Template Builder

Der Template Builder macht aus einem Word-Dokument in Ihrem Hausstil eine wiederverwendbare Vorlage für formatierte Lebensläufe und Shortlists. Sie laden eine .docx-Datei hoch, ein KI-Agent ermittelt, welche Teile davon mit Kandidateninformationen befüllt werden sollen, und baut die Vorlage, und Sie prüfen das Ergebnis an einem echten Kandidaten, bevor Sie es für Ihr Team veröffentlichen. Sobald er aktiv ist, können Admins und alle, deren Rolle die Berechtigung Manage Templates hat, ihn nutzen. Siehe Zugriff verwalten.

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Ihre Word-Datei vorbereiten

Der Agent arbeitet mit einer gewöhnlichen Word-Datei. Das kann eines von beiden sein:

• Ein Beispiel-Lebenslauf in Ihrem Hausstil, zum Beispiel ein echter Lebenslauf, der bereits so formatiert ist, wie Sie ihn an Kunden schicken. Die Struktur ermittelt der Agent selbst.
• Eine selbst vorbereitete Vorlage mit Platzhaltern und schriftlichen Anweisungen im Dokument.

Was das Ergebnis verbessert:

• Verwenden Sie Word .docx. Kein .doc, kein Pages und kein PDF der Vorlage.
• Nehmen Sie jeden Abschnitt auf, in der gewünschten Reihenfolge. Der Agent befüllt Text und ändert Ihre Formatierung nicht, das Layout, das Sie hochladen, ist also das Layout, das Sie bekommen. Abschnitte hinzufügen, entfernen oder umstellen geht am einfachsten in Word, bevor Sie hochladen.
• Schreiben Sie Ihre Regeln ins Dokument. Zum Beispiel “diesen Abschnitt nur anzeigen, wenn der Kandidat Zertifikate hat”, “bei Anonymisierung die Region statt der Stadt anzeigen”, wie Daten aussehen sollen (Jan 2024 - Mar 2025) oder ob ein Abschnitt aus Aufzählungspunkten oder Fließtext besteht. Das ist optional: Wenn etwas unklar ist, fragt der Agent nach, und Sie können danach alles verfeinern.
• Halten Sie das Layout einfach. Einspaltige Layouts funktionieren am besten. Vermeiden Sie Textfelder, schwebende Rahmen und SmartArt; Tabellen und eingebettete Bilder sind in Ordnung.

Das Layout selbst müssen Sie nicht beschreiben. Das liest der Agent aus dem Dokument.

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Den Template Builder öffnen

Gehen Sie zu Settings → Templates und klicken Sie auf Template Builder. Die Seite hat zwei Listen:

• Templates in progress: Vorlagen, die Sie noch mit dem Agenten bauen. Öffnen Sie eine, um dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben. Diese Liste ist persönlich, Sie sehen also nicht, woran Kolleginnen und Kollegen arbeiten.
• Published templates: jede aktive Vorlage im Workspace, Lebenslauf und Shortlist gleichermaßen, egal wer sie veröffentlicht hat.

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Eine Vorlage erstellen

Klicken Sie auf + New template und wählen Sie:

1. Template type
   • CV: eine Vorlage für jeweils den Lebenslauf eines Kandidaten.
   • Candidate shortlist: eine Vorlage für ein Shortlist-Dokument, das mehrere ausgewählte Kandidaten enthält.
   Beide Typen durchlaufen genau dieselben Schritte.
2. Starting point
   • New template: Laden Sie eine oder mehrere .docx-Dateien hoch und bauen Sie eine Vorlage von Grund auf.
   • Existing template: Starten Sie von einer Vorlage, die Sie bereits haben. Siehe eine veröffentlichte Vorlage ändern.
3. Klicken Sie auf Start.

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Eine veröffentlichte Vorlage ändern

Eine veröffentlichte Vorlage lässt sich nicht direkt bearbeiten. Um eine zu ändern, erstellen Sie eine neue Vorlage mit Existing template als Ausgangspunkt, wählen die Vorlage, von der Sie ausgehen, und beschreiben unter Instructions, was sich ändern soll. Der Agent arbeitet auf Grundlage dieser Vorlage, und Sie veröffentlichen das Ergebnis als neue Version. Die bisherige Vorlage funktioniert in der Zwischenzeit weiter, und Sie können zur vorherigen Version zurückkehren.

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Die Fragen des Agenten beantworten

Ein Klick auf Start öffnet das Template Studio, in dem der Agent Ihr Dokument liest und mit der Arbeit beginnt. Zuerst stellt er ein paar Fragen, um zu verstehen, was Sie möchten. Er fragt immer, wie anonymisierte Lebensläufe aussehen sollen, es sei denn, Ihr Dokument erklärt das bereits. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Antworten oder schreiben Sie Ihre eigene. Je nach Dokument kommen weitere Fragen. Beantworten Sie sie und senden Sie sie ab. Sie müssen nicht perfekt sein: Genauer werden können Sie, sobald Sie eine Vorschau sehen.

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Den Agenten die Vorlage bauen lassen

Eine erste Version zu bauen dauert meist 2 bis 5 Minuten, je nachdem, wie komplex Ihre Vorlage ist. Das Agenten-Panel rechts zeigt, was er gerade tut. Sie müssen nicht auf der Seite warten. Kehren Sie zu Ihrer Arbeit zurück und kommen Sie später wieder: Die Vorlage erscheint als Running unter Templates in progress, und nichts geht verloren.

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Die Vorlage prüfen

Wenn der Agent fertig ist, hat das Template Studio drei Panels:

• Links, Settings and Components: die Einstellungen für die ganze Vorlage und jede Komponente darin, jeweils mit eigener Konfiguration.
• Mitte, Template and Preview: Ihr Dokument mit jedem Platzhalter hervorgehoben. Die Tabs wechseln zwischen Vorlage und Vorschau.
• Rechts, Agent: eine Zusammenfassung dessen, was der Agent gebaut hat, und ein Chatfeld, um Änderungen anzufragen.

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Vorlageneinstellungen

Oben links stehen zwei Einstellungen, die für die ganze Vorlage gelten:

• Anonymization: die Anweisungen, die immer dann verwendet werden, wenn ein Dokument mit aktiviertem Anonymize output erzeugt wird. Der Agent schreibt sie aus Ihrer Antwort auf seine Frage. Lesen Sie sie und ändern Sie sie bei Bedarf, indem Sie den Text bearbeiten oder den Agenten fragen.
• Verbatim: Ist dies aktiviert, übernimmt jeder Abschnitt den Text genau so, wie er im Originallebenslauf des Kandidaten steht, sodass Sie nicht in jeder Anweisung wiederholen müssen, dass die exakte Wortwahl beizubehalten ist.

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Komponenten

Klicken Sie auf einen beliebigen Teil des Dokuments im mittleren Panel, und links öffnet sich die passende Komponente mit der Angabe, wie dieser Teil befüllt wird. Eine Komponente ist entweder ein einzelnes Feld, etwa der Name des Kandidaten, oder ein Abschnitt, der mehrere davon zusammenfasst. Jede Komponente hat:

• Instructions: wie der Inhalt befüllt werden soll.
• Verbatim: den Text genau so übernehmen, wie er im Originallebenslauf steht, nur für diese Komponente. Behalten Sie zum Beispiel Ausbildung, Berufserfahrung und Zertifikate wortgetreu bei, lassen Sie aber die Profilzusammenfassung umschreiben: Schalten Sie Verbatim für diese eine Komponente aus und beschreiben Sie in ihren Anweisungen, wie sie sich lesen soll.
• Anonymization: zusätzliche Anonymisierungsregeln für diese Komponente, über die der Vorlage hinaus.

Ein Abschnitt hat außerdem einen Schalter Conditional, sodass der ganze Abschnitt nur erscheint, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Schreiben Sie die Bedingung als Satz, zum Beispiel “Die Quelle enthält Zertifikate oder Zertifizierungen.” Ein Lebenslauf ohne Zertifikate hat dann einfach keinen Abschnitt Zertifikate statt einer leeren Überschrift. Symbole in der Komponentenliste zeigen die wichtigsten Einstellungen auf einen Blick: Ein Filter-Symbol kennzeichnet einen bedingten Abschnitt, ein Anführungszeichen-Symbol wortgetreuen Inhalt. Blöcke, die sich je Eintrag wiederholen, etwa einer pro Position oder pro Abschluss, tragen ein Symbol mit zwei Pfeilen.

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Dynamische Abschnitte

Der Lebenslauf eines Kandidaten enthält oft Informationen, für die Ihre Vorlage keinen Abschnitt hat. Ein dynamischer Abschnitt, etwa Additional Information am Ende, fängt sie auf: Spott sucht im Lebenslauf nach allem Relevanten, das nicht anderswo abgedeckt ist, und fügt jedes Stück als eigenen Abschnitt mit eigener Überschrift hinzu, zum Beispiel Skills oder Languages.

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Mit dem Agenten arbeiten

Ändern Sie alles von Hand oder fragen Sie den Agenten im Chatfeld unten rechts. Bitten Sie ihn zum Beispiel, nachdem Sie Verbatim für das Profil ausgeschaltet haben, “die Anweisung für das Profil so anzupassen, dass es in der dritten Person geschrieben wird”. Er aktualisiert die Anweisung und erklärt, was er geändert hat. Sie und der Agent können an derselben Vorlage arbeiten: Wenn Sie selbst etwas bearbeiten, erfährt der Agent genau, was sich geändert hat, und überschreibt es nicht. Größere Änderungen funktionieren genauso, etwa das Entfernen eines Abschnitts. Wenn der Agent fertig ist, rendert er die Vorlage erneut, um das Ergebnis zu prüfen.

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Vorschau mit einem echten Kandidaten

Öffnen Sie den Tab Preview, wählen Sie einen Kandidaten und klicken Sie auf Preview template. Jeder Kandidat in Ihrer Datenbank funktioniert, wählen Sie also einen, dessen Profil Sie als vollständig kennen. Für eine Vorlage vom Typ Candidate shortlist wählen Sie mehrere Kandidaten. Die Vorschau ist die beste Prüfung, die Sie haben. Stimmt etwas nicht, sagen Sie dem Agenten direkt aus der Vorschau heraus, was er ändern soll, und sehen Sie sich die Vorschau erneut an. Diese Schleife, Vorschau, Feedback geben, prüfen, erneut Vorschau, macht eine Vorlage gut. Ändert sich die Vorlage nach einer Vorschau, wird die Vorschau als stale markiert. Führen Sie sie vor dem Veröffentlichen erneut aus: Publish bleibt nicht verfügbar, bis die Vorschau zur Vorlage passt.

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Was die Vorschau befüllt

Kandidateninformationen werden aus dem Profil befüllt, zusammen mit Feldern wie dem Datum. Alles, wofür Spott nichts hat, erscheint in Klammern, zum Beispiel (INSTITUTION) für einen Abschluss ohne Hochschule im Datensatz oder (CONSULTANT NAME) in einer Fußzeile. Das ist Absicht: Das Dokument zeigt Ihnen, was fehlt, statt etwas zu erfinden.

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Veröffentlichen

Wenn die Vorschau stimmt, klicken Sie oben rechts auf Publish. Geben Sie der Vorlage einen Namen, aktivieren Sie optional Set as default template, um sie zur Standardvorlage Ihres Workspace zu machen, und klicken Sie auf Save. Die Vorlage erscheint unter Published templates, und Ihr Team kann sie sofort nutzen. Um sie später zur Standardvorlage zu machen, klicken Sie auf den Stern daneben. Wie Sie damit ein Dokument erzeugen, steht unter Lebensläufe & Kundendokumente.

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