Modèles

Settings → Templates est l’endroit où vous modifiez les modèles par défaut que Spott réutilise dans tout le produit, pour que votre équipe reste cohérente. Les types de modèles disponibles sont :

• Presentation Email Templates : les e-mails utilisés pour présenter des candidats et des postes. Vous en choisissez un au moment de présenter un candidat à un client.
• Email Templates : vos modèles d’e-mail personnels et ceux de l’espace de travail.
• Note Templates : des structures de note réutilisables pour votre espace de travail.
• Insight Templates : les instructions que l’IA suit pour générer les insights d’appel. Voir Spott Note Taker.
• Job Description Templates : les instructions que l’IA suit pour générer les descriptions de poste.
• Placement Forms : définissent les champs personnalisés et la mise en page utilisés lors de l’enregistrement d’un placement.

Ouvrez une catégorie pour consulter, modifier ou créer des modèles. Les modèles Word derrière les CV mis en forme et les rapports candidat ne figurent pas sur cette page : ils sont mis en place pour votre espace de travail par l’équipe Spott. Voir modèles de CV et de rapport plus bas.

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Les modèles d’insight

Les modèles d’insight sont ceux que l’on sous-utilise, parce que ce qu’ils contrôlent n’a rien d’évident. Ce sont les instructions derrière chaque note automatique : quand le Note Taker rédige le compte rendu d’une réunion, ou qu’un appel est transcrit, le résumé suit la structure que vous définissez ici. Modifiez un modèle et toutes les notes écrites ensuite suivront la nouvelle version. Vous n’êtes pas limité à un seul. Un espace de travail en utilise généralement une poignée, chacun pour un type de conversation : un entretien de brief, une réunion client, un entretien candidat, un entretien d’inscription.

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Spott choisit le modèle à votre place

C’est le point qui mérite d’être compris. Chaque modèle porte une Description, qui répond à la question « dans quel cas appliquer celui-ci », et que la liste affiche sous Applied when. Spott lit ces descriptions et retient le modèle qui convient à la conversation : vous n’avez donc pas à en choisir un pour chaque réunion. C’est ce qui fait de la description le champ le plus important du modèle. Écrivez-la comme une situation, pas comme une étiquette : « Use for candidate interviews focused on personality traits, behavioral characteristics, and soft skills assessment » en dit infiniment plus à l’IA que « Personality ». Des descriptions qui se recoupent largement rendent le choix arbitraire : gardez donc des frontières nettes entre vos modèles.

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De quoi un modèle est fait

Cliquez sur le crayon d’un modèle pour le modifier. Il comporte un Title, la Description évoquée plus haut, et une ou plusieurs Sections, que vous faites glisser dans l’ordre où vous voulez lire la note. Chaque section porte :

• Title, le titre qui apparaît dans la note.
• Instructions, le prompt de cette section. C’est là que tout se joue : dites quoi capter, quoi inclure et quoi éviter. Les modèles fournis d’origine valent la lecture comme exemples, par exemple une instruction qui se termine par « use objective, verifiable language, avoid subjective labels unless the candidate uses those terms ».
• Length, de court à long, pour qu’une section tienne en une ligne ou en un paragraphe.
• Format, par exemple des puces ou du texte suivi.

Les sections peuvent contenir des sous-sections, et les deux existent en variante répétable, pour quand le même bloc doit être produit une fois par élément abordé dans la conversation, par exemple un bloc par poste évoqué. Utilisez Create Insight Template pour en ajouter un pour un type de conversation qui revient souvent chez vous.

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Modifier un modèle ne réécrit pas les anciennes notes

Une note conserve le résumé avec lequel elle a été écrite. Si vous améliorez un modèle, ou si Spott s’est trompé de modèle pour une conversation, vous pouvez régénérer le résumé de cette note à partir de sa transcription, avec le modèle de votre choix. Voir réécrire une note automatique.

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Les modèles de CV et de rapport

Generate CV sur un candidat, le Reformatted CV que vous joignez au moment de présenter un candidat, le candidate report et le document de shortlist sortent tous d’un modèle Word configuré pour votre espace de travail. Envoyez ce modèle une fois à support@spott.io, et tous les documents que votre équipe générera ensuite le suivront.

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Ce qu’il faut envoyer

• Un .docx vierge, avec votre mise en page, vos en-têtes et vos éléments de marque en place, et aucune donnée de candidat. Il doit contenir toutes les sections que vous voulez voir dans le document final.
• Vos règles de mise en forme, dans le modèle : comment écrire les dates (par exemple Jan 2024 - Mar 2025), et si une section doit se lire en longs paragraphes, en courts paragraphes ou en puces.
• Un exemple rempli, un vrai CV ou rapport dans la mise en page finale, entièrement renseigné.
• La latitude de réécriture laissée à Spott : conserver les formulations exactes du candidat, reformuler et nettoyer légèrement, ou résumer et restructurer librement.
• Les langues que le modèle doit couvrir. L’anglais est la langue par défaut.

Chaque section du modèle est toujours produite : concevez-le donc sans sections censées disparaître quand elles sont vides.

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Les contraintes de format

• Word .docx uniquement. Ni .doc, ni Pages, ni un export Google Docs, ni un PDF du modèle.
• Les mises en page sur une colonne donnent les meilleurs résultats. Les maquettes sur deux colonnes sont bien plus difficiles à remplir proprement : évitez-les quand vous le pouvez.
• Ni zones de texte, ni cadres flottants, ni SmartArt. Les tableaux et les images en ligne, en revanche, ne posent pas de problème.

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Ce qui est rempli automatiquement

Seules les informations du candidat sont remplies. Tout le reste, comme le recruteur en charge du dossier, le poste visé ou une référence interne, reste sous forme d’emplacement à compléter dans le document. La reprise des puces a aussi ses limites : des styles de puces complexes ou imbriqués peuvent ne pas ressortir exactement comme dans votre modèle d’origine.