QuickBooks

L’intégration QuickBooks permet à vos consultants de créer les factures de leurs placements directement dans Spott et de les envoyer dans QuickBooks Online. Votre équipe financière les envoie et enregistre les paiements dans QuickBooks comme d’habitude, et Spott suit l’état de chaque facture sur le placement. Avec l’intégration, vous pouvez :

• Synchroniser vos produits et services QuickBooks dans Spott en tant que pay codes, pour que les lignes de facture reprennent les mêmes codes et descriptions que dans QuickBooks.
• Relier une seule fois une entreprise Spott à son client QuickBooks, ou créer le client depuis Spott, pour que chaque facture suivante parte vers la bonne entité de facturation.
• Créer des factures à partir de placements contingents, en mission et en mandat, y compris des factures construites à partir de feuilles de temps approuvées.
• Voir d’un coup d’œil quels placements sont facturés, quelles factures sont encore ouvertes et lesquelles sont payées.

Cette page couvre la configuration de l’intégration. La création des factures et le suivi de leur état une fois dans QuickBooks sont décrits dans Facturer avec QuickBooks. L’envoi et le rapprochement des factures se font dans QuickBooks, pas dans Spott.

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Avant de commencer

Vérifiez que ces conditions sont réunies avant que votre équipe crée sa première facture :

• Un admin Spott a connecté QuickBooks. La connexion se fait une seule fois pour tout l’espace de travail, avec une ou plusieurs entreprises QuickBooks.
• Vos produits et services sont configurés dans QuickBooks. Spott les importe en tant que pay codes, avec leurs noms et leurs descriptions.
• Automatically send imported invoices est désactivé dans QuickBooks. Lorsque ce réglage est activé, QuickBooks envoie par e-mail au client chaque facture venant de Spott dès son arrivée. Vous le trouverez sous Settings → Account and settings → Sales → Invoice payments dans QuickBooks.

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Connecter vos entreprises QuickBooks

1. Allez dans Settings → Integrations et sélectionnez QuickBooks.
2. Cliquez sur Connect et connectez-vous avec votre compte Intuit.
3. Sous Please select your company, choisissez l’entreprise QuickBooks à relier, puis cliquez sur Connect pour autoriser Spott à y accéder. Spott affiche Successfully connected! et vous ramène à la page. L’entreprise apparaît comme votre Primary company.
4. Pour relier une autre entreprise, par exemple une deuxième entité juridique, cliquez sur Connect another company et choisissez-la de la même manière. Elle apparaît comme Connected company.

Chaque entreprise a sa propre ligne, avec son nom et Connected. Les entreprises QuickBooks ne sont liées à aucune marque, entité ou agence dans Spott. Chaque facture part vers l’entreprise QuickBooks que vous choisissez en la créant, comme décrit dans Facturer avec QuickBooks.

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Déconnecter une entreprise

Sur la page de l’intégration QuickBooks, ouvrez la liste déroulante à côté de Connected sur la ligne de l’entreprise et cliquez sur Disconnect. Seule cette entreprise est déconnectée ; les autres restent connectées. Ses factures, ses liens vers les clients et ses pay codes sont conservés, mais ne peuvent plus être utilisés tant que vous ne l’avez pas reconnectée. L’entreprise principale est toujours la première connectée. Si vous la déconnectez, la plus ancienne des entreprises restantes devient l’entreprise principale. Si la connexion est coupée du côté de QuickBooks, cliquez sur Reconnect sur la ligne de l’entreprise.

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Synchroniser les pay codes depuis QuickBooks

Les pay codes sont les éléments que vous facturez, comme des honoraires de placement permanent ou un taux horaire de développement. Ils proviennent de vos produits et services QuickBooks.

1. Sur la page de l’intégration QuickBooks, ouvrez Manage pay codes. Vous pouvez aussi aller dans Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes.
2. À côté de Sync pay codes: Import the latest item codes from QuickBooks, cliquez sur Sync. Si plusieurs entreprises sont connectées, l’import porte sur toutes à la fois, et la liste est regroupée par entreprise.
3. Les codes importés apparaissent dans la liste sous leur entreprise QuickBooks, accompagnés de leur description.

Si Xero est également connecté, la page Pay Codes comporte une ligne Sync pay codes distincte pour chaque fournisseur. Synchronisez de nouveau chaque fois que votre équipe financière ajoute ou modifie des produits et services dans QuickBooks. La synchronisation est à sens unique : les modifications faites dans QuickBooks arrivent dans Spott, mais les pay codes créés dans Spott ne sont pas envoyés vers QuickBooks. Un code n’existe qu’une seule fois dans votre espace de travail. Si deux entreprises ont chacune un produit ou service avec le même code, Spott garde un seul pay code partagé, avec une seule description, relié aux deux.

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Faire passer un pay code Spott dans QuickBooks

Si vous avez créé un pay code dans Spott et souhaitez désormais le facturer via QuickBooks :

1. Dans QuickBooks, créez un produit ou service dont le nom correspond exactement au pay code Spott, majuscules et espaces compris. OT et ot sont considérés comme deux codes différents.
2. De retour dans Spott, cliquez de nouveau sur Sync.

Spott relie les deux, et le pay code passe sous son entreprise QuickBooks. Les grilles tarifaires et les feuilles de temps qui l’utilisent déjà continuent de fonctionner.

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Modèles de description

La description d’un pay code devient la description de la ligne sur la facture. Plutôt qu’un texte fixe, vous pouvez la rédiger comme un modèle qui reprend des informations du placement. Cela fonctionne pour tous les pay codes, y compris ceux synchronisés depuis QuickBooks : ouvrez un pay code QuickBooks dans Spott et ajoutez des variables à sa description.

1. Ouvrez un pay code et cliquez dans le champ Description.
2. Tapez { et choisissez une variable de placement, comme le prénom, le nom, l’entreprise ou la date de début.

Par exemple, Placement of { First name } { Last name } at { Company }, starting { Start date } devient Placement de John Doe chez Acme, à partir du 2024-02-01 sur la facture.

• Seules les variables de placement peuvent être utilisées.
• Une description sans variables est reprise telle quelle.
• Si une facture couvre plusieurs placements, les variables ne peuvent pas être remplies et la ligne affiche N/A. Modifiez cette ligne à la main avant l’envoi.

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Relier les entreprises aux clients QuickBooks

Chaque entreprise Spott est facturée via un client QuickBooks. Vous pouvez la relier à l’avance depuis la fiche entreprise, ou la première fois que vous facturez cette entreprise. Si plusieurs entreprises QuickBooks sont connectées, une entreprise Spott peut avoir un client QuickBooks dans chacune. Pour la relier depuis la fiche entreprise :

1. Ouvrez l’entreprise dans Spott et cliquez sur External Links.
2. Cliquez sur le + à côté de QuickBooks.
3. Si plusieurs entreprises sont connectées, choisissez la QuickBooks company. L’entreprise principale est présélectionnée.
4. Choisissez le QuickBooks customer dans la liste déroulante.

Si le client n’existe pas encore dans QuickBooks, choisissez Create QuickBooks customer lorsque vous créez la facture. Une fois le lien établi, chaque facture adressée à cette entreprise dans cette entreprise QuickBooks part vers le même client, et la question ne vous est plus posée. Contrairement à Xero, le lien peut être annulé : supprimez-le avec le bouton External Links sur la page de l’entreprise.