grisée, c’est elle qui vous manque, demandez donc à l’admin de votre espace de travail.
Les appels sont attribués au numéro, pas à la personne qui compose. Chaque numéro Aircall est relié à un seul utilisateur Spott, et tous les appels passés sur ce numéro sont consignés au nom de cet utilisateur. Une équipe qui partage un numéro voit donc tous ses appels crédités à celui qui l’a sélectionné, et un numéro choisi par le mauvais collègue envoie discrètement ses appels dans la fiche de quelqu’un d’autre. Chaque utilisateur sélectionne son propre numéro sur cette page.

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Activer l’enregistrement des appels dans Aircall

Spott transcrit et résume les enregistrements produits par Aircall : l’enregistrement des appels doit donc être activé pour votre numéro dans Aircall. Demandez à votre admin Aircall de vérifier ce réglage sur chaque numéro utilisé par votre équipe.
Si l’enregistrement est désactivé pour un numéro, les appels apparaissent tout de même dans le fil d’activité, mais aucune transcription ni aucune note n’est créée. C’est la raison la plus fréquente d’un appel sans note.

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Appeler depuis votre navigateur

Depuis n’importe quel numéro de téléphone d’un candidat ou d’un contact dans Spott :
  • Cliquez sur le numéro de téléphone pour ouvrir le composeur Aircall
  • Le numéro est prérempli dans le widget
  • Connectez-vous à Aircall si ce n’est pas déjà fait
  • Cliquez sur Call pour lancer l’appel depuis votre navigateur
Les appels enregistrés vers un numéro qui correspond à une personne présente dans Spott sont automatiquement consignés, transcrits et résumés sous forme de note.

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Activer les SMS

Les numéros Aircall peuvent également servir aux SMS. Sur cette même page Aircall dans Spott, descendez jusqu’au bloc SMS et activez les numéros depuis lesquels vous souhaitez envoyer des messages.
Vérifiez auprès d’Aircall que le numéro peut réellement envoyer des SMS. Aircall ne communique pas cette capacité à Spott : l’interrupteur s’active donc que le numéro le permette ou non. Un numéro incapable d’envoyer des textos acceptera l’activation puis échouera à la livraison, alors confirmez d’abord du côté d’Aircall.
Spott envoie ces messages via la Messaging Public API d’Aircall, qui fait l’objet d’une permission distincte sur le compte Aircall. Un numéro qui envoie parfaitement des SMS depuis l’application Aircall peut malgré tout échouer depuis Spott ; la solution consiste à demander au support Aircall d’activer cette API pour votre entreprise. Après un envoi en échec, Spott désactive automatiquement l’interrupteur SMS de ce numéro : une fois qu’Aircall a fait le nécessaire, revenez sur cette page pour le réactiver. L’envoi de SMS depuis Spott et depuis l’application Aircall fonctionne en parallèle.

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À retenir

Assurez-vous que votre numéro Aircall est correctement sélectionné dans Settings → Integrations → Aircall. Sans le bon numéro, les appels entrants risquent de ne pas être reconnus et la génération automatique de notes échouera. Une fois la configuration terminée, vous utilisez Aircall directement depuis Spott sans changer d’application, ce qui fluidifie votre travail et garantit que tous les appels sont consignés.
Spott s’intègre aussi à d’autres opérateurs VoIP, dont Ringover. La configuration suit le même schéma : activez l’intégration dans Settings → Integrations, puis sélectionnez votre numéro sur la page dédiée à cet opérateur.