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Rollen sorgen dafür, dass Benutzer nur auf die Funktionen zugreifen, die sie für ihre Arbeit brauchen.

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Rollen anlegen

  1. Gehen Sie in Spott zu Settings.
  2. Klicken Sie im Bereich Admin auf Security.
Unter Workspace Roles können Sie:
  • Bestehende Rollen öffnen
  • Über die Schaltfläche New role neue anlegen
Klicken Sie auf eine Rolle, um sie zu öffnen. Aktivieren Sie für jede Rolle über die Schalter die Berechtigungen, die sie haben soll, gruppiert nach Bereichen (Datensätze, Einstellungen, Analysen, Exporte und mehr). So möchten Sie vielleicht Teamleitern Zugriff auf die Workspace-Einstellungen geben (damit sie neue Felder anlegen können), während normale Mitglieder ihn nicht bekommen, oder steuern, wer Analytics Reports ansehen, verwalten und exportieren darf.

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Berechtigungen, nach denen häufig gesucht wird

Die meisten Berechtigungen tun genau das, was ihr Name sagt. Diese vier tauchen oft auf, weil die Aktion, die sie steuern, schlicht verschwindet oder fehlschlägt, ohne sich zu erklären:
  • AI assistant connection. Spott mit Claude oder ChatGPT zu verbinden ist eine eigene Berechtigung, unabhängig vom Datensatzzugriff, den der Connector erbt. Ohne sie durchläuft der Benutzer die Anmeldung ganz normal, und danach kommt jede Anfrage als MCP_ACCESS_DENIED zurück. Siehe Spott MCP.
  • Delete Job. Ohne diese Berechtigung ist die Option zum Löschen einer Stelle ausgegraut statt ausgeblendet, was wie ein Fehler wirkt.
  • Enrichment. Sie für eine Rolle abzuschalten ist die einzige Möglichkeit zu steuern, wer Credits verbraucht, denn das Guthaben ist ein gemeinsamer Topf ohne Limit je Benutzer. Siehe Profilanreicherung.
  • Merging records. Zwei Kandidaten, Kontakte oder Unternehmen zusammenzuführen braucht eine eigene Berechtigung, ohne sie scheitert das Zusammenführen im letzten Schritt.
Zwei Dinge kann nur ein Admin, egal was Sie freigeben. Alle Benutzer im Workspace zu sehen ist Admins vorbehalten: Für eine Führungskraft, die die Zahlen anderer Teams braucht, ohne volle Adminrechte zu bekommen, vergeben Sie Manage Analytic Reports. Das öffnet die Filter nach Team und Benutzer auf dem Dashboard und in den Reports. Und Sie können Ihre eigene Rolle nicht entfernen, diese Änderung muss also ein zweiter Admin für Sie vornehmen.

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Einen Benutzer hinzufügen

  1. Gehen Sie in Spott zu Settings.
  2. Klicken Sie im Bereich Admin auf Users.
  3. Laden Sie die Person per E-Mail-Adresse ein und geben Sie ihr eine Rolle.
Sie erhält einen Einladungslink, legt ihr Passwort fest und ist dabei. Von da an kann sie sich auch mit Microsoft oder Google anmelden. Siehe persönliche Einstellungen.
Einen Benutzer zu entfernen deaktiviert ihn, statt das Konto zu löschen. Seine bisherigen Aktivitäten bleiben ihm damit zugeordnet.

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Benutzern Rollen zuweisen

  1. Gehen Sie in Spott zu Settings.
  2. Klicken Sie im Bereich Admin auf Users.
Über das Rollen-Dropdown neben einem Benutzer weisen Sie ihm eine Rolle zu, was automatisch die passenden Berechtigungen erteilt. Hat ein Benutzer mehr als eine Rolle, addieren sich seine Berechtigungen: Die Rollen ergänzen einander, statt sich gegenseitig einzuschränken.
Admin ist eine eingebaute Rolle mit allen Berechtigungen. Sie lässt sich weder löschen noch beschneiden, und es muss immer mindestens einen Admin im Workspace geben.

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Mehrfaktor-Authentifizierung

Auf der Seite Security können Sie die Mehrfaktor-Authentifizierung für Ihren gesamten Workspace verpflichtend machen. Benutzer hinterlegen dann bei der nächsten Anmeldung eine Authenticator-App in ihrem eigenen Profil.