Aufgaben

Aufgaben halten Ihre Follow-ups in der Spur: Anruferinnerungen, Interviewvorbereitung, Nachfassen bei Angeboten. Jede Aufgabe lässt sich mit den Datensätzen verknüpfen, um die es geht, sodass sie in Spott im richtigen Zusammenhang auftaucht. Mit G und danach T springen Sie schnell zu den Aufgaben, mit A und danach T legen Sie von überall aus eine Aufgabe an. Siehe alle Tastenkürzel.

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Eine Aufgabe hinzufügen

Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Tasks und klicken Sie oben rechts auf Add Task. Tragen Sie Titel und Fälligkeitsdatum der Aufgabe ein. Tippen Sie @ gefolgt von einem Personen-, Unternehmens- oder Stellennamen, um die Aufgabe mit diesem Datensatz zu verknüpfen. Geben Sie einer Aufgabe die Priority High, Medium oder Low, wenn manche Nachfassaktionen wichtiger sind als andere. Eine neue Aufgabe beginnt mit No priority, sodass nur die auffallen, die Sie markieren. Sie können in einer Aufgabe auch ein Team per @ erwähnen. Das verknüpft das Team mit der Aufgabe und benachrichtigt seine Mitglieder, weist ihnen die Aufgabe aber nicht zu: Eine Aufgabe hat immer genau eine zuständige Person, wählen Sie also auch die Kollegin oder den Kollegen aus, der die Nachfassaktion übernimmt. Verknüpfte Aufgaben sind direkt über den Tab Tasks des verknüpften Datensatzes erreichbar, nutzen Sie die @-Verknüpfungen also großzügig. Sie können Benachrichtigungen für Aufgaben einschalten, die Ihnen zugewiesen werden, und für den Abschluss von Aufgaben, die Sie zugewiesen haben. Siehe Benachrichtigungen.

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Die Standardfilter

Wenn Sie die Ansicht Tasks öffnen, sind zwei Filter voreingestellt:

• Status: nur Open Aufgaben
• Assigned to: nur Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind

Diese Voreinstellung hält Sie bei Ihrer eigenen laufenden Arbeit. Einen Filter entfernen Sie mit einem Klick auf seinen Chip, und Sie können Filter wie Zuständigkeit, Zeitraum des Fälligkeitsdatums oder Status ergänzen.

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Aufgaben verwalten und verfolgen

• Bearbeiten Sie eine Aufgabe direkt in der Liste, indem Sie auf ihren Titel klicken.
• Markieren Sie Aufgaben als complete, sobald sie erledigt sind. Abgeschlossene Aufgaben verschwinden aus der Standardansicht. Das Abschließen einer Aufgabe, die mit einem Datensatz verknüpft ist, schreibt einen Eintrag in dessen Aktivitätsverlauf und aktualisiert sein Last Activity Date, sodass die eben erledigte Nachfassaktion für alle sichtbar ist, die den Datensatz danach öffnen.
• Gruppieren Sie die Liste so, wie Sie sie abarbeiten: nach Fälligkeitsdatum, sodass Sie zuerst sehen, was überfällig und was heute fällig ist, nach Abschluss, nach Stelle oder nach Kampagne, oder wählen Sie No grouping für eine lange Liste. Überfällige Aufgaben sind rot hervorgehoben.
• Sortieren Sie nach Priority, um die Aufgaben mit hoher Priorität nach oben zu holen.
• Über die Suchleiste finden Sie bestimmte Aufgaben.

Aufgaben erscheinen außerdem an jedem Datensatz, mit dem sie verknüpft sind, jeweils auf dessen eigenem Tab Tasks: beim Kandidaten, beim Kontakt, beim Unternehmen und bei der Stelle.

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Dieselbe Aufgabe für viele Datensätze anlegen

Wenn dieselbe Nachfassaktion für eine ganze Auswahl gilt, etwa jeden Kandidaten einer Shortlist anzurufen oder bei jedem Kontakt eines Kunden nachzuhaken, müssen Sie sie nicht Datensatz für Datensatz anlegen. Markieren Sie die Datensätze in einer Tabelle, öffnen Sie die Aktionen in der Auswahlleiste und wählen Sie Create task. Füllen Sie die Aufgabe einmal aus, mit Fälligkeitsdatum, Priorität, zuständiger Person und Labels. Spott erstellt eine Aufgabe pro Datensatz, jede identisch und jede mit ihrem eigenen Datensatz verknüpft, sodass jede auf dem richtigen Tab Tasks erscheint und einzeln abgehakt werden kann. Create 4 tasks schließt den Dialog; Create 4 tasks and go to the task overview bringt Sie zur Seite Tasks, damit Sie sie gleich angehen können. Create task steht zur Verfügung:

• in der Tabelle Candidates, in Kandidaten-Suchergebnissen und in Kandidatenlisten
• in der Tabelle Jobs
• in der Pipeline eines Jobs, in der Board- und in der Listenansicht, wobei jede Aufgabe mit dem ausgewählten Kandidaten verknüpft wird
• in den Tabellen Companies und Contacts sowie in Unternehmens- und Kontaktlisten

Bis zu 1.000 Datensätze auf einmal.

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Aufgaben, die Spott für Sie anlegt

Nicht jede Aufgabe haben Sie selbst getippt. Zwei Dinge erzeugen Aufgaben automatisch:

• Kampagnen, für ihre manuellen Schritte. Eine Sequenz mit einem Telefonat oder einer WhatsApp-Nachricht legt diesen Schritt in Ihrer Aufgabenliste ab, sobald der Empfänger dort ankommt.
• Automatisierungen, wenn Sie eine eingerichtet haben, die bei einem Auslöser eine Aufgabe anlegt, zum Beispiel ein Follow-up, sobald eine Bewerbung die Phase wechselt.

Kampagnenaufgaben lassen sich gesondert herausfiltern. Fügen Sie den Filter Campaign Step hinzu und wählen Sie die Art, die Sie abarbeiten möchten: generische Aufgabe, Telefonat, manuelle WhatsApp-Nachricht, manuelle LinkedIn-Kontaktanfrage oder manuelle LinkedIn-Nachricht. So erledigen Sie eine Reihe von Anrufen in einem Zug, statt sie aus Ihrer allgemeinen Liste zu klauben.