Prise de rendez-vous

Le scheduler permet à vos interlocuteurs de réserver un créneau avec vous sans échanges inutiles. Vos disponibilités sont mises à jour en continu à partir de votre agenda connecté et de vos règles de réservation.

​

Vérifier qu’Outlook ou Google est synchronisé avec Spott

Dans Spott, allez dans Settings → Accounts, repérez l’intégration Microsoft Outlook ou Google, et assurez-vous que l’une des deux est connectée. C’est à partir de cet agenda que Spott calcule vos créneaux disponibles.

​

Activer le scheduler

Allez dans Settings → Calls et ouvrez la section Scheduler :

• Activez Enable Spott Calendar Scheduler.
• Copiez un lien de réservation et partagez-le avec toute personne devant pouvoir poser un rendez-vous avec vous.

Vous pouvez insérer vos liens automatiquement lors de la rédaction d’un e-mail dans Spott avec Insert calendar scheduler link.

​

Créer des liens pour différents types de rendez-vous

Vous pouvez créer plusieurs scheduling links, chacun avec ses propres disponibilités, types de rendez-vous et règles de réservation. Par exemple un appel de découverte de 15 minutes et un entretien d’une heure, réservables sur des jours différents. Cliquez sur Create scheduling link et configurez, pour chaque lien :

• Meeting duration et l’intervalle entre créneaux
• Maximum days in future : jusqu’à quand une personne peut réserver
• Minimum booking notice : le délai de prévenance exigé
• Minimum booking buffer : l’espace à laisser avant et après les autres rendez-vous
• Weekly availability : un ou plusieurs créneaux par jour ; laissez un jour vide pour ne pas y apparaître disponible
• Ask for a phone number : un champ facultatif sur le formulaire de réservation, pour avoir un moyen de joindre une personne qui ne se présente pas

Chaque lien peut être activé ou désactivé individuellement.

​

Partager vos liens de réservation

Toute personne qui utilise l’un de vos liens ne voit que les créneaux libres selon votre agenda connecté et selon les règles de réservation du lien. Les rendez-vous arrivent directement dans votre agenda et sont rattachés aux bonnes fiches dans Spott.

​

La page de réservation utilise le fuseau horaire du visiteur

Celui qui ouvre votre lien voit les horaires dans son propre fuseau horaire, récupéré depuis son navigateur, et vos disponibilités y sont converties. Une matinée à Bruxelles se lit comme un tout début de journée à New York, et vous vous retrouvez tous les deux sur le même créneau. Il n’y a rien à configurer ici, et aucun moyen d’imposer un fuseau unique à tous les visiteurs. Si un rendez-vous semble posé à la mauvaise heure, regardez plutôt dans quel fuseau se trouvait le navigateur qui l’a réservé que les réglages du lien.