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Mit dem Import-Assistenten legen Sie viele Personen auf einmal in Spott an, etwa bei der Migration aus einem anderen System oder beim Hochladen einer Sourcing-Liste. Jede Zeile Ihrer Datei wird zu einer Person. Pro Import sind bis zu 1.000 Datensätze möglich, aus CSV- oder Excel-Dateien (.xlsx).

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Was Sie importieren können

Beim Hochladen einer Datei legen Sie fest, wofür die Zeilen stehen:
Ja, Kontakte lassen sich ebenfalls importieren. Der Assistent ist nicht auf Kandidaten beschränkt. Wählen Sie Contacts, um Kundenkontakte in großer Zahl zu laden, oder Any, wenn Ihre Datei Kandidaten, Kontakte und Unternehmen mischt.
Unternehmen brauchen keine eigene Datei. Sobald eine Zeile ein Unternehmen enthält, ordnet Spott es einem bestehenden Unternehmen zu oder legt einen neuen Unternehmensdatensatz an und verknüpft die Person damit. Unter Actions können Sie außerdem Add to list oder Add to job wählen, was für jeden Datensatz des Imports gilt.

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Einen Import starten

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Die Kandidatenseite öffnen

Gehen Sie über die Hauptnavigation links zu Candidates.
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Import / Export öffnen

Klicken Sie oben rechts auf Import / Export und wählen Sie Import from CSV. Damit öffnet sich der Import-Assistent. Admins erreichen ihn auch über Settings > Import.
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Datei hochladen und einen Typ wählen

Wählen Sie die CSV- oder Excel-Datei auf Ihrem Rechner, entscheiden Sie sich für Candidates, Contacts oder Any, fügen Sie optional eine Liste oder einen Job hinzu und klicken Sie auf Start Import. Spott analysiert die Datei und bereitet die Zuordnung vor.

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Spalten Spott-Feldern zuordnen

Spott liest Ihre Spaltennamen und Beispieldaten und schlägt für jede Spalte automatisch eine Zuordnung vor. Ihre Überschriften müssen nicht mit den Feldnamen von Spott übereinstimmen: “Job Title” wird als Work Experience Title erkannt, “City” als Location. Prüfen Sie die Vorschläge und passen Sie an, wo es nötig ist. Pro Spalte können Sie:
  • das vorgeschlagene Spott-Feld übernehmen
  • ein anderes Spott field aus der Auswahlliste wählen (nutzen Sie das Suchfeld oben)
  • die Spalte überspringen (Skip the column), sodass sie nicht importiert wird
Übersprungene und nicht zugeordnete Spalten werden ignoriert. Sonst wird nichts aus der Datei importiert, eine Spalte landet also nur dann in Spott, wenn sie einem der unten aufgeführten Felder zugeordnet ist.

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Felder, denen Sie zuordnen können

Das sind die Spott-Felder, die in der Auswahlliste zur Verfügung stehen. Die Liste ist vollständig: Wenn es zu einer Spalte kein passendes Feld unten gibt, lässt sie sich nicht importieren.
Ein Feld für den vollständigen Namen gibt es nicht: Teilen Sie Namen in eine Spalte First Name und eine Spalte Last Name auf. Wenn Ihre Datei nur eine Spalte mit dem vollständigen Namen enthält, legen Sie die geteilten Spalten vor dem Hochladen an und überspringen die kombinierte.
Eigene Felder lassen sich nicht zuordnen. Die Auswahlliste bietet nur die oben aufgeführten Standardfelder an, die eigenen Felder Ihres Workspace werden von einem Import also nicht gefüllt. Setzen Sie diese im Anschluss auf den Datensätzen.
Eine Zeile enthält genau eine Berufserfahrung und genau einen Ausbildungseintrag. Um einen vollständigen Werdegang zu importieren, nutzen Sie stattdessen den Upload eines Lebenslaufs oder die Chrome-Erweiterung, oder reichern Sie die Kandidaten nach dem Import an.

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Beispieldatei

Eine Datei mit diesen Überschriften wird ohne manuelles Nachbessern sauber importiert:
candidates.csv
Spott ordnet Job Title dem Feld Work Experience Title zu, Company dem Feld Work Experience Company und City dem Feld Location. Dieselbe Datei funktioniert für einen Kontaktimport: Die Unternehmensspalte ist das, was jeden Kontakt mit seinem Kundenunternehmen verknüpft.

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Den Import abschließen

Bestätigen Sie die Zuordnung, um den Import zu starten. Spott legt für jede Zeile einen Datensatz an. Nach Abschluss des Imports erscheinen die Datensätze auf der Seite Candidates oder Contacts und lassen sich durchsuchen, filtern, exportieren und zu Listen hinzufügen.
Ein Import legt Datensätze an, er aktualisiert sie nicht. Passt eine Zeile zu einer bestehenden Person, wird diese Person zwar weiterhin dem gewählten Job oder der gewählten Liste hinzugefügt, ihre vorhandenen Daten ändert der Import aber nicht.
Unternehmensnamen müssen exakt übereinstimmen. Wenn eine Zeile kein anderes eindeutiges Merkmal enthält, werden Unternehmen allein über den Namen zugeordnet. Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle, ansonsten muss es exakt passen: “Acme” und “acme” passen zusammen, “Acme” und “Acme BV” nicht. Spott pflegt zwar eine von Hand kuratierte Liste von Aliasnamen bekannter Unternehmen (sodass “Accenture GmbH” und “Accenture PLC” auf dasselbe Unternehmen führen), bei Namen außerhalb dieser Liste entsteht aber bei jeder Abweichung ein neuer Unternehmensdatensatz.

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Tipps für einen erfolgreichen Import

  • Nehmen Sie pro Person mindestens ein eindeutiges Merkmal auf. Empfohlen sind E-Mail oder LinkedIn-URL, damit Spott gegen bestehende Datensätze auf Dubletten prüfen kann.
  • Ordnen Sie Vor- und Nachnamen zu, damit die Datensätze sauber sind.
  • Entfernen Sie leere Zeilen vor dem Hochladen.
  • Verwenden Sie für CSV-Dateien die UTF-8-Kodierung, das ist am verträglichsten.
  • Nutzen Sie in der ganzen Datei ein einheitliches Datumsformat, idealerweise YYYY-MM-DD.
  • Prüfen Sie die Zuordnung von E-Mail und Telefon doppelt, damit keine Daten im falschen Feld landen.
  • Ein Import in einen Job fügt die Personen als Bewerbungen hinzu, kann aber weder ihren Bewerbungsstatus setzen noch Kommentare hinzufügen. Erledigen Sie das nach dem Import in der Pipeline.
Eine Spalte mit der LinkedIn-URL importiert den Link zum Profil der Person, nicht den Inhalt des Profils. Um vollständige LinkedIn-Profildaten zu übernehmen, nutzen Sie die Chrome-Erweiterung oder die Anreicherung nach dem Import.
Die Migration einer vollständigen Datenbank aus einem anderen ATS oder CRM ist eine andere Aufgabe, und unser Team übernimmt sie für Sie. Siehe Datenmigration.