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L’assistant d’import vous permet d’ajouter des personnes en masse dans Spott, par exemple lors d’une migration depuis un autre système ou du chargement d’une liste de sourcing. Chaque ligne de votre fichier devient une personne. Vous pouvez importer jusqu’à 1 000 fiches par import, depuis des fichiers CSV ou Excel (.xlsx).

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Ce que vous pouvez importer

Au moment de charger un fichier, vous indiquez ce que représentent les lignes :
Oui, vous pouvez aussi importer des contacts. L’assistant n’est pas réservé aux candidats. Choisissez Contacts pour charger en masse des contacts clients, ou Any si votre fichier mélange candidats, contacts et entreprises.
Les entreprises n’ont pas besoin de leur propre fichier. Dès qu’une ligne mentionne une entreprise, Spott la rapproche d’une entreprise existante ou crée une nouvelle fiche, puis y rattache la personne. Sous Actions, vous pouvez également utiliser Add to list ou Add to job, ce qui s’applique à toutes les fiches de l’import.

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Lancer un import

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Ouvrir la page Candidates

Rendez-vous dans Candidates depuis la barre latérale principale.
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Ouvrir Import / Export

En haut à droite, cliquez sur Import / Export, puis sélectionnez Import from CSV. L’assistant d’import s’ouvre. Les administrateurs peuvent aussi y accéder depuis Settings > Import.
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Charger votre fichier et choisir un type

Sélectionnez le fichier CSV ou Excel sur votre ordinateur, choisissez Candidates, Contacts ou Any, ajoutez éventuellement une liste ou un poste, puis cliquez sur Start Import. Spott analyse le fichier et prépare le mapping.

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Mapper les colonnes vers les champs Spott

Spott lit les noms de vos colonnes ainsi qu’un échantillon de données et propose automatiquement un mapping pour chaque colonne. Vos en-têtes n’ont pas besoin de correspondre aux noms de champs de Spott : « Job Title » est reconnu comme Work Experience Title, « City » comme Location. Passez les suggestions en revue et ajustez si nécessaire. Pour chaque colonne, vous pouvez :
  • Accepter le champ Spott proposé
  • Choisir un autre Spott field dans la liste déroulante (utilisez le champ de recherche en haut)
  • Ignorer la colonne pour qu’elle ne soit pas importée
Les colonnes ignorées ou non mappées sont laissées de côté. Rien d’autre du fichier n’est importé : une colonne n’arrive donc dans Spott que si elle est mappée sur l’un des champs ci-dessous.

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Les champs disponibles pour le mapping

Voici les champs Spott proposés dans la liste déroulante. La liste est exhaustive : si une colonne ne correspond à aucun champ ci-dessous, elle ne peut pas être importée.
Il n’existe pas de champ Full Name : séparez les noms en une colonne First Name et une colonne Last Name. Si votre fichier ne contient qu’une colonne de nom complet, ajoutez les deux colonnes séparées avant de le charger et ignorez la colonne combinée.
Les champs personnalisés ne peuvent pas être mappés. La liste déroulante ne propose que les champs standard listés ci-dessus : les champs personnalisés configurés dans votre espace de travail ne sont donc pas remplis par un import. Renseignez-les sur les fiches par la suite.
Une ligne porte une seule expérience professionnelle et une seule formation. Pour importer un parcours complet, passez plutôt par l’import de CV ou par l’extension Chrome, ou enrichissez les candidats après l’import.

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Exemple de fichier

Un fichier avec ces en-têtes s’importe proprement, sans aucun remappage manuel :
candidates.csv
Spott mappe Job Title sur Work Experience Title, Company sur Work Experience Company et City sur Location. Le même fichier fonctionne pour un import de contacts : c’est la colonne entreprise qui relie chaque contact à son entreprise cliente.

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Terminer l’import

Confirmez le mapping pour lancer l’import. Spott crée une fiche pour chaque ligne. Une fois l’import terminé, les fiches apparaissent sur la page Candidates ou Contacts et peuvent être recherchées, filtrées, exportées et ajoutées à des listes.
Un import crée des fiches, il ne les met pas à jour. Quand une ligne correspond à une personne existante, cette personne est bien ajoutée au poste ou à la liste que vous avez choisis, mais ses données existantes ne sont pas modifiées par l’import.
Les noms d’entreprise doivent correspondre exactement. Quand une ligne ne comporte aucun autre identifiant unique, les entreprises sont rapprochées sur le seul nom. La correspondance ignore la casse mais reste exacte pour le reste : « Acme » et « acme » correspondent, « Acme » et « Acme BV » non. Spott maintient bien une liste d’alias entretenue à la main pour les entreprises connues (« Accenture GmbH » et « Accenture PLC » pointent ainsi vers la même entreprise), mais pour les noms absents de cette liste, tout ce qui ne correspond pas exactement crée une nouvelle fiche entreprise.

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Conseils pour un import réussi

  • Prévoyez au moins un identifiant unique par personne. L’e-mail ou l’URL LinkedIn est recommandé, pour que Spott puisse dédoublonner par rapport aux fiches existantes.
  • Mappez le prénom et le nom pour obtenir des fiches propres.
  • Supprimez les lignes vides avant de charger le fichier.
  • Utilisez l’encodage UTF-8 pour les fichiers CSV, c’est le plus compatible.
  • Gardez un format de date homogène dans tout le fichier, idéalement YYYY-MM-DD.
  • Vérifiez deux fois le mapping des e-mails et des téléphones, pour éviter que des données n’atterrissent dans le mauvais champ.
  • Importer dans un poste ajoute les personnes comme candidatures, mais ne permet pas de définir leur statut de candidature ni d’ajouter des commentaires. Faites-le dans le pipeline après l’import.
Une colonne d’URL LinkedIn importe le lien vers le profil de la personne, pas le contenu du profil lui-même. Pour récupérer les données complètes d’un profil LinkedIn, utilisez l’extension Chrome ou l’enrichissement après l’import.
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