Xero

L’intégration Xero permet à vos consultants de créer les factures de leurs placements directement dans Spott et de les envoyer dans Xero sous forme de brouillons. Votre équipe financière les approuve, les envoie et enregistre les paiements dans Xero comme d’habitude, et Spott suit l’état de chaque facture sur le placement. Avec l’intégration, vous pouvez :

• Synchroniser vos articles Xero dans Spott en tant que pay codes, pour que les lignes de facture reprennent les mêmes codes, prix et descriptions que dans Xero.
• Relier une seule fois une entreprise Spott à son contact Xero, pour que chaque facture suivante parte vers la bonne entité de facturation.
• Créer des brouillons de facture à partir de placements contingents, en mission et en mandat, y compris des factures construites à partir de feuilles de temps approuvées.
• Voir d’un coup d’œil quels placements sont facturés, quelles factures sont encore des brouillons et lesquelles sont payées.

Cette page couvre la configuration de l’intégration. La création des factures et le suivi de leur état une fois dans Xero sont décrits dans Facturer avec Xero. L’approbation, l’envoi et le rapprochement des factures se font dans Xero, pas dans Spott.

Avant de commencer

Vérifiez que trois conditions sont réunies avant que votre équipe crée sa première facture :

• Un admin Spott a connecté Xero. La connexion se fait une seule fois pour tout l’espace de travail, avec une ou plusieurs organisations Xero.
• Vos articles Xero sont configurés. Spott les importe en tant que pay codes, avec leurs codes, leurs descriptions et leurs prix par défaut.
• Vos contacts de facturation existent dans Xero. Chaque entreprise Spott est reliée à un contact Xero existant. Il n’est pas encore possible de créer des contacts Xero depuis Spott : ajoutez donc d’abord dans Xero ceux qui manquent.

Connecter vos organisations Xero

1. Allez dans Settings → Integrations et sélectionnez Xero.
2. Connectez votre compte Xero et choisissez l’organisation Xero à relier. Elle apparaît comme votre Primary organisation.
3. Pour relier une autre organisation, par exemple une deuxième entité juridique, cliquez sur Connect another organisation et choisissez-la dans Xero. Elle apparaît comme Connected organisation.

Chaque organisation a sa propre ligne, avec son nom et Connected. Un espace de travail peut connecter jusqu’à 10 organisations. Les organisations ne sont liées à aucune marque, entité ou agence dans Spott. Chaque facture part vers l’organisation que vous choisissez en la créant, comme décrit dans Facturer avec Xero.

Déconnecter une organisation

1. Sur la page de l’intégration Xero, ouvrez la liste déroulante à côté de Connected sur la ligne de l’organisation.
2. Cliquez sur Disconnect Xero.
3. Maintenez le bouton rouge Hold to Disconnect enfoncé pour confirmer.

Seule cette organisation est déconnectée ; les autres restent connectées. Ses factures, ses liens vers les contacts et ses pay codes sont conservés, mais ne peuvent plus être utilisés tant que vous ne l’avez pas reconnectée. L’organisation principale est toujours la première connectée, et vous ne pouvez pas en désigner une autre. Si vous la déconnectez, la plus ancienne des organisations restantes devient l’organisation principale. Si la connexion est coupée du côté de Xero, la ligne affiche toujours Connected, avec une note orange : « Disconnected from Xero. Reconnect to resume invoicing. » Cliquez sur Reconnect à côté.

Synchroniser les pay codes depuis Xero

Les pay codes sont les éléments que vous facturez, comme des honoraires de placement permanent ou un taux horaire de développement. Ils proviennent de vos articles Xero.

1. Sur la page de l’intégration Xero, ouvrez Manage pay codes. Vous pouvez aussi aller dans Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes.
2. Cliquez sur Sync pay codes pour importer les derniers codes d’articles depuis Xero. Si plusieurs organisations sont connectées, l’import porte sur toutes à la fois, et la liste est regroupée par organisation.
3. Les codes importés apparaissent dans la liste avec un libellé Xero, accompagnés de leur description.

Synchronisez de nouveau chaque fois que votre équipe financière ajoute ou modifie des articles dans Xero. La synchronisation est à sens unique : les modifications faites dans Xero arrivent dans Spott, mais les pay codes créés dans Spott ne sont pas envoyés vers Xero. Un code n’existe qu’une seule fois dans votre espace de travail. Si deux organisations ont chacune un article avec le même code, Spott garde un seul pay code partagé, avec une seule description, relié aux deux. Sur une facture, vous ne voyez que les pay codes de l’organisation de la facture.

Faire passer un pay code Spott dans Xero

Si vous avez créé un pay code dans Spott et souhaitez désormais le facturer via Xero :

1. Dans Xero, créez un article dont le code correspond exactement au pay code Spott, majuscules et espaces compris. OT et ot sont considérés comme deux codes différents.
2. De retour dans Spott, cliquez de nouveau sur Sync pay codes.

Spott relie les deux, et le pay code reçoit le libellé Xero. Les grilles tarifaires et les feuilles de temps qui l’utilisent déjà continuent de fonctionner.

Modèles de description

La description d’un pay code devient la description de la ligne sur la facture. Plutôt qu’un texte fixe, vous pouvez la rédiger comme un modèle qui reprend des informations du placement. Cela fonctionne pour tous les pay codes, y compris ceux synchronisés depuis Xero : ouvrez un pay code Xero dans Spott et ajoutez des variables à sa description.

1. Ouvrez un pay code et cliquez dans le champ Description.
2. Tapez { et choisissez une variable de placement, comme le prénom, le nom, l’entreprise ou la date de début.

Par exemple, Placement of { First name } { Last name } at { Company }, starting { Start date } devient Placement de John Doe chez Acme, à partir du 2024-02-01 sur la facture.

• Seules les variables de placement peuvent être utilisées.
• Une description sans variables est reprise telle quelle.
• Si une facture couvre plusieurs placements, les variables ne peuvent pas être remplies et la ligne affiche N/A. Modifiez cette ligne à la main avant l’envoi.

Relier les entreprises aux contacts Xero

Chaque entreprise Spott est facturée via un contact Xero. Vous pouvez la relier à l’avance depuis la fiche entreprise, ou la première fois que vous facturez cette entreprise. Si plusieurs organisations sont connectées, une entreprise peut avoir un contact Xero dans chacune.

1. Ouvrez l’entreprise dans Spott et cliquez sur External Links.
2. Cliquez sur le + à côté de Xero.
3. Si plusieurs organisations sont connectées, choisissez la Xero organisation. L’organisation principale est présélectionnée.
4. Choisissez le Xero contact dans la liste déroulante.

Une fois le lien établi, chaque facture adressée à cette entreprise dans cette organisation part vers le même contact Xero, et la question ne vous est plus posée. Vérifiez bien le contact avant de confirmer, car le lien ne peut pas être annulé depuis Spott.