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Mit Vorlagen versenden Sie personalisierte Nachrichten schneller und behalten in Ihrer Ansprache einen einheitlichen Ton.

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Den Tab Message Templates öffnen

Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Inbox und klicken Sie oben auf den Tab Message Templates. Diese Seite listet alle Ihre Vorlagen mit Betreff, Vorschau und Autor auf.
Der Tab Message Templates

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Eine neue E-Mail-Vorlage erstellen

Klicken Sie oben rechts auf New Email Template und wählen Sie, ob die Vorlage Personal ist oder mit dem Workspace geteilt wird. Im Editor legen Sie fest:
  • Name, für den internen Gebrauch
  • Betreff
  • Inhalt der E-Mail
  • Anhänge
Der Vorlageneditor mit dem Dropdown für Variablen
Verwenden Sie klare, wiederverwendbare Titel, damit Ihr Team Vorlagen leicht erkennt, zum Beispiel “Candidate Intro – Software Engineer”. Der Editor für den Inhalt bietet eine Auswahl an Schriftarten für den Versand, damit eine Vorlage Ihrem Corporate Design folgt statt der Standardschrift. Montserrat gehört dazu.

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Mit Variablen personalisieren

Tippen Sie im Editor {, um die verfügbaren Variablen zu durchsuchen. Sie werden beim Versand automatisch gefüllt, zum Beispiel:
  • Recipient > First Name und Recipient > Last Name
  • Job > Name und Company > Name
  • AI Generated content, das auf Basis Ihrer Anweisung einen Textabschnitt schreibt
Variablen werden nur gefüllt, wenn die passenden Angaben in Spott vorhanden sind.

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Variablen in der Betreffzeile

Variablen funktionieren im Betreff genauso wie im Textkörper. Tippen Sie { in das Betrefffeld und wählen Sie eine Variable auf dieselbe Weise: Ein Betreff Hey { Recipient > First Name }, new opportunity geht mit dem für jeden Empfänger eingesetzten Vornamen hinaus.
Eine Betreffzeile mit einer Variable Recipient First Name
Der Betreff nimmt die Datensatzvariablen, also die, die einen Namen, eine Stelle oder ein Unternehmen aus dem Datensatz ziehen. AI Generated content gehört nicht dazu: Ein geschriebener Abschnitt gehört in den Text. So bleibt die Betreffzeile in der Länge vorhersehbar, und genau das wollen Sie bei dem einen Teil der Nachricht, der in der Posteingangsliste abgeschnitten wird. Das gilt überall dort, wo es eine Betreffzeile gibt: eine einzelne E-Mail aus dem Editor, eine Nachrichtenvorlage und eine Kampagne. Der personalisierte Betreff ist der Teil, den Leute sehen, bevor sie sich fürs Öffnen entscheiden, er wiegt also schwerer als dieselbe Personalisierung weiter unten im Text.

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KI-generierte Inhalte

AI Generated content ist keine feste Variable: Sie geben vor, worüber geschrieben werden soll, und der Abschnitt wird beim Versand für jeden Empfänger einzeln verfasst. Mit Write about wählen Sie den Datensatz, auf den sich der Text stützt: Recipient, Candidate, Contact, Company oder Job. Dann geben Sie eine instruction mit, zum Beispiel “invite the recipient to review the information in a friendly but professional tone”. Spott nutzt die Daten dieses Datensatzes für den Text, sodass dieselbe Vorlage bei jeder Person auf der Liste anders ankommt.
Die Optionen unter Write about im Dialog AI Generated content

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Automatisches Speichern und Verwendung

Vorlagen werden beim Tippen automatisch gespeichert. Es gibt keine Schaltfläche zum Speichern. Einmal erstellt, stehen Vorlagen beim Verfassen von Nachrichten in der Inbox und in Kampagnen zur Verfügung. In der Inbox listet Start from template in der Werkzeugleiste des Editors Ihre Workspace- und Ihre persönlichen Vorlagen auf, sodass Sie die Konversation nie verlassen müssen, um eine zu holen.
Die Vorlagenauswahl im Editor der Inbox
Über das Drei-Punkte-Menü einer Vorlage können Sie ihre Sichtbarkeit ändern (persönlich oder Workspace) oder sie löschen. Vorlagen für Präsentationen und Stellenbeschreibungen liegen getrennt davon unter Settings → Templates.