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Bei einer Vertragsplatzierung ergibt sich der Umsatz aus der tatsächlich gearbeiteten Zeit, nicht aus einem vorab vereinbarten Honorar. Timesheets geben Ihnen einen Ort, an dem Sie sehen, was gearbeitet, was freigegeben und was abgerechnet wurde, direkt an der Platzierung. Der Ablauf ist jedes Mal derselbe: Richten Sie pro Platzierung einmal eine Rate Card ein, erfassen Sie für jeden Zeitraum ein Timesheet, lassen Sie es freigeben und rechnen Sie es ab. Nichts davon braucht Xero. Verbinden Sie Xero, gehen die Rechnungen als Entwürfe an Xero; ohne Xero erstellt Spott die Rechnung selbst.

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1. Eine Rate Card einrichten

Eine Rate Card legt fest, was Sie dem Kunden berechnen und dem Contractor für die gearbeiteten Tage und Zeiten zahlen, und welcher Pay Code gilt. New timesheet bleibt deaktiviert, bis die Platzierung eine Rate Card hat, deshalb kommt dieser Schritt zuerst.
  1. Öffnen Sie die Vertragsplatzierung und wählen Sie im Menü ⋮ den Eintrag Create rate card.
  2. Wählen Sie ein Template, falls Ihr Admin eines angelegt hat, oder füllen Sie die Felder selbst aus:
    • Name, zum Beispiel “Standardsätze”.
    • Pay code, der Code, unter dem die Zeit abgerechnet wird. Ist Xero verbunden, werden diese aus Ihren Xero-Artikeln synchronisiert.
    • Unit, Day oder Hour. Wenn Sie nur tageweise abrechnen, verwenden Sie Day.
    • Currency, Base charge rate (dem Kunden berechnet) und Base pay rate (an den Contractor gezahlt).
  3. Klicken Sie auf Next, um Regeln für Sätze hinzuzufügen, die vom Basissatz abweichen, etwa für Überstunden. Legen Sie für jede Regel fest:
    • Rule name, zum Beispiel “Überstunden”.
    • Applies to, der ganze Tag oder ein Teil des Tages. Ein Teil des Tages erfordert eine Start- und Endzeit und ist nur bei stundenbasierten Rate Cards verfügbar.
    • Days, zum Beispiel Samstag und Sonntag.
    • Pay code, Billable, Charge rate und Pay rate.
  4. Fügen Sie mit + Add rule weitere Regeln hinzu und klicken Sie dann auf Create.
Admins können wiederverwendbare Rate Cards unter Settings → Templates → Rate Card Templates → Rate Cards speichern. Lässt eine Vorlage die Charge Rate und Pay Rate leer, verwendet Spott die Sätze aus der Platzierung.
Rate Card Templates in den Einstellungen, mit den Tabs Rate Cards und Pay Codes

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2. Ein Timesheet erfassen

  1. Wählen Sie an der Platzierung New timesheet aus dem Menü ⋮. Der Tab Timesheets erscheint erst, wenn die Platzierung ihr erstes Timesheet hat, und trägt ab dann eine eigene Schaltfläche für das nächste.
  2. Period: Wählen Sie This week, Last week, Last 2 weeks, This month oder Custom. Ein Timesheet muss innerhalb der Platzierungsdaten liegen und darf sich nicht mit einem bestehenden überschneiden.
  3. Lassen Sie Prefill the week from the working schedule angehakt, um mit den regulären Arbeitstagen und -zeiten der Platzierung zu beginnen.
  4. Days / Hours: Passen Sie an, was gearbeitet wurde.
    • Tagesbasierte Rate Cards: Schalten Sie jeden gearbeiteten Tag ein. Es werden nur ganze Tage unterstützt.
    • Stundenbasierte Rate Cards: Legen Sie pro Tag Start- und Endzeiten fest. Doppelklicken Sie auf den Balken, um einen weiteren Block hinzuzufügen, zum Beispiel Überstunden am Abend. Jede Farbe steht für eine andere Regel der Rate Card.
  5. Check: Prüfen Sie die Gesamtzeit sowie Charge und Pay pro Tag und klicken Sie dann auf Next und Save.

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3. Prüfen, einreichen und freigeben

Der Tab Timesheets an der Platzierung listet jeden Zeitraum mit seinem Status. Öffnen Sie einen, um die Aufschlüsselung zu sehen: die an jedem Tag gearbeiteten Stunden oder Tage, welche Regel galt und welche Charge und Pay sich daraus ergeben.
Das geöffnete Timesheet einer Woche auf einer Vertragsplatzierung, mit Stunden, Charge und Pay pro Tag
Ein gespeichertes Timesheet beginnt als Draft. Wählen Sie im Menü ⋮ seiner Zeile Submit und danach Approve, sobald der Kunde zugestimmt hat. Sie können es auch mit Edit bearbeiten oder mit Void stornieren.
Die Tabelle Timesheets auf einer Vertragsplatzierung, mit den Aktionen Edit, Submit und Void

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4. Freigegebene Timesheets abrechnen

Nur Approved Timesheets lassen sich abrechnen. Klicken Sie an der Platzierung auf New invoice, wählen Sie Specific timesheets und haken Sie die Timesheets an, die Sie abrechnen möchten. Mehrere Timesheets können auf eine Rechnung, und nach der Abrechnung verweist jedes Timesheet auf seine Rechnung im Tab Invoices neben Timesheets. Spott füllt die Rechnungspositionen aus den Timesheets aus, aufgeteilt nach Satz, sodass reguläre Stunden und Überstunden getrennt erscheinen. Die vollständige Anleitung, samt Xero-Kontakt und Rechnungsstatus, steht unter Rechnungsstellung mit Xero.

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Häufige Fragen

  • Warum ist New timesheet ausgegraut? Die Platzierung hat noch keine Rate Card. Legen Sie zuerst eine an.
  • Können Contractors ihre Timesheets selbst einreichen? Noch nicht. Timesheets werden von Ihrem Team in Spott erfasst, eingereicht und freigegeben.
  • Kann ich ein Timesheet im Status Draft oder Submitted abrechnen? Nein. Nur freigegebene Timesheets lassen sich beim Anlegen einer Rechnung anhaken.