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Kandidaten antworten oft auf eine SMS, wenn sie ein Telefonat nicht annehmen. Mit SMS bleibt dieser Kanal beim Datensatz und nicht auf Ihrem privaten Handy. Sie senden und empfangen Textnachrichten aus Spott heraus, über die SMS-fähigen Nummern Ihres VoIP-Kontos. Jede Nachricht wird beim zugehörigen Kandidaten oder Kontakt gespeichert, und die Verläufe erscheinen in der Inbox neben E-Mail und WhatsApp.

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Unterstützte Anbieter

SMS läuft über Ihren Telefonieanbieter, Sie brauchen also eine Nummer, die Texte senden kann: Nicht jede Nummer eines VoIP-Kontos kann SMS versenden. Erscheint eine Nummer nicht in Spott, klären Sie mit Ihrem Anbieter, ob das Texten für sie freigeschaltet ist.

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SMS einschalten

SMS wird pro Nummer eingeschaltet, auf der Seite des jeweiligen Anbieters unter Settings → Integrations. Öffnen Sie den Anbieter, scrollen Sie zum Block SMS und schalten Sie die Nummern ein, von denen aus Sie texten wollen.
Wie viel Arbeit das ist, hängt vom Anbieter ab, denn sie schneiden SMS unterschiedlich zu:
  • Ringover ist am einfachsten. SMS wird workspaceweit aktiviert, eine Nummer wird also einmal eingeschaltet und ist dann an.
  • RingCentral arbeitet pro Nutzer. Neben den Schaltern für die Nummern gibt es im Block Workspace eine Zeile SMS, in der Sie Ihr eigenes RingCentral-Konto verbinden, und jeder Kollege muss das für sich selbst tun. RingCentral bindet SMS an das jeweilige Konto und gruppiert Nummern nach Extension, angeboten werden Ihnen also die Nummern Ihrer eigenen Extension.
  • Aircall: siehe den Hinweis weiter unten.
  • RingRing hat noch keine Selfservice-Seite unter Settings → Integrations. Die Verbindung funktioniert, aber der Support richtet sie für Sie ein.
Bei Aircall ist der Schalter kein Beweis. Aircall teilt Spott nicht mit, ob eine bestimmte Nummer tatsächlich Texte senden kann, der Schalter lässt sich also so oder so einschalten. Wenn Sie SMS für eine Aircall-Nummer einschalten und keine Nachrichten hinausgehen, lassen Sie sich von Aircall bestätigen, dass das Texten für diese Nummer freigeschaltet ist.

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Eine Nachricht senden

Öffnen Sie einen Kandidaten oder Kontakt und wechseln Sie auf den Tab Communication. Links stehen die für diese Person verfügbaren Kanäle: zuerst die Kanäle des Workspace wie Email, dann Ihre persönlichen, WhatsApp und SMS, jeweils mit der Nummer, über die das Gespräch läuft.
Wählen Sie SMS, um den Verlauf zu öffnen. Darüber stehen die Nummern, von denen aus Sie texten können, wer also mehrere Nummern freigeschaltet hat, sendet von der richtigen. Nummer wählen, unten in das Feld tippen und auf Send drücken.
Ein SMS-Verlauf ist kein Live-Chat. Spott lädt das Gespräch alle 30 Sekunden neu, eine Antwort kann also bis zu einer halben Minute brauchen, bis sie erscheint.
Telefonnummern müssen im internationalen Format gespeichert sein (zum Beispiel +32...), damit eingehende Nachrichten der richtigen Person zugeordnet werden, genau wie bei Telefonaten.

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Wer Ihre Nachrichten sehen kann

SMS-Verläufe sind privat für Sie, den Nutzer, über dessen Nummer sie laufen, genau wie WhatsApp-Gespräche. Kollegen sehen sie nicht, und anders als bei der E-Mail-Sichtbarkeit gibt es keine Einstellung, die das erweitert.

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Gut zu wissen

  • Noch kein Massenversand. SMS ist heute ein Eins-zu-eins-Kanal: Sie können sie weder aus einer Kampagne noch aus einer Automatisierung oder einer Nachrichtenvorlage versenden. Automatisierte SMS sind in mehreren Regionen stark reguliert, deshalb wird das nicht einfach freigeschaltet.
  • Ihr Anbieter rechnet die Nachrichten ab. Spott sendet über Ihr VoIP-Konto, die Nachrichten zählen also gegen das, was Ihr Anbieter für SMS berechnet.
  • Die Nummern kommen von Ihrem Anbieter. Spott vergibt keine Telefonnummern, legen Sie eine SMS-fähige Nummer also zuerst beim Anbieter an oder schalten Sie sie dort frei.