Notizen hinzufügen

Mit G und danach N springen Sie direkt zu den Notizen. Siehe alle Tastenkürzel. Notizen sind in Spott zentral: Sie halten nicht nur Ihr Team auf demselben Stand, sondern liefern auch den Kontext, aus dem die KI-Funktionen schöpfen. Es gibt zwei Arten. Manuelle Notizen schreiben Sie selbst, im Editor oder als Sprachnotiz. Automatische Notizen entstehen für Sie nach einem Meeting oder einem Anruf und fassen zusammen, was besprochen wurde. Beide landen an derselben Stelle und verhalten sich gleich, sobald sie mit einem Datensatz verknüpft sind.

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Die Notizenansicht öffnen

Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Notes, um die Notizenliste zu öffnen. Diese Ansicht zeigt alle Notizen in Ihrem Workspace. Die Suchleiste beherrscht boolesche Abfragen. Sobald Sie eine Abfrage eingeben, werden die Ergebnisse nach Textrelevanz statt nach Datum sortiert. Die neueste passende Notiz steht also nicht zwingend oben, und ein vollständiger Worttreffer schlägt einen Teiltreffer. Leeren Sie die Suche, um wieder die Sortierung nach Datum zu erhalten. Der Filter nach dem Besitzer deckt neben der Auswahl aktiver Kolleginnen und Kollegen zwei weitere Fälle ab:

• No owner: Notizen ohne zugeordnete Person. Hier sammeln sich automatische Notizen, die nie zu einer Person gepasst haben, und importierte Historie. Das ist die Liste, die Sie durchgehen, wenn Sie den Altbestand verknüpfen wollen.
• Deactivated users: Notizen von jemandem, der das Unternehmen inzwischen verlassen hat, was meist genau das ist, was Sie brauchen, wenn Sie seine Accounts übernehmen.

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Eine manuelle Notiz anlegen

Klicken Sie auf Add Note. Es öffnet sich ein Editor als Pop-up. Links schreiben Sie Ihre Notiz; alles, was die Notiz beschreibt, steht rechts im Seitenpanel. Notizen werden automatisch gespeichert; es gibt keine Speicherschaltfläche, und Ihre Änderungen bleiben erhalten, wenn Sie auf eine andere Seite wechseln.

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Das Seitenpanel

Das Panel ist in drei Bereiche gegliedert, damit eine geöffnete Notiz lesbar bleibt und nicht eine Reihe Kennzeichen über dem Text trägt:

• Properties: wem die Notiz gehört, Link meeting, um sie an einen bestimmten Kalendereintrag zu hängen, und Activity type, der einordnet, wo das Gespräch stattgefunden hat: persönlich, ausgehender Anruf, eingehender Anruf, Online-Meeting oder Mailbox. Wenn Sie eine Notiz aus der Detailseite eines Meetings anlegen, ist das Meeting schon eingetragen.
• Labels: Labels hinzufügen (zum Beispiel Intro, Interview, Business Development), die sich in den Settings konfigurieren lassen. Nach Labels filtern und berichten Sie später, ein einheitlicher Satz macht Telefon- und Meeting-Aktivität also überhaupt erst messbar.
• Linked records: die Notiz über Link record mit einem Kandidaten, Kontakt, Job oder Unternehmen verknüpfen. Eine Notiz kann mehrere tragen. Link record öffnet einen vollständigen Suchdialog statt einer kurzen Auswahlliste, und genau das brauchen Sie, wenn drei Personen denselben Nachnamen oder zwei Jobs denselben Titel haben: Sie sehen von jedem Datensatz genug, um den richtigen zu wählen.

Bei einer Notiz, die Spott für Sie erfasst hat, trägt dasselbe Panel, was Spott weiß: den Autor, das Datum, die Dauer des Gesprächs und den Aktivitätstyp, unter dem es erfasst wurde. Am Fuß einer leeren Notiz haben Sie zwei weitere Einstiege:

• Start from template: eine Notizvorlage des Unternehmens einfügen, damit die Struktur einheitlich bleibt, etwa für ein Interview-Debriefing oder die Zusammenfassung eines Kundengesprächs. Vorlagen halten die Dokumentation im ganzen Team einheitlich.
• Record Note: eine Sprachnotiz von bis zu 5 Minuten aufnehmen.

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Automatische Notizen zu Meetings und Anrufen

Sie müssen ein Meeting oder ein Telefonat nicht selbst nachbereiten. Wenn der Note Taker an einem Meeting teilnimmt oder ein Anruf über eine verbundene VoIP-Integration hereinkommt, legt Spott die Notiz für Sie an: eine Zusammenfassung des vollständigen Transkripts, mit Aufzeichnung und Transkript aus der Notiz heraus verlinkt, sodass Sie nachlesen können, was tatsächlich gesagt wurde. Die Zusammenfassung folgt einer Ihrer Insight-Vorlagen, die automatisch danach ausgewählt wird, worum es im Gespräch ging. Notizen, die Spott für Sie erfasst, werden über die Kontaktdaten einer Person zugeordnet:

• Meeting-Notizen (vom Note Taker) verknüpfen sich mit der Person, deren E-Mail-Adresse zu einem Teilnehmer des Meetings passt.
• Anrufnotizen (aus einer verbundenen VoIP-Integration) verknüpfen sich mit der Person, deren Telefonnummer zum Anruf passt.

Wenn sich weder über E-Mail noch über Telefonnummer eine Übereinstimmung findet, hängt die Notiz an keiner Person und erscheint nur in der allgemeinen Notizenliste. Hängen Sie sie über die Chips unter Link record von Hand an.

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Eine automatische Notiz neu schreiben lassen

Die Zusammenfassung ist nicht endgültig. Im Menü ⋮ der Notiz finden Sie drei Aktionen:

• Resummarize transcript schreibt die Notiz aus dem ursprünglichen Transkript neu. Sie wählen, welche Insight-Vorlage verwendet wird und in welcher Sprache geschrieben wird. So können Sie eine Intake-Zusammenfassung mit einer besseren Vorlage neu erzeugen oder aus einem niederländischen Gespräch eine englische Notiz für den Kunden machen.
• Generate suggestions erzeugt aus demselben Transkript erneut die vorgeschlagenen Profilaktualisierungen und Folgeaufgaben.
• Delete Note löscht sie, endgültig.

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Wo Ihre Notiz erscheint

Verknüpfte Notizen sind an mehreren Stellen sichtbar:

• In der allgemeinen Notizenliste
• Im verknüpften Personenprofil, ob Kandidat oder Kontakt
• Im verknüpften Unternehmensprofil
• Im verknüpften Job-Datensatz
• Im Meeting-Eintrag, wenn eines angehängt war

Öffnen Sie einen verknüpften Datensatz und gehen Sie auf seinen Tab Notes, um dieselbe Notiz im Zusammenhang zu sehen. Wenn Sie eine Notiz mit einer Kollegin oder einem Kollegen besprechen statt sie zu bearbeiten möchten, hinterlassen Sie einen Kommentar und nennen Sie die Person mit @mention.