Telefonate

Mit einer unterstützten Telefonie-Integration (VoIP) telefonieren Sie direkt aus Spott heraus, und jeder verbundene Anruf wird aufgezeichnet, transkribiert und der richtigen Person in Ihrer Datenbank zugeordnet.

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Unterstützte Integrationen

Was Sie bekommen, hängt vom Anbieter ab, beginnen Sie also hier:

• Aircall, RingCentral, Ringover, RingRing und Dialpad: von Spott gebaut und unterstützt. Aircall, RingCentral und Ringover bringen einen Dialer direkt in die Plattform mit, sodass Sie telefonieren, ohne die Seite zu verlassen.
• VoIPPlay und Devyce: Click-to-Call, wobei Anrufe, Notizen und Aufzeichnungen zurück nach Spott synchronisiert werden.

Aktivieren Sie Ihren Anbieter unter Settings → Integrations und wählen Sie dort auch Ihre Nummer aus, auf der Seite des jeweiligen Anbieters. Die vollständige, stets aktuelle Liste finden Sie auf spott.io/integrations. RingRing ist die Ausnahme: Der Anbieter hat noch keine eigene Seite unter Settings → Integrations, wenden Sie sich für die Verbindung also an den Support.

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Was Sie bekommen

• Click-to-Call: Klicken Sie in Spott auf eine beliebige Telefonnummer (in einem Profil, in einer Tabelle, in Suchergebnissen), um sie direkt zu wählen.
• Pop-ups bei eingehenden Anrufen: Ruft ein bekannter Kandidat oder Kontakt an, erscheint unten rechts eine Karte, sodass Sie das Profil öffnen können, bevor Sie abnehmen.
• Jeder Anruf im Aktivitätsverlauf: Verbundene Anrufe landen immer auf dem Tab Activity der Person, die Tatsache des Gesprächs ist also in jedem Fall dokumentiert.
• Aufzeichnung: Verbundene ein- und ausgehende Anrufe werden von Ihrem VoIP-Anbieter aufgezeichnet und in Spott bereitgestellt. Verpasste und nicht angenommene Anrufe werden weder aufgezeichnet noch transkribiert.
• Automatische Transkription und KI-Auswertung: Nach dem Gespräch transkribiert Spott die Aufzeichnung, verknüpft sie über die Telefonnummer mit der richtigen Person und schlägt aus dem Gesagten Profilaktualisierungen und Folgeaufgaben vor.

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Sie entscheiden, aus welchen Anrufen Notizen werden

Protokolliert wird automatisch, eine Notiz nicht. Eine Mindestdauer entscheidet, ob ein Anruf verschriftlicht wird: All calls (keine Mindestdauer) oder 15, 30, 45 oder 60 Sekunden. Kürzere Anrufe erscheinen weiterhin im Aktivitätsverlauf, erzeugen aber keine Notiz. So bleiben Anrufe nach zwei Klingeltönen und Mailboxen aus Ihren Notizen heraus. Sie stellen das als Minimum call duration to transcribe auf der Seite Ihres Anbieters unter Settings → Integrations ein, und es gilt für jede VoIP-Integration, nicht nur für die, von der aus Sie es gesetzt haben.

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Der Anrufdatensatz

Jeder verarbeitete Anruf bekommt in Spott eine eigene Seite, erreichbar über die Aktivität der verknüpften Person. Sie zeigt:

• AI Suggested Updates und Suggested Tasks aus dem Gespräch, die Sie annehmen oder ablehnen können
• Die Aufzeichnung, mit einem Audioplayer
• Das vollständige Transkript
• Einen Detailbereich mit den Teilnehmern und den Anrufdetails (von, an, Beginn und Ende) sowie den mit dem Anruf verknüpften Notizen
• Ask AI, einen Agenten, der Fragen zum Gespräch beantwortet

Persönliche Gespräche, die Sie mit der Spott Mobile App aufzeichnen, werden genauso behandelt: Die Aufnahme wird hochgeladen, transkribiert, verknüpft und bekommt eine eigene Datensatzseite.

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Pop-ups bei eingehenden Anrufen

Geht auf Ihrer verbundenen VoIP-Nummer ein Anruf ein, zeigt Spott unten rechts eine Karte mit dem Anrufer und dem Status des Anrufs (klingelt, läuft, beendet):

• Passt die Nummer zu einem Kandidaten oder Kontakt, wird der Name angezeigt, und ein Klick darauf öffnet das Profil.
• Unbekannte Nummern erscheinen als “Unknown caller”. Spott hält sich hier bewusst zurück, damit zufällige Anrufe Ihre Arbeit nicht unterbrechen.

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Der Anruf hat keine Notiz erzeugt?

Gehen Sie diese Checkliste durch, sie deckt die häufigsten Ursachen ab:

1. Ist die Aufzeichnung bei Ihrem Anbieter aktiviert? Spott transkribiert die Aufzeichnungen, die Ihr Anbieter erstellt. Jeder Anbieter hat seine eigene Aufzeichnungseinstellung (pro Nummer bei Aircall, im Dashboard bei Ringover, im Admin Portal bei RingCentral, pro Anruf oder pro Office bei Dialpad), siehe die Einrichtungsanleitung Ihres Anbieters.
2. Ist Ihre Nummer in Spott ausgewählt? Ohne ausgewählte Nummer werden eingehende Anrufe nicht erkannt und Notizen lassen sich nicht verknüpfen. Wo Sie die Nummer auswählen, steht in der Einrichtungsanleitung Ihres Anbieters.
3. Steht die Telefonnummer der Person im internationalen Format (zum Beispiel +32...)? So ordnet Spott den Anruf dem richtigen Datensatz zu.
4. War der Anruf lang genug? Anrufe unterhalb von Minimum call duration to transcribe auf der Anbieterseite unter Settings → Integrations erscheinen im Aktivitätsverlauf, erzeugen aber keine Notiz. Stellen Sie All calls ein, um das auszuschließen. Verpasste und nicht angenommene Anrufe werden gar nicht protokolliert.

Wenn alles stimmt und trotzdem keine Notizen erscheinen, wenden Sie sich an den Support.

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Gut zu wissen

• Aufgaben entstehen nicht automatisch aus Anrufen. Spott schlägt Aufgaben aus dem Transkript vor, aber Sie entscheiden, was Sie übernehmen.
• Die Namensanzeige im Dialer funktioniert nur in eine Richtung. Wählen Sie per Click-to-Call aus Spott, zeigt Ihr Dialer den Namen der Person. Wählen Sie von Hand oder nehmen Sie einen Anruf entgegen, zeigt der Dialer womöglich nur die Nummer. Der Anruf wird in Spott anschließend trotzdem der richtigen Person zugeordnet, und das Pop-up zeigt, wer anruft.
• Ringover bietet Ihnen zwei Wege zu wählen. Ein Klick auf eine Nummer stellt Ringover zur Wahl, was den Dialer innerhalb von Spott öffnet und wartet, bis Sie auf Dial drücken, und Desktop, was den Anruf an die Ringover-Desktop-App übergibt und sofort wählt. Beides wird bewusst angeboten, damit jeder sein Medium wählen kann, und keines der beiden lässt sich abschalten.
• Ohne VoIP-Integration keine Telefonfunktionen. Telefonnummern und Verträge verwaltet Ihr VoIP-Anbieter, nicht Spott.