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Mit Einwilligungen verwalten Sie Compliance-Anforderungen, die DSGVO ist dabei die häufigste, aber nicht die einzige. Sie werden direkt am Datensatz gespeichert, bei Kandidaten wie bei Kontakten, und umfassen Zweck, Art, Quelle, Rechtsgrundlage und Gültigkeitsdauer. Die Einwilligungserfassung steht zur Verfügung, sobald sie für Ihren Workspace unter Settings → Features aktiviert ist.

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Wo Einwilligungen liegen

Öffnen Sie einen Kandidaten oder Kontakt und gehen Sie im Tab Overview auf den Untertab Consent. Er hat zwei Abschnitte:
  • Consent: die Einwilligungen dieser Person.
  • Marketing Opt-out: Abmeldungen, die den Kandidaten von Marketing-E-Mails ausschließen.

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Einwilligungszwecke konfigurieren

Die Zwecke, für die Einwilligungen von Kandidaten erfasst werden können, verwalten Sie unter Settings → Data Model → Candidates → Consents. Spott bringt Systemzwecke wie Recruiting, Marketing Email, Marketing SMS und WhatsApp Business Marketing mit, jeweils mit einer Standardgültigkeitsdauer. Über Create your own consent purpose legen Sie eigene Zwecke für Ihren Workspace an.

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Eine Einwilligung hinzufügen

Einwilligungen werden manuell angelegt. Spott schreibt keine für Sie, auch nicht, wenn jemand Ihre Bedingungen über den Link Request updated CV akzeptiert. Ihre Bedingungen und Ihre Datenschutzerklärung konfigurieren Sie unter Settings → General.
  1. Öffnen Sie den Kandidaten und gehen Sie auf Overview → Consent.
  2. Klicken Sie auf Add Consent.
  3. Füllen Sie die Felder aus:
    • Purpose, zum Beispiel Recruiting, Marketing Email oder ein eigener Zweck
    • Type und Source
    • Lawful basis, zum Beispiel Consent, Legitimate Interest oder Contract
    • Valid until
  4. Speichern Sie.
Die Einwilligung erscheint in einer Tabelle mit Zweck, Art, Rechtsgrundlage, Quelle, Erfassungsdatum und Ablaufdatum. Von dort aus fügen Sie weitere Einwilligungen hinzu oder löschen bestehende. Jede Einwilligung hat ein Feld Framework, standardmäßig auf GDPR gesetzt und um andere Regelwerke erweiterbar, falls für Sie andere Regeln gelten.

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Compliance einhalten

Spott liefert die Erfassung und die Auslöser, was mit einem Datensatz geschieht, entscheiden weiterhin Sie. In der Praxis ist das eine Routine:
  • Ablaufdaten im Blick behalten, damit Sie eine Einwilligung vor und nicht nach dem Ablauf erneuern.
  • Mit den Compliance-Filtern in den Ansichten Candidates und Contacts alle heraussuchen, deren Einwilligung demnächst abläuft oder bereits abgelaufen ist.
  • Nachfassen und die Erneuerung erfassen. Eine Kampagne oder eine automatische E-Mail übernimmt die Ansprache, die neue Einwilligung landet am Datensatz, sobald geantwortet wird.
  • Abgelaufenes bereinigen, indem Sie diese Datensätze löschen oder anonymisieren, sobald Sie entschieden haben, dass sie weg sollen.
Ein Ablauf markiert einen Datensatz, er handelt nicht. Spott löscht oder anonymisiert weder einen Kandidaten noch einen Kontakt noch dessen Lebenslauf von sich aus. Aufbewahrung ist eine Ermessensentscheidung mit rechtlichen Folgen, und sie bleibt Ihre: Nichts verschwindet aus Ihrer Datenbank, nur weil ein Datum verstrichen ist.

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Einen Teil davon automatisieren

Ein Teil dieser Routine lässt sich abgeben. Das deutlichste Beispiel: Eine Automatisierung kann die Einwilligungs-E-Mail selbst verschicken, sobald ein Kandidat die Phase erreicht, in der Sie danach fragen. Damit hängt das Einholen der Einwilligung nicht mehr daran, dass jemand daran denkt. Erneuerung und Bereinigung bleiben heute Handarbeit: Sie finden über die Compliance-Filter, was abläuft, und entscheiden für jeden Datensatz, was geschieht. Welche Teile sich zu automatisieren lohnen, hängt von den Regelwerken ab, unter denen Sie arbeiten, und davon, wie Ihr Team aufgestellt ist. Sprechen Sie mit Ihrem Customer Success Kontakt, bevor Sie das aufbauen: Er kann Ihnen sagen, was zu Ihrem Ablauf passt und was besser manuell bleibt.