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Mit G und danach C springen Sie schnell zum Kalender. Siehe alle Tastenkürzel.

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Prüfen, ob Outlook oder Google mit Spott synchronisiert sind

Stellen Sie sicher, dass Ihr Outlook- oder Google-Konto synchronisiert ist, bevor Sie einen Termin planen. Gehen Sie in Spott auf Settings → Accounts, suchen Sie die Integration Microsoft Outlook oder Google und prüfen Sie, dass eine davon verbunden ist.
Die erste Synchronisierung dauert. Spott synchronisiert jahrelange Kalender- und E-Mail-Historie, was in der Regel 8 bis 12 Stunden braucht. Ihr Kalender kann in dieser Zeit weitgehend leer wirken, geben Sie ihm also Zeit und schauen Sie am nächsten Tag noch einmal nach. Nach der ersten Synchronisierung erscheinen Änderungen nahezu in Echtzeit.
Wie Sie das Konto selbst verbinden, wie die Admin-Zustimmung in Enterprise-Tenants funktioniert und was Ihre Kolleginnen und Kollegen von Ihrem Kalender sehen, steht unter verbundene Konten.

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Die Seite Kalender

Die Seite hat zwei Tabs. Calendar ist Ihre eigene Woche, als Liste oder als Kalenderansicht, mit Ihren anstehenden Terminen in der Seitenleiste und den Kalendern Ihrer Kolleginnen und Kollegen neben Ihrem, sodass sich ein gemeinsamer Termin leicht finden lässt. Aus beiden Ansichten heraus können Sie eine Einladung direkt verschieben oder absagen.
Meetings ist die weitere Sicht: jeder Termin, der in Spott zu einem Datensatz geplant wurde, nicht nur Ihre eigenen. Filtern Sie nach User, um zu sehen, wer wann bei wem gesessen hat. Das ist der schnellste Weg zur Antwort auf “hat kürzlich jemand mit diesem Kunden gesprochen”, ohne einen einzigen Datensatz zu öffnen. Suchen Sie nach Titel und wechseln Sie für dieselben Ergebnisse zwischen List und Calendar.

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Einen neuen Termin planen

Klicken Sie oben rechts auf Schedule Meeting oder doppelklicken Sie auf ein Zeitfenster im Kalender, beziehungsweise ziehen Sie eines auf, wie in Ihrem gewohnten Kalenderprogramm. Achten Sie im Termindialog darauf, dass Send calendar invite eingeschaltet ist, und ebenso Online meeting, wenn Sie sich über Microsoft Teams oder Google Meet treffen wollen. Die Termin-URL wird auf der Plattform Ihres primären E-Mail-Kontos erzeugt.
Legen Sie die Parameter fest, bevor Sie die Termineinladung versenden:
  • Recipients: die Personen, mit denen Sie sich treffen.
  • Subject und E-Mail-Text.
  • Datum und Uhrzeit, mit der Möglichkeit, den Termin zu wiederholen oder ihn als All day zu kennzeichnen.
  • Location: ein physischer Ort oder ein Online-Termin. Ist Online meeting eingeschaltet, erzeugt Spott die Microsoft-Teams- oder Google-Meet-URL für Sie auf der Plattform Ihres primären E-Mail-Kontos. Ein Zoom-Link wird nie erzeugt, der Note Taker kann aber weiterhin einem Zoom-Termin beitreten, zu dem er eingeladen wurde.
  • Show as free: das Zeitfenster in Ihrem Kalender offen lassen, statt es als belegt zu markieren.
  • Hide attendee list: die Einladung versenden, ohne dass die Empfänger einander sehen.
  • Dial in Note Taker: den Note Taker dem Online-Termin beitreten lassen, damit er ihn aufzeichnet und zusammenfasst.

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Die Werkzeugleiste im Editor

Unterhalb des Nachrichtentexts sitzen fünf Bedienelemente:
Hängen Sie eine Datei an, fügen Sie Ihre Signatur ein, starten Sie mit einer Nachrichtenvorlage, ergänzen Sie Ihren Scheduler-Link oder lassen Sie die KI einen Kandidaten oder eine Stelle vorstellen.

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Dateien anhängen, ohne die Einladung zu verlassen

Wenn der Termin mit einem Kandidaten oder Kontakt stattfindet, listet das rechte Panel Browse files die Dateien auf, die bereits an den betreffenden Datensätzen hängen. So hängen Sie eine an, ohne sie auf Ihrem Rechner zu suchen. Sie sind gruppiert:
  • CVs, die Originale beim Kandidaten
  • Reformatted CVs, die gebrandeten Fassungen aus CV und Kundendokumenten, jeweils mit ihrer Sprache gekennzeichnet, damit Sie die passende für den Kunden wählen
  • Other, alles Übrige am Datensatz, etwa eine Arbeitserlaubnis oder ein unterzeichnetes Dokument
Über die Auswahl oben im Panel wechseln Sie zwischen den beteiligten Datensätzen, der Stelle und der Person, sodass Sie die Stellenbeschreibung und den Lebenslauf des Kandidaten in dieselbe Einladung ziehen können.

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Einen Termin verwalten

Klicken Sie im Kalender auf einen Termin, um seine Details zu öffnen. Dort können Sie:
  • Reschedule: Datum oder Uhrzeit ändern und die Aktualisierung an die Teilnehmer senden.
  • Cancel event: den Termin absagen und die Teilnehmer benachrichtigen.
  • Transcript: Transkript und Zusammenfassung des Note Takers für einen aufgezeichneten Termin öffnen.
Sie können andere auch direkt anhand Ihrer Verfügbarkeit Zeit bei Ihnen buchen lassen. Ihre Buchungslinks richten Sie unter Settings → Calls → Scheduler ein und fügen sie mit Insert calendar scheduler link in E-Mails ein. Siehe Scheduler einrichten.