Kandidaten verwalten

Das Kandidatenprofil führt alles zu einer Person zusammen: Berufserfahrung, Gespräche, Dateien und den Kontext für die KI. Diese Seite führt Sie hindurch.

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Ein Kandidatenprofil öffnen

Gehen Sie im linken Menü auf die Seite Candidates und klicken Sie auf den Namen eines Kandidaten. Die Kopfzeile zeigt Name, Position, Unternehmen und Kontaktdaten des Kandidaten. Darunter ist das Profil in drei Tabs gegliedert:

• Overview: alle Informationen zur Person.
• Candidate: Bewerbungen, Vermittlungen und Matching. Siehe Bewerbungen verfolgen.
• Inbox: der vollständige Nachrichtenverlauf über alle Kanäle.

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Schnellaktionen

Oben rechts im Profil finden Sie:

• Das LinkedIn-Profil des Kandidaten.
• Present, um den Kandidaten bei einem Kunden vorzustellen.
• Das Menü Actions: eine E-Mail senden, eine Kalendereinladung verschicken, zu einer Stelle hinzufügen, zu einer Liste hinzufügen, eine Aufgabe anlegen, eine Notiz hinzufügen, in eine Kampagne aufnehmen oder zwei Personen zusammenführen.

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Der Tab Overview

Der Tab Overview hat links eine Reihe von Untertabs und rechts einen Seitenbereich.

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Zusammenfassung

Ihr Ausgangspunkt. Auf Basis des gesamten Profils zeigt Spott:

• Vorgeschlagene Feldaktualisierungen aus jüngsten Anrufen, Terminen und Notizen. Sie erscheinen hier, sobald Spott sie aufgreift, es gibt also nichts abzuholen: Schauen Sie nach einem Anruf auf den Tab Overview und nehmen Sie jede einzeln an oder verwerfen Sie sie.
• Eine kurze KI-Zusammenfassung des Kandidaten.
• Gehaltsvorstellungen.
• Die Stimmung des Kandidaten, abgeleitet aus den jüngsten Gesprächen.
• Vorgeschlagene Aufgaben aus jüngsten Anrufen, Terminen und Notizen. Fahren Sie mit der Maus über eine Aufgabe, um zu sehen, warum sie vorgeschlagen wurde und woher sie stammt, und nehmen Sie sie dann in Ihre Aufgabenliste auf oder verwerfen Sie sie.
• Anstehende Termine.

Die KI-Zusammenfassung, die Gehaltsvorstellungen und die Stimmung des Kandidaten werden aus dem Profil geschrieben, wie es zum Zeitpunkt der Erzeugung aussah. Nachdem Sie den Datensatz korrigiert haben, öffnen Sie die drei Punkte neben einer dieser Überschriften und wählen Regenerate value, damit Spott sie aus dem aktuellen Stand neu schreibt.

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Notizen

Legen Sie Notizen zum Kandidaten oder zu einer seiner Bewerbungen an und verfolgen Sie sie. Mit aktiviertem Spott Notetaker werden Termine automatisch transkribiert und in einer Notiz zusammengefasst. Notizen dienen außerdem als Kontext für die KI-Funktionen. Notizen und E-Mails lassen sich andocken: Sie öffnen sich in einem schwebenden Fenster, das sichtbar bleibt, während Sie sich durch den Rest des Profils bewegen. So notieren Sie etwas, während Sie den Lebenslauf lesen oder die bisherige Kommunikation durchgehen. Eine angedockte Notiz hat eigene Bedienelemente in ihrer Titelleiste: anheften, minimieren, auf Vollbild vergrößern, einen Link darauf kopieren oder eine Erinnerung setzen. Minimiert rutscht sie als kleines Symbol nach unten rechts, bleibt aber offen und ist zurückgeholt, sobald das Gespräch es verlangt.

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Erfahrung

Kenntnisse, Berufserfahrung und Ausbildung des Kandidaten, mit Statistiken zur Verweildauer. Diese Angaben können Sie manuell erfassen, aus einem Lebenslauf auslesen lassen oder mit der Chrome-Erweiterung aus LinkedIn importieren. Wenn zum Kandidaten ein Lebenslauf hinterlegt ist, erscheint oben links auf dem Tab der Schalter Latest CV. Aktivieren Sie ihn, um statt des ausgelesenen Profils das Lebenslaufdokument selbst zu lesen, ohne den Datensatz zu verlassen. Die Unternehmensnamen in der Berufserfahrung sind anklickbar. Ein Klick öffnet eine Vorschau des Arbeitgebers mit Beschreibung, Branche, Mitarbeiterzahl im Zeitverlauf, Finanzierungsrunden und den Mitarbeitenden, die Sie bereits in Spott haben. Aus dieser Vorschau heraus können Sie mit Add as company das Unternehmen als Kundendatensatz anlegen, praktisch, wenn sich der aktuelle Arbeitgeber eines Kandidaten als Interessent entpuppt. Siehe ein Unternehmen anlegen. Die Schaltflächen oben halten das Profil aktuell:

• Add note: eine Notiz festhalten, ohne den Tab zu verlassen.
• Request updated CV: dem Kandidaten einen Link schicken, über den er seinen aktuellen Lebenslauf hochlädt.
• Update with new CV: selbst einen neueren Lebenslauf hochladen. Spott vergleicht ihn mit dem Profil und übernimmt nur, was sich geändert hat.
• Check for updates: das Profil aus LinkedIn auffrischen.
• Generate CV: einen formatierten Lebenslauf in der Vorlage Ihrer Agentur erstellen.

Mehr dazu unter ein Kandidatenprofil aktualisieren.

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Kommunikation

Ihr Nachrichtenverlauf mit dem Kandidaten über E-Mail, verknüpfte E-Mails, WhatsApp und SMS, samt der Möglichkeit, direkt aus dem Profil heraus zu antworten. Die Kanäle stehen links untereinander, getrennt nach denen des Workspace und Ihren persönlichen. Die Synchronisation läuft in beide Richtungen. Auch außerhalb von Spott gesendete Nachrichten erscheinen hier, und umgekehrt. Die Vollbildversion öffnen Sie über den Tab Inbox.

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Dateien

Die Dateien zum Kandidaten, etwa sein Lebenslauf. Klicken Sie auf die drei Punkte neben einem Lebenslauf, um einen formatierten Lebenslauf zu erzeugen, damit jeder Lebenslauf, den Sie mit Kunden teilen, derselben Vorlage folgt. Filtern Sie den Tab nach Dateityp, um auf einem Datensatz, der über Jahre Dokumente gesammelt hat, direkt zur gesuchten Datei zu kommen, statt die ganze Liste durchzuscrollen. Denselben Filter gibt es auf dem Files-Tab jedes Datensatzes, der einen hat. Ein Dokument, das jemand mit der mobilen App gescannt hat, fügen Sie hier über Select upload from mobile app hinzu. Das funktioniert genauso bei Unternehmen, Jobs und Opportunities. Klicken Sie eine Datei an, um sie im Dateiviewer zu öffnen, der Word-Dokumente und PDFs liest, ohne sie herunterzuladen oder an eine andere Anwendung zu übergeben. Mit Strg+F (⌘F auf dem Mac) suchen Sie im Dokument, und mit den Pfeilen gehen Sie die Treffer durch. Bei einem sechsseitigen Lebenslauf ist das der Unterschied zwischen ihn zu lesen und nachzusehen, ob der Kandidat je mit Kubernetes zu tun hatte. Der Viewer ist überall derselbe, wo in Spott eine Datei aufgeht, auch beim Schalter Latest CV, bei E-Mail-Anhängen und bei Kundendokumenten.

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Aufgaben

Anschlussaufgaben zu diesem Kandidaten. Weisen Sie sie sich selbst oder Kolleginnen und Kollegen zu, setzen Sie Fälligkeitsdaten und verfolgen Sie die Erledigung.

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Einwilligungen

Verfolgen Sie die Einwilligungen des Kandidaten (DSGVO und andere Compliance-Anforderungen, mit Art, Quelle und Gültigkeitsdauer) sowie Marketing-Opt-outs, um ihn von Marketing-E-Mails auszunehmen. Dieser Untertab erscheint, wenn die Einwilligungsverwaltung für Ihren Workspace aktiviert ist. Siehe Einwilligungen verwalten.

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Referenzen

Erfassen Sie Referenzen zum Kandidaten und ergänzen Sie Kommentare je Referenz.

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Der Seitenbereich

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Details

Alle Felder des Kandidaten: Kontaktdaten, Ort, Sprachen, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung und alle benutzerdefinierten Felder Ihres Workspace. Klicken Sie auf Show all values, um jedes Feld zu sehen. Wie beim Untertab Experience können diese Werte manuell erfasst, aus einem Lebenslauf ausgelesen oder aus LinkedIn importiert werden. In den Settings legen Sie neue Felder an, ändern ihre Reihenfolge und bestimmen, welche standardmäßig sichtbar sind. Siehe benutzerdefinierte Attribute anlegen.

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Aktivität

Eine Chronik von allem, was am Datensatz passiert ist, mit der Person hinter jeder Änderung. Sie umfasst Aktualisierungen von Attributen, Notizen, Aufgaben, Termine, E-Mails und Nachrichten, Anrufe, Bewerbungen (einschließlich Phasenwechseln) und Kontakte. Über die Schaltfläche Filters oben in der Chronik wählen Sie, welche dieser Ereignistypen sichtbar sind.

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Die KI fragen

Ein persönlicher Agent, der das gesamte Profil kennt: Angaben, Berufserfahrung, Notizen, E-Mails und Bewerbungen. Fragen Sie ihn zum Beispiel:

• “Fasse die Situation bei diesem Kandidaten zusammen.”
• “Gib mir einen Überblick über die Bewerbungen.”
• “Was sollte ich als Nächstes mit diesem Kandidaten tun?”

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Häufige Fragen

• Keine Duplikate. Eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder eine LinkedIn-URL kann in der gesamten Datenbank nur zu einer Person gehören. Passt ein Lebenslauf oder ein Import zu einer vorhandenen Person, aktualisiert Spott diese Person, statt eine Kopie anzulegen.
• Telefonnummern im internationalen Format (zum Beispiel +32...). Spott prüft das bei der Eingabe. So bleiben Dublettenerkennung, Anreicherung und Telefonie-Integrationen zuverlässig.
• Sie wollen wissen, zu wem ein Merkmal gehört? Fügen Sie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer in die globale Suche ein (⌘K / Ctrl+K), um die zugehörige Person zu finden.
• Das Feld Source hält fest, woher ein Kandidat stammt, nicht seinen aktuellen Status, und lässt sich nicht bearbeiten.
• Jemanden als tabu kennzeichnen geht über den Status des Kandidaten, der Do not contact und Do not poach anbietet. Die Statusliste ist fest vorgegeben. Wenn Sie eigene Werte brauchen, legen Sie ein benutzerdefiniertes Attribut an und nutzen Sie dieses.
• Inline-Änderungen brauchen Enter. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer direkt im Feld ändern, bestätigen Sie mit Enter. Klicken Sie daneben, wird die Eingabe verworfen, was sich anfühlt, als würde das Feld nicht speichern.
• Das Massenlöschen verarbeitet bis zu 10.000 Kandidaten auf einmal.
• Ihre eigene Anmelde-E-Mail-Adresse können Sie nicht auf einem Kandidatendatensatz verwenden.
• Profilfotos lassen sich auf einem Kandidatenprofil manuell hochladen.
• WhatsApp auf dem Tab Communication bleibt pro Benutzer privat, die WhatsApp-Verläufe einer Kollegin sind für den Rest des Teams also nicht sichtbar.
• Nummern müssen im internationalen Format vorliegen (zum Beispiel +32...), damit Anrufe und SMS dem Kandidaten zugeordnet werden können.