Campaigns

Mit G und danach H springen Sie direkt zu den Campaigns. Siehe alle Tastenkürzel. Mit Campaigns sprechen Sie in Spott mehrere Empfänger über automatisierte Sequenzen auf verschiedenen Kanälen an. Kampagnen helfen Ihnen dabei, personalisierte Nachrichten zu versenden, automatisch nachzufassen und Antworten sowie Reaktionen an einer Stelle zu verfolgen. Jede Kampagne besteht aus einem Schritt oder einer Abfolge von Schritten, den aufgenommenen Empfängern und Zeitregeln, die festlegen, wann Nachrichten versendet werden. Nutzen Sie die Filter, die Sortierung und die Suchleiste auf der Seite Campaigns, um auch bei vielen Kampagnen den Überblick zu behalten. Vergewissern Sie sich vorab, dass Outreach Campaigns in den Einstellungen aktiviert sind. Sie finden die Option unter Settings > Features > Communication.

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Kampagnentypen

Beim Anlegen einer Kampagne wählen Sie einen Typ, der bestimmt, um welchen Kontext die Sequenz herum aufgebaut wird:

• Generic Outreach Campaign: eine Nachrichtensequenz, die nur den Empfänger als Kontext verwendet. Weder Job noch Kandidat sind erforderlich, damit ist dies die flexibelste Variante für allgemeine Ansprache.
• Present Job to Candidates: eine Nachrichtensequenz, um Kandidaten auf eine bestimmte Stelle anzusprechen. Ein Job muss als Kontext gesetzt sein.
• Present Candidate to Contacts: eine Nachrichtensequenz, um einen Kandidaten bei Hiring Managern zu platzieren, ohne dass eine offene Stelle vorliegt. Ein Kandidat muss als Kontext gesetzt sein.

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Eine neue Outreach-Kampagne erstellen

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1. Zu Campaigns wechseln

Gehen Sie in Spott zu Campaigns

• Klicken Sie oben rechts auf New campaign
• Geben Sie Ihrer Kampagne einen Namen, einen Typ, einen Job und eine Standardphase
• Sie können Kampagnen auch aus einer Vorlage erstellen und so bewährte Sequenzen wiederverwenden. Siehe Kampagnenvorlagen
• Neue Kampagnen werden mit dem Status Draft angelegt

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2. Kampagne entwerfen

Im Kampagneneditor fügen Sie über Add step to sequence einen oder mehrere Schritte hinzu. Die Schritte sind in Automated und Manual gruppiert.

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Automatische Schritte

Der einzige vollständig automatisierte Schritt ist:

• Email - automatisierte E-Mail auf Basis einer Vorlage

Für jeden E-Mail-Schritt können Sie Folgendes konfigurieren:

• Betreff
• E-Mail-Inhalt
• Anhänge, zum Beispiel eine Broschüre oder eine Stellenbeschreibung, die mit der Mail rausgeht
• Einen Buchungslink, damit der Empfänger direkt aus der E-Mail heraus einen Termin in Ihrem Kalender belegen kann. Siehe Scheduler

Sie können Variablen verwenden, zum Beispiel:

• \{ Recipient > First Name \} fügt den Vornamen des Empfängers ein
• \{ Job > Name \} fügt die Stellenbezeichnung der Ansprache ein

Variablen werden beim Versand automatisch ersetzt. Tippen Sie { im Textkörper, um die Variablenauswahl zu öffnen, die auch KI-generierte Inhalte und einen Request updated CV link enthält. Betreffzeilen akzeptieren nur reinen Text, die Personalisierung muss also in der Nachricht selbst stattfinden. Beim Bearbeiten eines E-Mail-Schritts können Sie außerdem AI generated content nutzen, um Text auf Basis eines gewählten Kontexts und einer Anweisung erzeugen zu lassen. Sie können die KI zum Beispiel bitten:

• In 3 Stichpunkten mit je höchstens 15 Wörtern zu schreiben, warum diese Gelegenheit für den Empfänger interessant ist

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Manuelle Schritte

Derzeit sind die folgenden Sequenzschritte manuell:

• Manual LinkedIn connection request
• Manual LinkedIn message
• Generic Task, eine Erinnerung oder Aufgabe, die Sie selbst erledigen
• Phone Call
• Manual WhatsApp message

Das bedeutet: Erreicht ein Kontakt diesen Schritt in der Sequenz, wird die Nachricht nicht automatisch versendet, und die LinkedIn-Anfrage ebenso wenig. Stattdessen entsteht in Ihrer Aufgabenliste eine Aufgabe, samt den relevanten Kontaktdaten und der vorausgefüllten Nachrichtenvorlage. Siehe die folgenden Beispiele: Ein manueller Schritt wird wie ein E-Mail-Schritt verfasst, mit Variablen und KI-Inhalten, und wird einem Teammitglied zugewiesen, das die Aufgabe erhält, sobald ein Empfänger diesen Schritt erreicht. Diese Aufgaben lassen sich separat aus Ihrer Aufgabenliste herausfiltern, sodass Sie die Anrufe oder Nachrichten einer Sequenz in einem Rutsch abarbeiten können. Siehe Aufgaben. Sobald Sie die Aufgabe erledigt haben, klicken Sie auf eine der beiden Schaltflächen:

• Complete & continue campaign schickt die Empfänger zum nächsten Schritt der Sequenz
• Complete & exit campaign lässt sie die Kampagne nach diesem Schritt verlassen

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3. Timing festlegen und Schritte ergänzen

Sie bestimmen, wann Ihre Kampagne startet und in welchem Abstand E-Mails rausgehen.

• Legen Sie zwischen den E-Mail-Schritten eine Wartezeit fest, in Werktagen oder in Stunden. Stunden eignen sich für einen Anstoß am selben Tag, Tage für einen normalen Nachfassrhythmus
• Wählen Sie, wie viele Werktage nach der Aufnahme die Kampagne für neue Empfänger startet
• Ergänzen Sie weitere Schritte, um die Sequenz zu verlängern, jeder mit eigenem Timing

So steuern Sie sowohl den Start als auch das Tempo Ihrer Kampagne.

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4. Empfänger aufnehmen

Empfänger werden erst kontaktiert, wenn sie aufgenommen sind. So nehmen Sie Empfänger auf:

1. Öffnen Sie die Kampagne
2. Gehen Sie zum Tab Recipients
3. Fügen Sie Empfänger hinzu
4. Klicken Sie auf Enroll recipients

Sie können Empfänger aufnehmen, solange die Kampagne noch im Entwurf ist. Ebenso können Sie sie bei laufender Kampagne aufnehmen, dann starten sie sofort, statt auf etwas zu warten. Sie können Personen auch aus der Kandidaten- oder Kontaktansicht, aus Listen oder direkt aus der Pipeline in Kampagnen aufnehmen, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen anklicken. Das funktioniert einzeln oder als Massenaktion: Haken Sie eine ganze gefilterte Auswahl an und nehmen Sie sie in einem Schritt auf. Wenn Sie Zeilen in einer Tabelle Companies, Jobs oder Opportunities auswählen, werden auf dieselbe Weise alle damit verknüpften Kontakte aufgenommen. Bei der Auswahl der Kampagne zeigt die Liste mehr als nur den Namen, sodass Sie zwei ähnlich benannte Sequenzen auseinanderhalten können, bevor Sie eine Gruppe von Personen in die falsche stecken. Prüfen Sie die Nachrichten, bevor sie rausgehen. Der Tab Recipients listet alle Personen mit ihrem Ablauf Schritt für Schritt auf, sodass Sie genau sehen, wo jede Person gerade steht. Pro Empfänger können Sie die Nachricht so, wie sie versendet wird, mit ausgefüllten Variablen und KI-Inhalten in der Preview ansehen, den Ablauf mit Pause run anhalten oder die Person mit Unenroll herausnehmen, ohne den Rest anzurühren. Die Schaltflächen oben tun dasselbe für alle auf einmal: Start all remaining runs und Pause all runs.

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5. Kampagneneinstellungen konfigurieren und starten

Im Seitenbereich der Kampagne steuern Sie, wie Nachrichten rausgehen:

• Delivery Window: die Zeiten, in denen Nachrichten versendet werden dürfen (zum Beispiel 9:00 bis 17:00 Uhr in Ihrer Zeitzone), mit einem Schalter Business days only
• Configuration: optional fehlende Kontaktdaten automatisch anreichern und Schritte automatisch überspringen, wenn keine gültigen Kontaktdaten gefunden werden. Bei der automatischen Anreicherung gibt es drei Einschränkungen, die darüber entscheiden, ob sie Ihnen etwas bringt: Sie greift nur bei Empfängern, die nach dem Einschalten hinzugefügt werden, aktivieren Sie sie also, bevor Sie jemanden aufnehmen; sie reichert nur das an, was der nächste Schritt braucht, ein E-Mail-Schritt sucht also nach einer E-Mail-Adresse und sonst nichts; und ein WhatsApp- oder manueller Schritt ist eine Aufgabe und kein Versand, löst also überhaupt keine Telefonanreicherung aus. Damit Nummern und private Adressen im Voraus bereitstehen, führen Sie in der Kandidaten- oder Kontaktansicht ein Enrich als Massenaktion aus, bevor Sie die Zielgruppe aufnehmen.
• Sender Settings: wie die Mail rausgeht.
  • Das verwendete Postfach. Eine Kampagne versendet immer aus dem Postfach der Person, die sie erstellt hat.
  • Die Signatur. Sie wird nicht für Sie eingetragen: Legen Sie sie hier fest, sonst gehen Ihre Mails ohne Signatur raus. Siehe verbundene Konten.
  • Ob an geschäftliche oder private Adressen zugestellt wird.
  • Threaded emails, wodurch Nachfassnachrichten bei aktiviertem Schalter automatisch im selben Thread bleiben.
  • Delegated sending, standardmäßig aktiv, womit Kollegen einer von Ihnen erstellten Kampagne Empfänger hinzufügen und sie starten können.
• Exit Criteria: wann Empfänger die Kampagne automatisch verlassen, zum Beispiel wenn eine Antwort eingeht oder ein Termin gebucht wird. Sie können Empfänger abhängig vom Ergebnis auch in eine Pipeline-Phase verschieben, mit getrennten Phasenaktionen für If replied und If no reply. Der Phasenwechsel ist nur bei Job-Kampagnen verfügbar, da eine generische Kampagne keine Pipeline hat, durch die sich jemand bewegen ließe.

Wenn Ihre Schritte und Empfänger bereitstehen, klicken Sie auf Start Campaign. Sie können die Kampagne auch für einzelne Empfänger nacheinander starten statt für die ganze Liste, was praktisch ist, wenn Sie die Sequenz erst an ein paar Personen testen möchten. Sobald eine Kampagne läuft, startet jede weitere Person, die Sie hinzufügen, automatisch. E-Mails werden versendet und Aufgaben werden automatisch auf Grundlage der definierten Zeitregeln erstellt. Innerhalb Ihres Workspace verlassen Kampagnen-E-Mails das System in der Reihenfolge, in der sie eingeplant wurden, first in, first out, unabhängig davon, zu welcher Kampagne sie gehören. Eine heute Morgen gestartete Kampagne reiht sich hinter allem ein, was schon wartete, und es gibt keine Möglichkeit, sie nach vorne zu holen. Eine Kampagne zu pausieren gibt ihren Platz im Takt allerdings für die anderen frei, und das ist der einzige Hebel, den Sie haben, wenn etwas Dringendes zuerst rausmuss.

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6. Fortschritt verfolgen

Auf der Startseite der Kampagne verfolgen Sie den Fortschritt, darunter den Abschlussgrad der Kampagne und ihre Antwortquote. Eine Antwort beendet außerdem die Sequenz für diese Person: Reply received ist eines der Exit Criteria der Kampagne, neben Meeting booked, damit niemand nach seiner Antwort weiter Nachfassnachrichten erhält. Automatische Antworten zählen nie. Eine Abwesenheitsnotiz, die in den Thread zurückläuft, gilt nicht als Antwort, pausiert die Sequenz nicht und nimmt den Empfänger nicht heraus. Wer im Urlaub ist, erhält die wartenden Nachfassnachrichten also trotzdem.

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Kein Abmeldelink

Eine Kampagne geht aus Ihrem eigenen Postfach als ganz normale Eins-zu-eins-E-Mail raus und enthält deshalb keinen Abmeldelink und kein Opt-out-Tracking. Niemand kann sich selbst austragen, und Spott führt für diese Sendungen keine Sperrliste. Wer darum bittet, in Ruhe gelassen zu werden, muss von Hand herausgenommen werden. Das ist die bewusste Abgrenzung zu Marketing, das in großem Umfang versendet, jeder Nachricht einen Abmeldelink hinzufügt und künftige Sendungen automatisch unterdrückt. Wenn Ihre Sequenz ein Opt-out braucht, führen Sie sie entweder über Marketing aus oder verlinken Sie im Text auf ein eigenes Formular.

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Eine laufende Kampagne verwalten

Sie müssen eine Kampagne nicht stoppen, um sie anzupassen:

• Eine laufende Kampagne jederzeit pausieren und fortsetzen.
• Den Nachrichteninhalt von Schritten bearbeiten, auch nach dem Start der Kampagne.
• Eine Kampagne als Entwurf duplizieren und als Ausgangspunkt wiederverwenden.
• Einzelne Empfänger herausnehmen, ohne den restlichen Ablauf zu beeinflussen.

Am einfachsten bleibt es trotzdem, Ihre Sequenz vor dem Start fertigzustellen. Planen Sie die Schritte also nach Möglichkeit im Voraus.

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Kampagnenvorlagen

Um eine Sequenz wiederzuverwenden, die Sie oft einsetzen, speichern Sie sie als campaign template. Vorlagen finden Sie unter Campaigns → Campaign Templates, jede mit einem Purpose (zum Beispiel Generic Outreach Campaign, Present Job to Candidates oder Present Candidate to Contacts) und dem Teammitglied, das sie erstellt hat. Klicken Sie auf New campaign template, um eine anzulegen: Geben Sie ihr einen Namen und einen Purpose und bauen Sie die Sequenz genau so auf wie in einer Kampagne. Der Editor ist derselbe, Seitenbereich inklusive, sodass Versandfenster, Konfiguration, Absendereinstellungen und Abbruchkriterien mit der Vorlage gespeichert werden. Alle weiteren Stellen, an denen Spott KI einsetzt, sind in KI in Spott beschrieben.