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Automations sind Abläufe, die bei Ereignissen in Spott starten und eine Kette von Aktionen ausführen. Admins richten sie ein, und sie gelten für den gesamten Workspace, sodass alle im Team automatisch demselben Prozess folgen.

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Aktivieren und einrichten

  1. Ein Admin schaltet Automations unter Settings → Features ein.
  2. Danach werden Automatisierungen unter Settings → Automations angelegt.
  3. Jede Automatisierung wird in dieser Liste einzeln ein- oder ausgeschaltet, sodass Sie eine pausieren können, während Sie daran arbeiten, ohne sie zu löschen und ihre Konfiguration zu verlieren.
Automatisierungen gelten für den gesamten Workspace. Sie lassen sich nicht auf einzelne Nutzer begrenzen: Einmal eingerichtet, läuft eine Automatisierung für alle. Behandeln Sie sie als gemeinsame Infrastruktur, nicht als persönliche Abkürzung.

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Wie eine Automatisierung aufgebaut ist

Jede Automatisierung hat denselben Aufbau:
  • Ein Trigger: das Ereignis, das sie auslöst. Zeitbasierte Trigger lassen eine Automatisierung zu einem festgelegten Zeitpunkt laufen statt sofort.
  • Eine oder mehrere Aktionen, nacheinander verkettet.
  • Optionale Filter, die genau eingrenzen, wann sie läuft, zum Beispiel nur für einen bestimmten Typ von Placement-Formular.

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Die Trigger

Add trigger teilt die Liste in zwei Arten auf, und genau diese Aufteilung ist der entscheidende Punkt:
Interaktiv gibt es nur bei zwei Triggern. Nur Job application moved und Speculative application moved können einen Dialog öffnen. Jeder andere Trigger läuft ausschließlich im Hintergrund. Wenn Sie also eine Rückfrage vor einem Recruiter haben möchten, muss sie am Stage-Wechsel einer Bewerbung hängen.
Interactive, öffnet einen Dialog für den Nutzer: Background, läuft unsichtbar: Die letzten Einträge sind der eigentliche Grund, Automatisierungen überhaupt einzurichten. Ein ablaufendes Arbeitserlaubnisdokument, ein Kandidat, der still auf inaktiv geht, eine Referenz, die eintrifft, während Sie in einem Meeting sitzen: Nichts davon meldet sich von selbst, und niemand prüft es von Hand. Schicken Sie eine Mail an den Verantwortlichen oder legen Sie eine Aufgabe an, sobald es passiert.

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Die Aktionen

Die Auswahl der Aktionen richtet sich nach dem gewählten Trigger. Eine Aktion braucht einen Datensatz, auf den sie wirkt. Ein kontaktbasierter Trigger bietet deshalb Update contact und keine Job-Aktionen an, während ein platzierungsbasierter Job update und Close job board postings anbietet. Wählen Sie zuerst den Trigger, die Aktionen ergeben sich daraus.
Bei jedem Trigger verfügbar: Je nach Datensatz des Triggers verfügbar: Daraus folgen zwei Dinge, und über beide stolpert man leicht:
  • Eine Ablehnung führt einen Job mit sich. Candidate rejected bietet Job update und Close job board postings an, denn eine Ablehnung passiert an einer Bewerbung, und eine Bewerbung gehört zu einem Job. Candidate created bietet sie nicht an, weil zu diesem Zeitpunkt kein Job im Spiel ist.
  • Notiz-Trigger können keine Notizen anlegen. Candidate note updated bietet vier Aktionen an, und Create note ist nicht darunter. Das verhindert, dass eine Automatisierung sich selbst auslöst.
Close job board postings wird am häufigsten übersehen. Einen Job auf einen geschlossenen Status zu setzen, nimmt seine Anzeigen nicht vom Netz: Das sind zwei getrennte Aktionen, eine besetzte Stelle sammelt also weiter Bewerbungen ein, solange Sie die Anzeigen nicht ebenfalls schließen. Verketten Sie beides in derselben Automatisierung, dann muss niemand mehr daran denken.
Platzierungs-Trigger führen außerdem Name, E-Mail und Telefonnummer des Kontakts als Variablen mit. Eine Platzierungsautomatisierung kann den Kundenkontakt also namentlich ansprechen und Ihrem Backoffice die Nummer zum Anrufen mitgeben, ohne dass jemand den Unternehmensdatensatz öffnen und nachsehen muss. Die Trigger zu Opportunities und Kunden stellen die kommerzielle Seite des Desks mit der Recruiting-Seite gleich: Eine neue Opportunity kann eine Qualifizierungsaufgabe öffnen, ein Deal, der in eine späte Stage wandert, kann den Verantwortlichen anmailen, und ein neues Kundenunternehmen kann mit den Standardwerten befüllt werden, die Ihr Backoffice erwartet, ohne dass jemand daran denken muss.

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Interaktive Automatisierungen

Interaktive Automatisierungen verändern, was Sie sehen: Sie öffnen im richtigen Moment einen Dialog oder ein Formular und halten den Nutzer bei Aktionen einbezogen, die eine Einschätzung erfordern. Häufige Muster:
  • Den Placement-Dialog öffnen, wenn eine Bewerbung in eine Placed-Stage wandert, damit Honorar und Termine sofort erfasst werden.
  • Den E-Mail-Dialog öffnen, wenn eine Bewerbung in eine bestimmte Stage wandert, zum Beispiel “Mailed”.
  • Das Aufgabenfenster öffnen, an einer Stelle im Prozess, an der immer ein Follow-up vereinbart werden sollte, damit die Aufgabe entsteht, solange der Kontext frisch ist, und nicht irgendwann später.
Für Absage-E-Mails nutzen Sie statt einer Automatisierung die eingebaute Schnellaktion Mark rejected. Sie bringt die Vorlagenauswahl mit und hält die Ablehnungsgründe fest.

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Automatisierungen im Hintergrund

Hintergrund-Automatisierungen laufen unsichtbar, ohne Dialog. Nutzen Sie sie, wenn die Aktion eindeutig ist und immer passieren soll. Häufige Muster:
  • Automatisch eine Einwilligungs-E-Mail senden, wenn ein Kandidat Ihre DSGVO-Stage erreicht, von einer Ihrer eingerichteten Domains.
  • Einen Job automatisch schließen, wenn ein Kandidat darauf platziert wird.
  • Ein eigenes Attribut automatisch aktualisieren, wenn eine Bewerbung eine Stage erreicht, damit die Reporting-Felder ohne manuelle Pflege stimmen.
Hintergrund-Automatisierungen können E-Mails auch an Adressen außerhalb von Spott senden, etwa an Ihre Buchhaltung, und in diesen E-Mails Variablen nutzen, darunter Details zur Platzierung wie Honoraraufteilung, Start- und Enddatum und Vertragswert. In einer E-Mail-Aktion können Sie eine Ihrer bestehenden Nachrichtenvorlagen auswählen, statt den Text in der Automatisierung zu schreiben. Die Automatisierung folgt dann der Vorlage, sodass eine Textänderung überall ankommt, wo die Vorlage genutzt wird, und Sie dieselbe Nachricht nicht doppelt pflegen. Zwei Dinge entscheiden darüber, ob eine Vorlage überhaupt angeboten wird:
  • Vorlagen funktionieren nur bei Send email from your configured domains. Bei der anderen E-Mail-Aktion bleibt die Auswahl leer, was wie eine fehlende Funktion aussieht, in Wahrheit aber die falsche Aktion ist.
  • Eine Vorlage wird ausgegraut, wenn der Trigger ihre Variablen nicht füllen kann, mit dem Hinweis “contains variables that can’t be used here”. Der typische Fall ist eine Vorlage mit einer Job-Variablen an einem Trigger, der auch Blindpräsentationen abdeckt, denn eine Blindpräsentation hat keinen Job. Ein Wechsel des Triggers auf Job Application Moved gibt den Variablen wieder etwas, worauf sie sich beziehen können.
An die Absenderadresse gibt es eine eigene Anforderung: Sie muss im Bereich Domains der Einstellungen registriert sein, nicht nur für den Versand verifiziert. Wenn auf einer Domain, von der Sie wissen, dass sie verifiziert ist, keine Adresse angeboten wird, fehlt genau diese Registrierung. Um im Namen mehrerer Consultants zu senden, fügen Sie mehrere Sendeaktionen in eine Automatisierung ein, statt eine Automatisierung pro Person zu bauen.

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Protokolle

Jeder Lauf einer Automatisierung wird protokolliert. Jede Automatisierung hat eine eigene Ansicht Logs, die auflistet, welche Aktion ausgelöst wurde, wann sie ausgeführt wurde, ob sie durchlief und, wenn nicht, aus welchem Grund. Das ist die erste Stelle, an der Sie nachsehen, wenn jemand fragt, warum eine E-Mail rausging oder warum eben nicht.
E-Mails, die eine Automatisierung versendet, werden nicht im Aktivitätsverlauf des Kandidaten protokolliert, es sei denn, die Empfängerin oder der Empfänger antwortet. Was verschickt wurde, prüfen Sie im Protokoll der Automatisierung.
Ein stiller Fehlschlag lohnt sich zu kennen, bevor Sie das Protokoll durchsuchen: Eine platzierungsgesteuerte Automatisierung läuft nicht, wenn die Platzierung kein Startdatum hat. Wenn vier Platzierungen eine E-Mail ausgelöst haben und eine fünfte nicht, prüfen Sie zuerst das fehlende Startdatum.

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Bedingungen, Verzweigungen und Variablen

Eine Aktion heißt nicht einfach nur “mach das”. Jede sitzt in einem Paar aus If / Then, und eine Automatisierung kann mehrere davon enthalten, sodass ein Trigger in verschiedene Ergebnisse auffächern kann.

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Den Trigger filtern

Der Trigger hat einen eigenen Filter, der entscheidet, ob die Automatisierung überhaupt läuft. Bei einem Trigger auf eine bewegte Bewerbung bedeutet der Filter To is Presentation, dass sie nur auslöst, wenn etwas in dieser Stage landet, und nicht bei jedem Wechsel.

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If, Then und Else

Innerhalb eines Aktionsblocks grenzt If ein, für welche Datensätze die Aktion gilt, und zwar über jedes Feld der Datensätze, die der Trigger mitführt. Then ist das, was passiert. Ein zusätzliches Else gibt Ihnen den anderen Zweig, sodass eine Automatisierung das eine tun kann, wenn die Bedingung zutrifft, und etwas anderes, wenn nicht. Weil eine Automatisierung mehrere Aktionsblöcke enthalten kann, ist ein Block pro Fall eine gängige Form. Eine Automatisierung für die Platzierungsverwaltung könnte einen Block für If Placement Form is Contracting und einen weiteren für If Placement Form is Freelance haben, die jeweils eine andere E-Mail an eine andere Backoffice-Adresse senden.

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Die KI entscheiden lassen

Eine Bedingung muss kein Feldvergleich sein. And let AI decide based on nimmt einen Satz in normaler Sprache entgegen, etwa “Der Kandidat hat mindestens 5 Jahre Erfahrung mit React”, und beurteilt jeden Datensatz daran, mit wählbarer Strenge, zum Beispiel Balanced criteria.
Eine KI-Bedingung ist eine Einschätzung, kein Nachschlagen. Bei Grenzfällen wird sie deshalb nicht immer zum selben Ergebnis kommen. Setzen Sie sie dort ein, wo ungefähr richtig nützlich ist, etwa um etwas einem Menschen zur Prüfung vorzulegen, und behalten Sie Feldvergleiche für alles, was exakt stimmen muss.

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Variablen

Textfelder in einer Aktion nehmen Variablen aus den Datensätzen im Kontext entgegen, geschrieben als { Candidate > First Name }. Sie funktionieren im Text einer E-Mail sowie in Titel und Text einer Notiz. Eine Betreffzeile nimmt nur reinen Text, eine E-Mail, die ein Interview ankündigt, kann den Firmennamen also nicht im Betreff führen:
Auch eigene Felder stehen zur Verfügung, darunter die Felder eines Placement-Formulars. Genau das macht es möglich, dem Backoffice alles Nötige zu einer Platzierung zu mailen, ohne dass jemand es abtippt. Auch Empfänger können dynamisch sein. Statt einer festen Adresse nehmen To, Cc und Bcc eine Person aus dem Datensatz entgegen, etwa Placement placed by, sodass die Person, die die Platzierung gemacht hat, automatisch in Kopie steht.

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Relative Fälligkeiten bei Aufgaben

Eine Aktion Create task setzt ihre Fälligkeit relativ zu einem Datum auf dem Datensatz, nicht auf einen festen Tag. Startdatum der Platzierung, 1 Monat davor ergibt einen Check-in, der mitwandert, sobald sich das Startdatum verschiebt.

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Beispiele

Vier Muster, die den größten Teil dessen abdecken, wofür Automatisierungen genutzt werden.
Trigger: Placement created. Dann: Job update auf einen geschlossenen Status, gefolgt von Close job board postings. Weiter unten Schritt für Schritt beschrieben.
Trigger: Placement created. Dann: Create task, zugewiesen an Placement placed by, fällig 1 Monat vor dem Startdatum der Platzierung, mit einem Titel wie “Beim Kandidaten melden, Start in 1 Monat”.Entscheidend ist das relative Datum. Ein festes Datum stimmt in dem Moment nicht mehr, in dem sich ein Startdatum verschiebt. Ein relatives folgt der Platzierung.
Trigger: Placement created. Dann ein Aktionsblock pro Placement-Formular: If Placement Form is Contracting sendet die eine E-Mail, If Placement Form is Freelance die andere, jeweils an die richtige Adresse, mit der Buchhaltung in Cc und Placement placed by in Bcc.Der Text entsteht aus Variablen, einschließlich der eigenen Felder auf dem Placement-Formular, sodass das Backoffice Name, Kontaktdaten und Adresse erhält, ohne dass jemand sie neu eintippt.
Trigger: Candidate created. If die Quelle des Kandidaten eine von wenigen bekannten Quellen ist, Then Update candidate, um die Felder zu setzen, die für diese Quelle immer gleich sind: Beschäftigungsart, Vertragsart, Arbeitsmodell und alle eigenen Attribute.Nützlich, wenn Kandidaten über einen Kanal kommen, bei dem Sie die meisten Antworten ohnehin schon kennen.

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Beispiel: einen Job schließen, wenn jemand platziert wird

Ein ausgearbeitetes Beispiel des Musters von oben. Wenn ein Recruiter eine Platzierung erfasst, sollte der Job, aus dem sie besetzt wurde, nicht länger offen sein: Er taucht in Pipelines, Dashboards und Job-Board-Feeds weiter auf, bis jemand daran denkt, ihn von Hand zu schließen, und niemand tut das je am selben Tag.
1

Die Automatisierung anlegen

Gehen Sie zu Settings → Automations und legen Sie eine neue Automatisierung an. Geben Sie ihr einen Namen, den Ihr Team später in der Liste wiedererkennt, zum Beispiel Job bei Platzierung schließen.
2

Den Trigger wählen

Wählen Sie den Trigger placement created. Er löst aus, sobald der Platzierungsdatensatz existiert, die Honorardaten sind also bereits ausgefüllt und der Job ist wirklich abgeschlossen und nicht bloß in Aussicht gestellt.
3

Die Aktion Job update hinzufügen

Fügen Sie Job update hinzu und setzen Sie den Status des Jobs auf Ihren Status für geschlossen oder besetzt. Die Statusnamen stammen aus denen, die unter Settings → Stages eingerichtet sind.
4

Close job board postings ergänzen

Hängen Sie Close job board postings dahinter. Ohne diesen Schritt gilt der Job innerhalb von Spott als geschlossen, während seine Anzeigen online bleiben und weiter Bewerbungen einsammeln.
5

Bei Bedarf mit einem Filter eingrenzen

Wenn nur bestimmte Platzierungsarten den Job schließen sollen, ergänzen Sie einen Filter auf den Typ des Placement-Formulars. Eine Festanstellung schließt die Stelle in der Regel, eine Zeitarbeitsplatzierung oft nicht, weil der Job noch weitere Vertragskräfte aufnehmen kann.
6

Einschalten und den ersten Lauf beobachten

Aktivieren Sie die Automatisierung, erfassen Sie dann eine Platzierung und öffnen Sie deren Logs. Der Lauf sollte zeigen, dass die Aktion ausgelöst und abgeschlossen wurde. War das nicht so, nennt das Protokoll den Grund.
Kombinieren Sie das mit der interaktiven Automatisierung den Placement-Dialog öffnen von weiter oben. Die eine fordert den Recruiter auf, die Platzierung genau dann zu erfassen, wenn er den Kandidaten verschiebt, die andere schließt den Job, sobald das passiert ist. Zusammen schließt sich der Job an dem Tag selbst, an dem er besetzt wird, ohne dass jemand jemandem hinterherlaufen muss.