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Nicht jede Stelle durchläuft denselben Prozess. Eine Zeitarbeitsstelle geht vielleicht von Application direkt zu Interview und Placed, während eine Festanstellung eine Long List, eine Vorstellung beim Kunden und ein Angebot hinzufügt. Mit Multi-Track führt ein Workspace mehrere Pipelines nebeneinander, und jede Stelle folgt dem Track, den Sie für sie wählen.
Multi-Track ist eine Premium-Funktion und nur im Enterprise-Tarif verfügbar.

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So funktionieren Tracks

Ein Track ist eine geordnete Folge von Job Stages. Phasen sind gemeinsame Bausteine: Dieselbe Interview-Phase kann in mehreren Tracks stehen, Sie legen also jede Phase einmal an und verwenden sie überall dort, wo sie hingehört.
  • Jeder Workspace beginnt mit einem Track, dem Standard-Track. Ihre bestehenden Stellen laufen darauf, es ändert sich also nichts, bis Sie einen zweiten Track anlegen.
  • Ein Track enthält immer mindestens eine Phase. Deshalb beginnt das Anlegen eines Tracks mit der Wahl seiner ersten Phase.
  • Jede Stelle folgt einem Track, und ihre Pipeline zeigt nur die Phasen dieses Tracks.
Planen Sie Tracks danach, wie Ihre Teams arbeiten, nicht nach einzelnen Kunden. Typische Aufteilungen sind Zeitarbeit gegenüber Festanstellung oder ein Track je Rollentyp, etwa Business Manager und Akquise. Kommen Sie auf mehr als zehn oder fünfzehn Tracks, ist das meist ein Zeichen, dass einige davon zusammengelegt werden sollten.

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Einen Track anlegen

  1. Gehen Sie in Spott zu Settings.
  2. Öffnen Sie Stages und gehen Sie zum Abschnitt Job Stages.
  3. Klicken Sie auf Add track und geben Sie ihm einen Namen.
  4. Wählen Sie die erste Phase des Tracks: eine bestehende Phase wiederverwenden oder eine neue anlegen und benennen.
  5. Ergänzen Sie die übrigen Phasen und ziehen Sie sie in die richtige Reihenfolge.
Das Anlegen eines Tracks berührt Ihre Stellen nicht. Frühere Versionen fügten beim Anlegen eines Tracks eine Standardphase ein, was eine verwaiste Bewerbung hinterlassen konnte. Heute wählen Sie die erste Phase selbst, und auf Ihren Stellen wird nichts angelegt.

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Phasen wiederverwenden statt duplizieren

Haben zwei Tracks beide einen Interview-Schritt, setzen Sie dieselbe Interview-Phase in beide. Legen Sie eine eigene Phase nur dann an, wenn sie in einem Track existieren soll und in den anderen nicht. Wiederverwendete Phasen halten Ihre Phasenliste kurz und Ihr Reporting über Tracks hinweg vergleichbar: Eine Interview-Phase zählt gleich, egal auf welchem Track eine Stelle läuft.

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Einen Track für eine Stelle wählen

Wenn Sie eine Stelle anlegen, wählt Spott den Standard-Track vor. Wählen Sie im Dropdown einen anderen Track, wenn die Rolle einen anderen Prozess durchläuft.
Der Track einer Stelle lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern. Eine laufende Stelle auf einen anderen Track zu verschieben würde bedeuten, jede Bewerbung von den alten Phasen auf die neuen abzubilden. Prüfen Sie den Track, bevor Sie die Stelle speichern. Wurde eine Stelle auf dem falschen Track angelegt, bleibt derzeit nur, sie auf dem richtigen neu anzulegen.

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Phasenmarkierungen und die Phase für eingehende Bewerbungen

Die Markierungen CV Sent und First Interview sowie die Standardphase für eingehende Bewerbungen werden weiterhin einmal für den ganzen Workspace festgelegt, unter Settings → Stages. Sie gelten für jeden Track. Wählen Sie Phasen, die in jedem Ihrer Tracks vorkommen, sonst passen eingehende Bewerber und Ihre Zahlen für CV Sent und First Interview bei Stellen nicht zusammen, deren Track diese Phasen nicht enthält.

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Einen genutzten Track ändern oder entfernen

Phasen aus einem Track zu entfernen oder einen Track stillzulegen betrifft jede Stelle und jede Bewerbung darauf: Jede Bewerbung muss einer Phase zugeordnet werden, die noch existiert, und die Stellen sind gesperrt, solange das läuft. Weil das nicht rückgängig zu machen ist, wenden Sie sich an den Support, bevor Sie einen Track umbauen, den laufende Stellen nutzen. Am sichersten ist es, die Stellen auf dem alten Track erst abschließen zu lassen und ihn danach stillzulegen.

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Was Multi-Track (noch) nicht kann

  • Eine Phase je Bewerbung. Eine Bewerbung folgt dem einen Track ihrer Stelle. Ein Kandidat kann auf derselben Stelle nicht in einem Track in einer Phase und in einem zweiten Track in einer anderen Phase stehen.
  • Kein Track-Filter. Bewerbungsansichten, das Dashboard und Reports lassen sich nicht nach Track filtern. Phasenbasierte Reports führen die Phasen aller Tracks gemeinsam auf, ein Report über Kandidaten je Phase zeigt also jede Phase des Workspace.
  • Automatisierungen, die durch eine Phase ausgelöst werden, greifen bei dieser Phase in jedem Track, der sie enthält.
  • Nur Stellen. Initiativvorstellungen behalten ihre eigene, einzelne Pipeline und nutzen keine Tracks.

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