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Bevor ein Kandidat zum Kunden geht, kann Spott das Dokument für Sie schreiben, und zwar in Ihrer eigenen Word-Vorlage statt in dem Layout, das der Kandidat zufällig geschickt hat. Es gibt drei davon: Alle drei fragen vor dem Start dieselben drei Dinge ab:
  • Language, zum Beispiel American English oder French, damit dasselbe Profil zu einem Kunden auf Englisch und zu einem anderen auf Französisch gehen kann.
  • Template, die Word-Vorlage, mit der das Dokument gebaut wird. Diese Vorlagen sind für Ihren Workspace hinterlegt. Wie Sie Ihre eigenen einbringen, steht unter Vorlagen für Lebensläufe und Berichte.
  • Anonymize output, um die Identität des Kandidaten aus dem Dokument herauszuhalten, für den Fall, dass Sie ein Profil teilen, bevor die Konditionen stehen.

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Formatierter Lebenslauf

Ein formatierter Lebenslauf ist der eigene Lebenslauf des Kandidaten, neu aufgebaut in Ihrem Layout, sodass jeder Lebenslauf, den Sie einem Kunden schicken, gleich aussieht, unabhängig davon, was der Kandidat hochgeladen hat. Sie starten ihn an zwei Stellen im Kandidatenprofil. Generate CV steht bei den anderen Schaltflächen oben im Untertab Experience:
Oder öffnen Sie im Untertab Files die drei Punkte neben einem Lebenslauf und wählen Sie Generate formatted CV. Das ist der Weg, wenn zu einem Kandidaten mehrere Lebensläufe abgelegt sind und Sie einen bestimmten als Quelle möchten:
So oder so landen Sie im selben Dialog:
Die Erstellung läuft im Hintergrund. Der Untertab Files teilt sich in Uploaded files und Generated files auf, mit dem Hinweis Generating formatted CV, solange gearbeitet wird, und die fertige .docx erscheint unter Generated files. Ein Klick darauf zeigt eine Vorschau des Dokuments, ohne dass Sie es herunterladen müssen.
Erstellen Sie den Lebenslauf erst, wenn das Profil vollständig ist. Er wird aus den Daten im Datensatz geschrieben, nicht aus der hochgeladenen Datei, ein fehlender Arbeitgeber oder eine halb ausgefüllte Ausbildungszeile taucht also im Dokument auf. Siehe ein Profil aus einem Lebenslauf aktualisieren.

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Kandidatenbericht

Ein Kandidatenbericht stellt einen Kandidaten bei einem Kunden vor. Wo der formatierte Lebenslauf die Historie des Kandidaten in Ihrem Layout zeigt, ist der Bericht der Text darum herum: persönliche Angaben, die aktuelle Position (Titel, Unternehmen, Team) und Vertragsdetails wie Gehalt und Kündigungsfrist. Sie erstellen ihn, während Sie einen Kandidaten vorstellen. Klicken Sie im Anhangsbereich rechts unter Reports auf Generate candidate report:
Der Dialog entspricht dem für den Lebenslauf, mit einem eigenen Satz an Berichtsvorlagen:
Fertige Berichte bleiben in diesem Bereich unter Reports, sodass Sie einen früher erstellten anhängen können, statt ihn neu zu erzeugen.

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Shortlist

Wenn Sie einem Kunden mehrere Kandidaten in einem Dokument schicken möchten statt einer Vorstellung pro Person, erstellen Sie eine Shortlist. Markieren Sie die Kandidaten in der Tabelle Candidates, öffnen Sie Candidate Actions in der Leiste am unteren Rand und wählen Sie Generate Shortlist.
Neben Sprache, Vorlage und Anonymisierung fragt eine Shortlist zusätzlich nach dem Job, um den es geht. Er erscheint auf dem Deckblatt. Klicken Sie auf Generate. Spott schreibt ein Word-Dokument mit einem Deckblatt für Kunde und Stelle und danach je Kandidat ein Profil in Textform: aktuelle Position, beruflicher Werdegang und Ausbildung, gruppiert nach Unternehmen.
Den Lauf verfolgen Sie in Background Actions: Der Eintrag wandert von Queued zu Completed, und die fertige .docx erscheint unter Result zum Herunterladen.

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Wenn das Dokument nicht richtig aussieht

Layout, Reihenfolge der Abschnitte und Formulierungen kommen alle aus Ihrer Workspace-Vorlage, nicht aus dem einzelnen Dokument. Ein Formatierungsproblem, das Sie bei einem Kandidaten sehen, betrifft also alle. Zwei Dinge zum Prüfen, bevor Sie es melden:
  • Stimmen die Daten im Datensatz? Abschnitte werden aus dem Profil geschrieben, ein falscher Jobtitel im Dokument ist also meist ein falscher Jobtitel im Datensatz.
  • Steht der Abschnitt in Ihrer Vorlage? Jeder Abschnitt der Vorlage wird immer ausgegeben und darüber hinaus nichts ergänzt, ein fehlender Block bedeutet also, dass er in der Vorlage fehlt.
Muss die Vorlage selbst geändert werden, schreiben Sie an support@spott.io und nennen Sie den konkreten Kandidaten, an dem Sie es getestet haben. Siehe Vorlagen für Lebensläufe und Berichte.