Berichte erstellen

Diese Seite beschreibt den Aufbau Schritt für Schritt. Wie Sie sich in dem Bereich zurechtfinden, welche fertigen Berichte es gibt und wie Sie in eine Zahl hineinklicken, steht unter Reports. Während das Dashboard einen festen Satz an Aktivitätskennzahlen zeigt, ist Reports der vollständig frei konfigurierbare Baukasten: Sie wählen, was gezählt wird, wie es aufgeteilt wird und wie es dargestellt wird. Jede Zahl bleibt live und liest direkt aus den Daten Ihres Workspace. Reports finden Sie in der linken Navigation unter Tools. Ein Bericht besteht aus einem oder mehreren Insights. Jedes Insight beantwortet eine Frage, zum Beispiel “wie viele Jobs haben wir pro Stage angelegt” oder “wie viele Notizen mit dem Label Reference Gained hat das Team diesen Monat erfasst”. Legen Sie mit New Report einen Bericht an und klicken Sie dann auf Add New Insight, um ihn zu füllen. Ein Bericht hat außerdem einen eigenen Filter Time period, der für alle seine Insights gilt. Jeder Workspace startet mit drei fertigen Berichten: Client breakdown (zu Unternehmen), Candidates overview und Team performance (zu Nutzern, inklusive Honorarumsatz pro Nutzer und einem sortierbaren Team-Leaderboard). Nutzen Sie sie, wie sie sind, oder duplizieren Sie ein Insight als Ausgangspunkt für Ihr eigenes.

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Ein Insight konfigurieren

Geben Sie dem Insight einen Titel, konfigurieren Sie es im rechten Bereich, während links das Ergebnis live vorschaut, und klicken Sie zum Schluss auf Save Chart. Ein Insight bauen Sie über vier Entscheidungen:

1. Datenquelle: der Datensatztyp, über den das Insight berichtet: Candidates, Jobs, Applications, Companies, Opportunities, Contacts, Users, Notes, Interactions, Placements oder Rejections. Mit Multi-source kombinieren Sie mehrere Datensatztypen in einer Ansicht. Für Berichte über ausgehende Mails nutzen Sie Interactions. Diese Quelle zeigt gesendete E-Mails, und ausschließlich gesendete E-Mails, beantwortet also die Frage “wie viele haben wir verschickt” und nicht, was danach damit passiert ist. Öffnungen und Klicks finden Sie in Marketing.
2. Typ des Insights: wie die Daten gemessen werden.
3. Metriken: was gezählt wird. Ein Insight kann mehrere Metriken enthalten. Klicken Sie auf Add metric, um Zahlen nebeneinander zu vergleichen, zum Beispiel alle Notes neben Manual Notes Created.
4. Visualisierung: wie das Ergebnis dargestellt wird.

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Typen von Insights

• Pivot: eine Metrik über eine Dimension aufschlüsseln, mit Group by, zum Beispiel Jobs pro Stage, pro Unternehmen oder pro Teammitglied.
• Historical Values: verfolgen, wie sich eine Metrik über die Zeit entwickelt.
• Funnel: sehen, wie Datensätze von einer Pipeline-Stage in die nächste übergehen.
• Time in Stage: messen, wie lange Datensätze in jeder Stage liegen.

Welche Insight-Typen zur Verfügung stehen, hängt von der Datenquelle ab. Funnel und Time in Stage brauchen Daten zu Pipeline-Stages und werden deshalb für Stage-basierte Quellen wie Applications und Jobs angeboten. Für Quellen ohne Stages, etwa Candidates, gibt es nur Pivot und Historical Values.

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Visualisierungen

Stellen Sie das Ergebnis als Diagramm Bar, Line oder Pie dar, als Table oder als einzelne große Kennzahl mit Single Metric.

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Filter, Gruppierung und Ziele

Klicken Sie auf Add filter, um einzugrenzen, welche Datensätze zählen. Filtern können Sie auf die Attribute der Datenquelle, einschließlich der eigenen Attribute, die Sie angelegt haben, dazu auf Team und Team Member, um ein Insight auf einen Teil Ihrer Organisation einzugrenzen. Ein Filter Time period beschränkt das Insight auf einen Zeitraum. Bei Pivot-Insights teilt Group by das Ergebnis nach einem beliebigen Attribut der Datenquelle auf. Jedes Insight kann außerdem ein Target haben: Aktivieren Sie es und geben Sie eine Zahl an, dann zeigt das Insight Ihren Fortschritt zu diesem Ziel in Prozent, mit dem Status Target Achieved, sobald Sie es überschreiten.

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Aktivitäten über Notiz-Labels auswerten

Um erfasste Aktivitäten wie Anrufe, Kundentermine oder Referenzen auszuwerten, berichten Sie über Notes und filtern nach Notiz-Label. Wenn Ihr Team Aktivitäten als Notizen mit einem einheitlichen Label erfasst, zum Beispiel First Call, Client Check-in oder Interview Feedback, können Sie genau zählen, wie oft jede Aktivität stattfindet, pro Zeitraum und pro Person. Wer von einem anderen ATS kommt: Das ersetzt Kommentartypen oder Aktivitätstypen. Legen Sie pro Aktivität ein Notiz-Label an und bauen Sie dann ein Notes-Insight mit einem Filter auf dieses Label. Für ein sauberes Reporting einigen Sie sich vorab auf einen kleinen, festen Satz an Notiz-Labels. Für Kontaktpunkte, die Spott automatisch erfasst, nutzen Sie stattdessen die Datenquelle Interactions. Sie deckt beidseitige Interaktionen ab, also E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Telefonate und Kalendertermine, und lässt sich nach Interaction Type, Label, Tag oder Tag Type filtern.

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In die Zahlen hineinklicken

Zahlen in einem Bericht sind anklickbar: Ein Klick öffnet genau die Datensätze dahinter, sodass Sie sehen, was eine Kennzahl treibt, statt der Summe allein zu vertrauen.

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Insights verwalten und exportieren

Über das ⋮ Menü eines Insights können Sie es bearbeiten (Edit), duplizieren (Duplicate), als Excel-Datei exportieren (Export as Excel) oder löschen (Delete). Beim Export können Sie die Datei benennen und optional Include drilldown data ankreuzen. Standardmäßig enthält der Export nur die Diagrammdaten. Ein zeitgesteuerter Versand von Berichten per E-Mail ist derzeit nicht möglich.

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Berichte teilen

Die Übersicht in Reports hat zwei Abschnitte: Your reports, nur für Sie sichtbar, und einen Workspace-Abschnitt, der für alle sichtbar ist. Eine Zwischenstufe auf Teamebene gibt es nicht. Wer Berichte ansehen, verwalten und exportieren darf, wird pro Rolle unter Settings → Security festgelegt. Siehe Zugriff verwalten.