Eine neue Liste anlegen
Schritt 1. Die Seite Lists öffnen
Oben auf der Seite finden Sie die Schaltfläche New List und daneben die Listen, die Sie bereits angelegt haben. Listen sind in Personal (nur für Sie sichtbar) und Workspace (für alle sichtbar) gruppiert.
Schritt 2. Einen Datensatztyp wählen
Wählen Sie beim Anlegen einer neuen Liste einen dieser Typen:- Candidates
- Companies
- Contacts
Mit einer Liste arbeiten
In einer Liste können Sie ihren Inhalt und ihre Konfiguration auf mehrere Arten verwalten.Einträge zu einer Liste hinzufügen
Datensätze kommen auf mehreren Wegen in eine Liste:- Manuell, indem Sie oben rechts auf Add items klicken und Datensätze direkt in Spott auswählen
- Über den Import einer CSV- oder Excel-Datei, um Kandidaten, Kontakte oder Unternehmen gesammelt hinzuzufügen
Eine Liste fasst bis zu 9.999 Datensätze, und so viele können Sie auf einmal
hinzufügen. Bis zu 1.000 werden sofort hinzugefügt; darüber fügt Spott sie im Hintergrund
hinzu und gibt Ihnen Bescheid, wenn es fertig ist. Das Entfernen von Datensätzen aus einer
Liste funktioniert weiterhin in Blöcken von 1.000.
Aus einer Liste heraus handeln
Eine Liste ist eine Arbeitsmenge und nicht bloß ein Ordner. Wählen Sie darin Datensätze aus und handeln Sie gesammelt:- Eine E-Mail an die Personen auf der Liste senden
- Kandidaten vorstellen, direkt aus der Liste heraus, beim Kunden. Siehe Kandidaten vorstellen
- In eine Kampagne aufnehmen, sodass eine ganze Shortlist auf einmal in eine Sequenz startet. Siehe Campaigns
Eine Liste exportieren
Listen lassen sich mit Export as Excel nach Excel exportieren, sodass Sie Daten leicht teilen oder außerhalb von Spott weiterverarbeiten.Sehen, auf welchen Listen ein Datensatz steht
List membership steht als Spalte in den Tabellen für Kandidaten, Kontakte und Unternehmen zur Verfügung, sodass Sie auf einen Blick sehen, zu welchen Listen ein Datensatz gehört. Sie können auch danach filtern, und so beantworten Sie Fragen wie “wer auf dieser Shortlist wurde noch nicht kontaktiert”. Bei einem Kandidaten oder Kontakt erscheinen die Listen außerdem im Seitenpanel des Datensatzes.Filtern, sortieren und Ansichten speichern
Listen unterstützen dieselben Filter- und Komfortfunktionen, die Sie von den Datensatzseiten kennen. Sie können Filter anwenden und Ansichten für den schnellen Zugriff speichern. Siehe Ansichten verwenden. Beim Filtern nach einem Benutzer stehen neben den aktiven auch deaktivierte Benutzer zur Auswahl, sodass eine Liste, die jemand angelegt hat, der das Unternehmen inzwischen verlassen hat, weiterhin über seinen Namen auffindbar ist.Einstellungen einer Liste verwalten
Sie können die Einstellungen einer Liste jederzeit ändern:- Den Namen einer Liste ändern
- Eine Liste duplizieren, um eine neue auf Basis einer bestehenden anzulegen
- Die Sichtbarkeit über das Drei-Punkte-Menü mit Change visibility steuern: Eine Liste ist entweder nur für Sie sichtbar oder für alle sichtbar
Viele Listen auf einmal aufräumen
Listen sammeln sich an: eine Shortlist pro Suche, eine Hotlist pro Quartal, eine Handvoll, die jemand nach einem Teamwechsel zurückgelassen hat. Wählen Sie auf der Seite Lists mehrere Listen über ihre Checkboxen aus, bis zu 1.000 auf einmal, und bearbeiten Sie sie gemeinsam.- Change owner in der Auswahlleiste übergibt die Listen an eine Kollegin oder einen Kollegen, zum Beispiel wenn jemand das Unternehmen verlässt und die Workspace-Listen weiter betreut werden sollen. Dafür brauchen Sie die Berechtigung Manage Workspace settings, und bei der persönlichen Liste eines anderen Benutzers funktioniert es nicht.
- Delete im Menü ⋯ entfernt die Listen. Ihre eigenen persönlichen Listen können Sie immer löschen; zum Löschen einer Workspace-Liste brauchen Sie Manage Workspace settings, und die persönliche Liste einer anderen Person lässt sich nie löschen.