Facturer avec Xero

Vous créez les factures depuis la fiche du placement. Spott envoie chaque facture dans Xero sous forme de brouillon, prêt à être vérifié, approuvé et envoyé depuis Xero par votre équipe financière. Il faut pour cela que l’intégration Xero soit connectée et vos pay codes synchronisés. Une fois une facture dans Xero, son état remonte sur le placement, comme décrit dans Suivre l’état des factures.

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Facturer un placement contingent

1. Ouvrez le placement et cliquez sur New invoice sous Quick Actions, ou sur + New invoice dans la section Invoices.
2. Provider : sélectionnez Xero.
3. Recipient : Spott sélectionne l’entreprise du placement. Passez à Contact si vous facturez plutôt une personne.
4. Xero contact : la première fois que vous facturez une entreprise, choisissez le contact Xero correspondant et confirmez avec Link. Spott retient ce lien pour toutes les factures suivantes adressées à cette entreprise, et vous ne reverrez donc pas cette étape. Le lien ne peut pas être annulé : vérifiez bien le contact avant de confirmer.
5. Cliquez sur Next et vérifiez les détails de la facture :
   • Invoice date et Due date, toutes deux obligatoires.
   • Currency, reprise du placement. Spott ne fait pas de conversion entre devises.
   • Line items : choisissez un pay code et Spott remplit la description. Renseignez Units et Unit cost. Pour des honoraires de placement uniques, le nombre d’unités est généralement de 1 et le coût unitaire correspond au total des honoraires du placement.
6. Cliquez sur Create. La facture apparaît dans le tableau Invoices du placement avec l’état Draft et le fournisseur Xero.

Tant qu’une facture est un brouillon, vous pouvez la modifier depuis le menu ⋮ de sa ligne. Vos modifications sont synchronisées avec le brouillon dans Xero. L’historique de la facture est conservé dans Xero, pas dans Spott.

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Facturer une mission en mandat

Les missions en mandat se facturent par jalon, ce qui vous permet de facturer chaque étape dès qu’elle est atteinte. Les jalons proviennent de la structure d’honoraires du poste, configurée comme décrit dans les placements en mandat.

1. Ouvrez la mission en mandat et cliquez sur New invoice.
2. Sous What would you like to invoice?, cochez les jalons à inclure, par exemple uniquement Shortlist pour le premier paiement. Chacun affiche son pourcentage et son montant.
3. Cliquez sur Next et poursuivez avec le fournisseur, le destinataire, le contact Xero et les lignes de facture, comme pour un placement contingent.
4. Cliquez sur Create. Le brouillon apparaît sous les Invoices de la mission.

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Facturer un placement en mission à partir des feuilles de temps

Pour les placements en mission, vous facturez le temps réellement travaillé. Chaque placement a besoin d’une grille tarifaire, et vous facturez ses feuilles de temps approuvées. La configuration des grilles tarifaires ainsi que la saisie, la soumission et l’approbation des feuilles de temps sont décrites dans Feuilles de temps, car rien de tout cela ne dépend de Xero.

1. Cliquez sur New invoice sur le placement. Sous What would you like to invoice?, choisissez Specific timesheets et cochez celles à facturer. Seules les feuilles de temps Approved peuvent être cochées ; les autres indiquent « Only approved timesheets can be invoiced. » Pour facturer une seule feuille de temps, vous pouvez aussi cliquer sur + New invoice dans la colonne Invoice de sa ligne.
2. Confirmez le fournisseur, le destinataire et le contact Xero, comme pour toute autre facture.
3. Spott remplit les lignes de facture à partir des feuilles de temps : pay code, description, unités travaillées et coût unitaire. Les lignes sont séparées par taux, de sorte que les heures standard et les heures supplémentaires apparaissent séparément.
4. Cliquez sur Create. Chaque feuille de temps de la facture renvoie désormais vers le nouveau brouillon.

Plusieurs feuilles de temps peuvent figurer sur une même facture, ce qui permet de facturer ensemble un mois de feuilles de temps hebdomadaires.

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Facturer le placement dans son ensemble

Choisissez Placement au lieu de Specific timesheets et Spott propose une seule ligne pour l’ensemble du placement : le taux de facturation multiplié par le nombre d’unités estimé, calculé à partir des horaires de travail et des dates de début et de fin, ou 1 unité lorsque le placement n’a pas de date de fin. Cette ligne ne tient pas compte des heures réellement saisies : vérifiez-la et modifiez-la avant de cliquer sur Create.

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Suivre l’état des factures

Dès qu’une facture est envoyée dans Xero, Spott synchronise son numéro de facture et son état. L’état de chaque facture dans Spott suit son avancement dans Xero. Les mises à jour peuvent mettre une minute ou deux à apparaître et nécessiter une actualisation de la page. Dès qu’une facture quitte l’état Draft, c’est l’équipe financière qui la gère dans Xero. Les modifications faites là-bas, comme un taux de TVA ou un montant corrigé, ne sont pas encore resynchronisées dans Spott. Seuls l’état et le numéro de facture le sont.

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Questions fréquentes

• Puis-je enregistrer un paiement dans Spott ? Non. Enregistrez les paiements dans Xero, et Spott passe la facture à Paid.
• Le contact Xero dont j’ai besoin n’est pas dans la liste. Créez d’abord le contact dans Xero, puis rouvrez la facture. La création de contacts Xero depuis Spott n’est pas encore disponible.
• Un pay code manque. Demandez à un admin de cliquer sur Sync pay codes sous Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes. S’il manque toujours, vérifiez que l’article existe dans Xero.
• Puis-je relier plusieurs organisations Xero ? Pas encore. La prise en charge de plusieurs organisations arrive dans les prochaines semaines.