G puis I. Dans la barre latérale de
gauche, elle se trouve sous Workspace. L’Inbox est disponible lorsque la boîte de
réception unifiée est activée pour votre espace de travail sous Settings → Features.
Votre vue unifiée
L’Inbox regroupe les canaux de communication connectés à votre compte :- SMS, sur les numéros compatibles SMS de votre compte VoIP
Parcourir et lire les conversations
La colonne de gauche liste toutes les conversations en cours avec leur horodatage. Sélectionner un fil ouvre l’historique complet de la conversation à droite, avec l’expéditeur, les destinataires et les pièces jointes d’un coup d’œil. Les messages restent regroupés par fil, donc les longs échanges restent bien organisés. Filtrez la liste plutôt que de la faire défiler. Vous pouvez réduire la colonne de gauche aux conversations qui vous attendent, par exemple uniquement celles en attente de réponse, pour que les fils déjà traités disparaissent de la vue. Le filtre Channel réduit la liste selon le canal de la dernière interaction de chaque conversation : Email, WhatsApp, SMS ou WhatsApp Business. Utilisez-le pour traiter d’une traite toutes les conversations qui ont avancé en dernier sur WhatsApp, ou pour retrouver les réponses par SMS au milieu d’une journée d’e-mails. Les appels ne sont pas un canal ici, puisque l’Inbox contient des messages.Répondre directement
Depuis la vue conversation, utilisez Reply ou Reply All. Les réponses partent via votre intégration connectée (Gmail, Outlook ou WhatsApp) et sont enregistrées automatiquement dans Spott. Pendant la rédaction, vous pouvez rattacher un enregistrement et ajouter des labels pour garder le fil bien rangé. La barre d’outils du rédacteur porte le reste : pièces jointes, votre signature, un modèle de message, un lien de réservation et une action IA qui rédige pour vous un pitch de candidat ou de poste. Sélectionnez un passage de texte et une fenêtre de mise en forme apparaît par-dessus, avec notamment un sélecteur de taille de police. La police Aptos est disponible, pour que les mails rédigés dans Spott ressemblent à ceux que vos collègues envoient depuis Outlook. Cela fonctionne dans toutes les fenêtres d’e-mail, pas uniquement dans le rédacteur de l’Inbox.
Programmer un e-mail
Pour envoyer un e-mail plus tard, cliquez sur Schedule email en haut à droite du rédacteur. Une ligne Deliver on apparaît avec la date et l’heure d’envoi de l’e-mail, et un compte à rebours comme In 29 minutes pour voir d’un coup d’œil quand cela aura lieu. Les e-mails programmés attendent dans l’onglet Outbox jusqu’à leur envoi. Vous avez changé d’avis ? Cliquez sur Deliver immediately, à la place de Schedule email, pour revenir à un envoi immédiat. L’heure à côté de Deliver on porte un fuseau horaire, affiché sous forme de pastille comme GMT+2. Il démarre sur votre propre fuseau. Cliquez dessus pour en choisir un autre dans une liste consultable, regroupée par région : un e-mail à un client de New York arrive ainsi à 9 h 00, heure locale, sans que vous ayez à calculer le décalage. Le même sélecteur de fuseau horaire se trouve dans la fenêtre d’invitation d’agenda.Garder la communication dans son contexte
Chaque message est rattaché à son contexte : les conversations avec un candidat apparaissent dans le sous-onglet Communication du candidat, et le même historique est visible partout où la personne apparaît. Tout se synchronise dans les deux sens : les modifications faites dans votre client de messagerie apparaissent dans Spott, et inversement. Vérifiez que votre intégration e-mail est active sous Settings → Accounts pour activer la synchronisation complète.L’Inbox ne synchronise que les messages échangés avec des personnes qui existent déjà
comme enregistrement dans Spott (un candidat ou un contact). Un message provenant d’une
adresse encore inconnue de votre espace de travail n’apparaîtra pas tant que vous n’aurez
pas ajouté cette personne.
La première synchronisation prend plusieurs heures
Quand vous connectez une boîte mail, la synchronisation initiale peut prendre jusqu’à 12 heures avant que tout votre historique soit dans Spott. Rien n’est cassé entre-temps : les nouveaux messages continuent d’arriver pendant que l’historique se remplit derrière eux. Connectez votre boîte mail la veille du jour où vous en aurez besoin, plutôt que le matin même.Visibilité des e-mails
Sous Settings → Accounts → Default Email & Calendar Sharing, vous choisissez ce que vos collègues de l’espace de travail voient de vos e-mails par défaut :- Metadata only : vos collègues voient les participants et l’horodatage. L’objet et le corps du message restent privés entre les participants.
- Subject line and metadata : vos collègues voient l’objet, les participants et l’horodatage.
- Full access : tout est partagé avec votre espace de travail, y compris le corps du message, l’objet et les pièces jointes.