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Rollen sorgen dafür, dass Benutzer nur auf die Funktionen zugreifen, die sie für ihre Arbeit brauchen.

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Rollen anlegen

  1. Gehen Sie in Spott zu Settings.
  2. Klicken Sie im Bereich Admin auf Security.
Die Seite Security mit den Workspace Roles
Unter Workspace Roles können Sie:
  • Bestehende Rollen öffnen
  • Über die Schaltfläche New role neue anlegen
Klicken Sie auf eine Rolle, um sie zu öffnen. Aktivieren Sie für jede Rolle über die Schalter die Berechtigungen, die sie haben soll, gruppiert nach Bereichen (Datensätze, Einstellungen, Analysen, Exporte und mehr). So möchten Sie vielleicht Teamleitern Zugriff auf die Workspace-Einstellungen geben (damit sie neue Felder anlegen können), während normale Mitglieder ihn nicht bekommen, oder steuern, wer Analytics Reports ansehen, verwalten und exportieren darf.
Die Berechtigungsschalter einer Rolle

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Berechtigungen, nach denen häufig gesucht wird

Die meisten Berechtigungen tun genau das, was ihr Name sagt. Diese tauchen oft auf, weil die Aktion, die sie steuern, schlicht verschwindet oder fehlschlägt, ohne sich zu erklären:
  • AI assistant connection. Spott mit Claude oder ChatGPT zu verbinden ist eine eigene Berechtigung, unabhängig vom Datensatzzugriff, den der Connector erbt. Ohne sie durchläuft der Benutzer die Anmeldung ganz normal, und danach kommt jede Anfrage als MCP_ACCESS_DENIED zurück. Siehe Spott MCP.
  • Delete Job. Ohne diese Berechtigung ist die Option zum Löschen einer Stelle ausgegraut statt ausgeblendet, was wie ein Fehler wirkt.
  • Restrict job access. Das Häkchen bei Restrict visibility auf einer Stelle zu setzen ist eine eigene Berechtigung. Ohne sie kann ein Benutzer weiterhin an Stellen arbeiten, aber keine Stelle einschränken und keine Einschränkung aufheben. Wer eine eingeschränkte Stelle dann sehen kann, legt die Sichtbarkeitsrichtlinie des Workspace fest, auf derselben Seite Security. Siehe Sichtbarkeit von Stellen.
  • Enrichment. Sie für eine Rolle abzuschalten ist die einzige Möglichkeit zu steuern, wer Credits verbraucht, denn das Guthaben ist ein gemeinsamer Topf ohne Limit je Benutzer. Siehe Profilanreicherung.
  • Merging records. Zwei Kandidaten, Kontakte oder Unternehmen zusammenzuführen braucht eine eigene Berechtigung, ohne sie scheitert das Zusammenführen im letzten Schritt.
  • Unternehmenshierarchien. Eine Unternehmenshierarchie anzulegen und zu bearbeiten ist eine eigene Berechtigung. So kann ein Team die Struktur einer Kundengruppe lesen, ohne sie umbauen zu können. Bei einem großen Kunden ist der Baum gemeinsame Referenzdatenbasis, und wer eine Einheit umhängt, ändert, was alle anderen sehen.
  • Vorlagen. Die Vorlagen des Workspace zu verwalten ist eine eigene Berechtigung, herausgelöst aus Manage Workspace, damit die Person, die bestimmt, wie Ihre E-Mails und Notizen klingen, nicht zugleich Zugriff auf jede Workspace-Einstellung braucht.
  • Manage Notes. Notizen zu schreiben ist eine eigene Berechtigung. Eine Rolle ohne sie kann weiterhin jede Notiz lesen, auf die sie Zugriff hat, aber keine Notizen anlegen, bearbeiten oder löschen, auch nicht die eigenen. Nutzen Sie sie für Rollen, die verfolgen sollen, was auf einem Datensatz passiert, ohne etwas beizutragen. Jede bestehende Rolle hat die Berechtigung bei ihrer Einführung erhalten, es hat sich also nichts geändert, bis ein Admin sie abgeschaltet hat. Siehe Notizen.
  • Delete Interaction. Eine einzelne synchronisierte E-Mail oder eine andere einzelne Interaktion aus Spott zu entfernen ist eine eigene Berechtigung. Die Interaktion verschwindet für alle aus Spott, daher ist das das Werkzeug für eine private E-Mail, die versehentlich synchronisiert wurde. Die verbundene Quelle bleibt unberührt: Die E-Mail bleibt in dem Postfach, aus dem sie stammt.
Da die Berechtigung für Vorlagen früher Teil von Manage Workspace war, prüfen Sie nach der Trennung die Rollen, die sich darauf gestützt haben. Eine Rolle, die Settings → Templates nicht mehr erreicht, ist nicht defekt, ihr fehlt die neue Berechtigung.
Zwei Dinge kann nur ein Admin, egal was Sie freigeben. Alle Benutzer im Workspace zu sehen ist Admins vorbehalten: Für eine Führungskraft, die die Zahlen anderer Teams braucht, ohne volle Adminrechte zu bekommen, vergeben Sie Manage Analytic Reports. Das öffnet die Filter nach Team und Benutzer auf dem Dashboard und in den Reports. Und Sie können Ihre eigene Rolle nicht entfernen, diese Änderung muss also ein zweiter Admin für Sie vornehmen.

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Einen Benutzer hinzufügen

  1. Gehen Sie in Spott zu Settings.
  2. Klicken Sie im Bereich Admin auf Users.
  3. Laden Sie die Person per E-Mail-Adresse ein und geben Sie ihr eine Rolle.
Sie erhält einen Einladungslink, legt ihr Passwort fest und ist dabei. Von da an kann sie sich auch mit Microsoft oder Google anmelden. Siehe persönliche Einstellungen.
Einen Benutzer zu entfernen deaktiviert ihn, statt das Konto zu löschen. Seine bisherigen Aktivitäten bleiben ihm damit zugeordnet.

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Benutzern Rollen zuweisen

  1. Gehen Sie in Spott zu Settings.
  2. Klicken Sie im Bereich Admin auf Users.
Einem Benutzer eine Rolle zuweisen
Über das Rollen-Dropdown neben einem Benutzer weisen Sie ihm eine Rolle zu, was automatisch die passenden Berechtigungen erteilt. Hat ein Benutzer mehr als eine Rolle, addieren sich seine Berechtigungen: Die Rollen ergänzen einander, statt sich gegenseitig einzuschränken.
Admin ist eine eingebaute Rolle mit allen Berechtigungen. Sie lässt sich weder löschen noch beschneiden, und es muss immer mindestens einen Admin im Workspace geben.

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Mehrfaktor-Authentifizierung

Auf der Seite Security können Sie die Mehrfaktor-Authentifizierung für Ihren gesamten Workspace verpflichtend machen. Benutzer hinterlegen dann bei der nächsten Anmeldung eine Authenticator-App in ihrem eigenen Profil.