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Die Seite Candidates bietet Ihnen drei Wege, Menschen zu finden: die Suchleiste für das schnelle Nachschlagen, strukturierte Filter für präzise Ausschnitte aus Ihrer Datenbank und den Tab Search für tiefes, KI-gestütztes Sourcing über den gesamten Pool. Öffnen Sie die Seite Candidates über das linke Menü (Tastenkürzel: G, dann A; siehe alle Tastenkürzel).
Die Seite Candidates mit der Suchleiste und der Schaltfläche Filters

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Die Suchleiste nutzen

Die Suchleiste sitzt links oben in der Kandidatentabelle. Tippen Sie einen Namen oder ein Stichwort ein, und die Liste grenzt sich beim Tippen ein.
Sie wollen wissen, zu wem eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gehört? Nutzen Sie dafür die globale Suche (⌘K / Ctrl+K). Sie findet die Person hinter einem Identifikator in der gesamten Datenbank.

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Boolesche Suche

Die Suchleiste unterstützt vollständige boolesche Abfragen mit AND, OR, NOT und Klammern. Spott wechselt automatisch in den booleschen Modus, sobald Ihre Abfrage doppelte Anführungszeichen enthält:
Das gibt Ihnen genaue Kontrolle, wenn eine einfache Stichwortsuche zu viel zurückgibt.
Eine boolesche Abfrage in der Kandidatensuchleiste

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Strukturierte Filter anwenden

Klicken Sie auf die Schaltfläche Filters über der Tabelle, um einen Filter hinzuzufügen. Die Filter sind nach der Art der Daten gruppiert, auf die sie passen. Das Menü entsteht aus Ihrem eigenen Workspace und ist deshalb länger als jede Liste hier: Ihre benutzerdefinierten Attribute und die Felder, die Ihre Integrationen mitbringen, stehen ebenfalls darin. Das sind die Gruppen, die Sie kennen sollten.
  • Current Job Title, Years of Experience und Keywords
  • Company, mit Branche und früheren Arbeitgebern
  • Location und Education
  • Compensation und Last Interaction
  • Jobs: alle, die in einem Prozess für eine bestimmte Stelle oder ein bestimmtes Unternehmen stehen oder gerade in einer bestimmten Phase sitzen
  • Rejected: alle, deren Bewerbung geschlossen wurde, filterbar danach, wer sie beendet hat, By Us, By Candidate oder By Client, und nach dem erfassten Absage-Label. Beides zusammen führt zu den Profilen, bei denen sich ein zweiter Anlauf lohnt: Wen der Kunde abgelehnt hat, weil die Stelle schon besetzt war, ist ein anderer Kontakt als jemand, der selbst abgesprungen ist, und beide sind etwas anderes als ein Kandidat, den Ihr Team fachlich abgelehnt hat.
  • Lists und Source
  • Bei Kandidaten aus der VDAB-Lebenslaufdatenbank das Datum, an dem ihr Lebenslauf auf VDAB zuletzt aktualisiert wurde. Danach können Sie filtern und sortieren, zusätzlich zum Datum, an dem der Datensatz in Spott angelegt wurde. Beide beantworten verschiedene Fragen: das Anlagedatum sagt, wie lange Sie das Profil schon haben, das VDAB-Datum sagt, wie aktuell es tatsächlich ist. Sortieren Sie danach, um die frisch aktualisierten Profile zuerst zu bearbeiten.
  • Phone number, einschließlich der Vorwahl, sodass Sie eine Liste nach Telefonvorwahl schneiden können, wenn das Feld für den Standort dünn befüllt ist
  • Alle benutzerdefinierten Felder, die in Ihrem Workspace eingerichtet sind
  • Compliance-Filter wie der Einwilligungsstatus, sofern die Einwilligungserfassung aktiviert ist
Das Filtermenü mit seinen Filtergruppen
Standardmäßig müssen Ergebnisse allen gesetzten Filtern entsprechen. Über das Drei-Punkte-Menü an einem gesetzten Filter kombinieren Sie Filter stattdessen mit any, zum Beispiel “Paris oder London”. Für komplexere Ausschnitte fassen Sie Filter zu Filtergruppen zusammen: Jede Bedingung in einer Gruppe wird mit AND oder OR verknüpft, und Sie klicken auf den Operator vor einer Bedingung, um ihn umzuschalten.
Eine Filtergruppe, die Abschluss, Standort und Erfahrung mit AND kombiniert
Location bietet Set location für einen Radius um einen Punkt und Set area für ein benanntes Gebiet, also eine Stadt, eine Region oder ein Land. Beim Tippen ist jeder Vorschlag mit seiner Art beschriftet, etwa Region, Municipality oder Place, sodass Sie die Region “Flanders, Belgium” von einem gleichnamigen Ort unterscheiden können, bevor Sie auswählen. Standorte werden geokodiert, deshalb landen “London” und “Greater London” beim selben Gebiet. Um einen Standortfilter zwischen Radius und Gebiet umzuschalten, ändern Sie seinen Operator am Filter-Chip. Sie müssen den Filter nicht mehr löschen und neu hinzufügen, und der bereits gewählte Ort bleibt erhalten. Set area akzeptiert auch ganze Kontinente: Europe, North America, South America, Asia, Africa und Oceania. Praktisch für den groben Schnitt vor allem anderen, etwa alle außerhalb Europas bei einer Position ohne Visa-Sponsoring. Location filtert außerdem nach Postleitzahl, dem präzisen Schnitt, wenn ein benanntes Gebiet zu grob und ein Radius zu rund ist. Das ist der Filter, wenn ein Kunde nach Postleitzahlbezirk rekrutiert oder wenn ein Schichtmodell nur für Menschen in bestimmten Bezirken funktioniert. Der Filter Location verhält sich überall in Spott so, bei Kontakten, Unternehmen und Jobs, nicht nur bei Kandidaten. Einen Filter “hat eine E-Mail erhalten” gibt es als solchen nicht. Greifen Sie stattdessen zu Last Interaction, denn E-Mail ist einer der Kontaktpunkte, die diesen Wert bewegen: Filtern Sie über Last Interaction At nach dem Zeitpunkt des letzten Kontakts, über Last Interaction With nach dem beteiligten Kollegen oder über das weiter gefasste Last Activity Date nach jeder Aktivität auf dem Datensatz.

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KI-Text zu Filtern

Sie müssen nicht wissen, wo jeder Filter steckt. Tippen Sie einfach eine Beschreibung in das Filterfeld, zum Beispiel “React-Entwickler mit mehr als 5 Jahren Erfahrung, wohnhaft in Kalifornien”, und Spott wandelt sie mit AI Text to filters für Sie in Filter um. Standorte richten sich nach dem, was Sie tatsächlich geschrieben haben. Fragen Sie nach “im Umkreis von 30 km um Gent”, erhalten Sie einen radius-Filter um Gent; nennen Sie einen Ort ohne Entfernung, etwa “wohnhaft in Flandern”, erhalten Sie einen area-Filter für diesen Ort.
AI Text to filters wandelt eine Beschreibung in Filter um

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Voreingestellte Filter

Ein Filtersatz, den Sie oft verwenden, lässt sich als preset filter speichern, sodass Sie ihn mit einem Klick anwenden, statt ihn neu aufzubauen. Öffnen Sie bei gesetzten Filtern das Filtermenü, fahren Sie über Preset filters und wählen Sie Save current filter set.
Das Untermenü Preset filters mit Save current filter set
Geben Sie der Voreinstellung einen Namen und speichern Sie sie. Von da an erscheint sie unter Preset filters und ist sofort einsatzbereit.
Der Dialog Save preset filter
Während eine Ansicht die gesamte Tabelleneinrichtung speichert, hält eine Voreinstellung nur den Filtersatz fest. Voreinstellungen stehen auch beim Bearbeiten der pre-filters einer Suche zur Verfügung, sodass Sie denselben Filtersatz für tiefes Sourcing wiederverwenden können:
Ein gespeicherter preset filter im Dialog Edit pre-filters

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Filter als Ansicht speichern

Speichern Sie einen Satz Filter als Ansicht, um später darauf zurückzukommen. Sie können beliebig viele Ansichten anlegen:
  • Klicken Sie auf die Ansichtsauswahl (zu Beginn steht dort All)
  • Setzen Sie Ihre Filter
  • Klicken Sie auf Save view
  • Die gespeicherte Ansicht steht nun im Dropdown zur Verfügung
Wenn Sie Filter, Sortierung oder Spalten einer Ansicht ändern, erscheint oben an der Tabelle die Aufforderung zum Speichern oder Verwerfen. Änderungen bleiben erst nach dem Speichern erhalten. Was eine Ansicht alles festhält, steht unter Ansichten verwenden.
Die Ansichtsauswahl mit gespeicherten Ansichten
Während Suchleiste und Filter auf Profilfelder passen, durchsucht Search mit einer KI-Rangfolge jeden Kandidaten in Ihrer Datenbank, einschließlich der Notizen und der Anhänge, die als Lebenslauf gekennzeichnet sind (andere Anhänge werden nicht durchsucht). Öffnen Sie den Tab über Search unter Tools im linken Menü oder über den Tab Search neben All candidates links oben auf der Seite Candidates.
Der Tab Search mit dem Eingabefeld und den letzten Suchen
Beschreiben Sie Ihr Wunschprofil in eigenen Worten, oder nutzen Sie Start from, um die Suche auf eine bestehende Stelle in Spott oder auf eine eingefügte Stellenbeschreibung zu stützen. Spott macht aus Ihrer Eingabe pre-filters und Kriterien, die Sie vor dem Start der Suche prüfen, und ordnet die Ergebnisse dann nach Match-Score. Nichts, was Spott erkennt, ist in Stein gemeißelt: Sie können jeden pre-filter und jedes Kriterium ergänzen, ändern oder entfernen, vor der Suche wie danach. Die Tags unter dem Eingabefeld, etwa Job Title, Location und Experience, leuchten auf, sobald Spott diese Angaben in Ihrer Beschreibung erkennt. So sehen Sie vor dem Start, was übernommen wurde.

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Letzte Suchen und Verlauf

Ihre letzten Suchen stehen unter dem Eingabefeld, jeweils mit ihren pre-filters und Kriterien, dem besten Treffer und der Zahl der gefundenen Kandidaten. Klicken Sie eine an, statt das Profil erneut zu beschreiben. Search History rechts oben zeigt die vollständige Liste. Geben Sie einer Suche einen Namen, den Sie später wiedererkennen, etwa Kunde und Position, statt sie an ihrem Prompt herauszusuchen. Eine Suche, die aus einem Job gestartet wurde, trägt einen Link zu diesem Job, sodass Sie mit einem Klick zu der Position zurückkommen, für die sie lief.
Der Tab Search mit geöffneter Search History auf der rechten Seite

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Die Ergebnisse lesen

Search und Matching laufen auf derselben Engine und liefern dieselbe Ergebnistabelle. Wie die beiden Hälften einer Suche zusammenspielen, ist dort ausführlich beschrieben:

Filter und Kriterien

Warum pre-filters den Pool eingrenzen und Kriterien den Rest in eine Rangfolge bringen.

Einen Match-Score lesen

Werte von 0 bis 100, die Daumenbewertung je Kriterium und die Begründung dahinter.
Die Chips pre-filters und criteria über den Ergebnissen bleiben bearbeitbar. Öffnen Sie einen davon, um die Suche anzupassen und erneut laufen zu lassen, statt das Profil von vorn zu beschreiben.

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Mit den Ergebnissen arbeiten

Arbeiten Sie die Liste über die Tabs All, To Review und Reviewed ab. Haken Sie die gewünschten Kandidaten an, und am unteren Rand der Tabelle erscheint eine Aktionsleiste.
Die Aktionsleiste für Massenaktionen mit Accept, Mark as reviewed und Enrich
  • Accept verschiebt die ausgewählten Kandidaten in eine Pipeline. Eine Phasenauswahl öffnet sich, damit Sie bestimmen, wo sie landen, auf Basis der Phasen, die Ihr Workspace eingerichtet hat.
  • Mark as reviewed verschiebt sie in den Tab Reviewed, sodass Sie die noch nicht beurteilten weiter abarbeiten können.
  • Candidate Actions und Communication Actions enthalten die Massenoperationen für die ausgewählten Datensätze, darunter Generate Shortlist, das die Auswahl in eine Word-Shortlist für einen Kunden schreibt.
  • Enrich sucht fehlende E-Mail-Adressen und Telefonnummern für die Auswahl. Siehe Kontaktanreicherung.
Die Phasenauswahl, die sich über Accept öffnet

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Ein Feld auf vielen Datensätzen gleichzeitig ändern

Dieselbe Aktionsleiste enthält eine Attributaktualisierung, die einen Dialog namens Update Candidate Attribute öffnet. Wählen Sie das Attribut, setzen Sie den Wert, und er wird in jeden ausgewählten Datensatz geschrieben. Die Auswahl umfasst Ihre benutzerdefinierten Attribute und Main Contact. Damit ist das der Weg, um nach einem Import einen Stapel Kandidaten an einen anderen Berater zu übergeben oder einen eigenen Status über eine ganze Liste zu setzen, ohne die Datensätze einzeln zu öffnen. Es funktioniert für Kandidaten und Kontakte. Für Unternehmen gibt es noch kein Gegenstück, ein Off-Limits-Kennzeichen für ein paar hundert Unternehmen muss also weiterhin Datensatz für Datensatz gesetzt werden. Massenaktionen, die in Datensätze schreiben, etwa das Hinzufügen einer Auswahl zu einer Stelle, verarbeiten 1.000 Datensätze auf einmal. Größere Vorgänge müssen aufgeteilt oder an den Support übergeben werden. Zwei Ausnahmen: Das Hinzufügen zu einer Liste nimmt bis zu 9.999 Datensätze in einem Zug, und das Massenlöschen bis zu 10.000. Eine Massen-E-Mail erreicht jede Person auf ihrer geschäftlichen Adresse zuerst, dann auf der privaten, und nimmt dabei die als primär markierte Adresse, wenn es mehrere gibt. Wer seine Adresse nur im privaten Feld stehen hat, wird trotzdem erreicht. Diese Auflösung ist vollständig unter Auf welcher Adresse ein Empfänger erreicht wird beschrieben, und anders als bei einer Kampagne haben Sie bei einer Massen-E-Mail keinen Einfluss darauf.
Eine Massen-E-Mail aus Communication Actions wird bewusst gedrosselt, mit 30 bis 90 Sekunden Abstand zwischen den Nachrichten, damit Ihr Anbieter den Schwall nicht als Spam einstuft. Ein Versand an 50 Personen dauert also fast eine Stunde, und es gibt keine Möglichkeit, das zu beschleunigen. Nichts hängt fest: Sehen Sie den Nachrichten beim Rausgehen zu, statt erneut zu senden.
Über Share Search rechts oben geben Sie die Suche an eine Kollegin oder einen Kollegen weiter.

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Ergebnisse ordnen

  • Standardmäßig ist die Tabelle nach letzter Aktivität sortiert, kürzlich aktive Kandidaten stehen also oben.
  • Sortieren Sie über das Menü im Kopf jeder sortierbaren Spalte. Sortierungen werden als Teil der Ansicht gespeichert.
  • Ergebnisse im Tab Search und im Matching sind immer nach Match-Score geordnet.
  • Löschen Sie alle Filter, um zur vollständigen Kandidatenliste zurückzukehren.
Zwei Regeln für die Rangfolge setzen eine Spaltensortierung stillschweigend außer Kraft. Ein Filter similar to auf den Jobtitel ordnet die Ergebnisse nach Ähnlichkeit, ein Klick auf einen Spaltenkopf scheint dann nichts zu bewirken; stellen Sie diesen Filter auf is um oder ergänzen Sie einen Filter auf die letzte Interaktion, und die Sortierung kommt zurück. Die Tabs Search und Matching verhalten sich genauso, geordnet nach Match-Score. Um die Ergebnisse einer Suche zu zählen, wählen Sie alle aus: Die Anzahl erscheint zusammen mit der Auswahl. An der Tabelle selbst steht keine Gesamtsumme. Jede weitere Stelle, an der Spott KI einsetzt, ist unter KI in Spott beschrieben.