Placements

Zur Seite Placements gelangen Sie schnell mit G und dann P. Siehe alle Tastenkombinationen. Placements stehen in Spott für das erfolgreiche Ergebnis Ihres Recruiting-Prozesses, also den Moment, in dem ein Kandidat für eine Position ausgewählt und bestätigt wird. Eine Platzierung verbindet die Stelle, den Kandidaten und den Kunden miteinander und liefert Ihnen damit einen vollständigen Datensatz zur Besetzung. Platzierungen speisen außerdem Reporting und Umsatzauswertungen und helfen Ihnen so, die Leistung zu verfolgen und das Wachstum Ihres Geschäfts zu planen.

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Eine Platzierung für einen bestehenden Kandidaten anlegen

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Schritt 1. Eine offene Stelle öffnen

In Spott gehen Sie zu Jobs.

• Suchen Sie die Stelle, auf der Sie einen Kandidaten platzieren wollen
• Klicken Sie auf den Stellentitel

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Schritt 2. Einen Kandidaten platzieren

Wählen Sie in der Pipeline des Jobs den Kandidaten aus und klicken Sie in der Aktionsleiste auf Mark placed. Das funktioniert jeweils für einen Kandidaten. Oder öffnen Sie die Bewerbung:

• Klicken Sie auf die Berufsbezeichnung des Kandidaten, direkt unter seinem Namen. Ein Klick auf den Namen öffnet stattdessen das Kandidatenprofil, zielen Sie also auf die Zeile darunter.
• Wählen Sie Mark placed

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Schritt 3. Den Platzierungstyp wählen

Wenn Sie einen Kandidaten als platziert markieren, öffnet sich ein kurzer, geführter Ablauf. Wählen Sie zuerst den placement type, der das Honorarmodell und die danach auszufüllenden Felder festlegt:

• Contingent, ein einmaliges Honorar bei erfolgreicher Platzierung (die typische Festanstellung).
• Retained, Zahlungen in Etappen über die gesamte Suche hinweg. Als Basis dient entweder ein Prozentsatz der Vergütung oder ein Pauschalhonorar, verteilt auf die Zahlungs-Meilensteine Ihrer Vereinbarung.
• Contract, eine Marge auf die Abrechnung eines Contractors, für Zeitarbeit und Interim-Einsätze. Ältere Ansichten und Exporte nennen sie möglicherweise noch Staffing.

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Schritt 4. Die Details ausfüllen

Die weiteren Schritte hängen vom gewählten Typ ab: Fee Details enthält immer das Datum placed at sowie das start- und das end-Datum. Das Honorar selbst wird je nach Typ unterschiedlich erfasst:

• Permanent (Contingent oder Retained): ein Honorar auf die Platzierung, entweder als Prozentsatz der Vergütung oder als Pauschalbetrag. Hat die Stelle bereits einen deal value, geht die Platzierung davon aus, sodass Sie das Honorar, das Sie bei der Übernahme des Auftrags mit dem Kunden vereinbart haben, nicht noch einmal eintippen müssen. Setzen Sie bei einer Contingent-Platzierung ein Enddatum, kehrt der Kandidat nach Vertragsende in den Pool der verfügbaren Kandidaten zurück.
• Contract: das working schedule, die unit (pro Tag oder pro Stunde), der charge rate, der dem Kunden berechnet wird, und der pay rate, den der Contractor erhält. Daraus berechnet Spott den Auftragswert und das Nettohonorar (die Marge). Für Interim-Platzierungen können Sie statt der Ableitung aus dem Arbeitszeitmodell auch eine feste Anzahl abgerechneter Tage angeben. Die Sätze sind optional. Setzen Sie das Häkchen bei No contract rates, um die Platzierung ohne sie zu erfassen, zum Beispiel wenn die Sätze noch nicht vereinbart sind oder außerhalb von Spott abgerechnet werden. Die Felder für die Sätze und die Honoraraufteilung verschwinden, und die Platzierung zeigt keinen Contract value und keinen Projected net fee (margin) statt einer irreführenden Null. Sie können weiterhin Timesheets erfassen, die ihre Sätze aus einer Rate Card beziehen, und Rechnungen erstellen, die dann ohne vorgeschlagene Positionen beginnen.

Die beiden übrigen Schritte sind für jeden Typ gleich:

• Splits: wie das Honorar auf die Nutzer aufgeteilt wird. Die Summe muss 100 % ergeben. Wurde die Aufteilung bereits auf der Stelle vereinbart, hinterlegen Sie sie dort: Dann steht die Vereinbarung schon vor der Platzierung fest, und eine Festanstellung übernimmt die Aufteilung automatisch von der Stelle. Hier können Sie sie weiterhin ändern.
• Extra: die Felder aus Ihrem Platzierungsformular, etwa Grundgehalt, weitere Gehaltsbestandteile, Beteiligungen und Honorare in anderen Währungen. Welche Felder hier erscheinen, entscheiden Sie selbst: Platzierungsformulare richten Sie unter Settings → Templates ein.

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Eigene Platzierungsformulare

Legen Sie so viele Platzierungsformulare an, wie Sie brauchen. Die Praxis kennt mehr Varianten als die drei Typen: Eine Festanstellung mit Bonusmodell erfasst andere Daten als eine mit Beteiligung, und ein Interim-Vertrag mit Satzanpassung wieder andere. Statt alles durch ein einziges Formular pro Typ zu zwängen, bauen Sie ein Formular für jede Variante, die bei Ihnen tatsächlich vorkommt, unter Settings → Templates. Das Formular bestimmt, welche Felder im Schritt Extra und auf dem Platzierungsdatensatz erscheinen. So erfassen Sie genau das, was der jeweilige Typ braucht, zum Beispiel Satzanpassungen und Vertragsverlängerungen bei Staffing-Platzierungen oder Grundgehalt, Bonus und Beteiligung bei Festanstellungen. Die richtigen Felder halten Reporting und Abrechnung sauber. Ist der Ablauf abgeschlossen, trägt die Bewerbung einen Block Placement mit Unternehmen, Stelle, Typ, Startdatum, Honoraraufteilung und Gesamthonorar. Damit ist das Ergebnis auch von der Kandidatenseite aus sichtbar.

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Aus einer Vertragsplatzierung eine Festanstellung machen

Contractors werden übernommen. Wird aus einer Vertragsplatzierung eine Festanstellung, nutzen Sie Convert to contingent placement im Bereich Quick Actions der Platzierung, statt eine zweite Platzierung anzulegen: Die Historie bleibt auf einem Datensatz, und das Honorar wird als einmaliges Contingent-Honorar erfasst und nicht als Vertragsverlängerung. Es öffnet sich derselbe vierstufige Ablauf, den Sie vom Anlegen einer Platzierung kennen. Schritt 2 wechselt von den Vertragssätzen zu einem Contingent fee: Wählen Sie die Berechnungsgrundlage, pauschal oder prozentual, und den Gesamtbetrag. Extend placement direkt daneben ist die andere Möglichkeit: Die nehmen Sie, wenn der Vertrag weiterläuft, statt umgewandelt zu werden.

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Übersicht der Platzierungen

Der Tab Placements in Spott gibt Ihnen einen Überblick über alle Platzierungen in Tabellenform. Jede Spalte steht für ein Merkmal der Platzierung:

• Company, das Unternehmen, bei dem der Kandidat platziert wurde
• Vacancy, die Position, auf der der Kandidat platziert wurde
• Candidate, der Name des Kandidaten
• Placed at, das Datum der Platzierung
• Placed by, die für die Platzierung verantwortliche Person
• Start date, der Vertragsbeginn
• End date, das Vertragsende
• Fee income, der aus der Platzierung erzielte Ertrag
• Fee details and splits, Sie können Netto- und Bruttohonorare erfassen und festlegen, wie das Honorar auf die Nutzer aufgeteilt wird. Die Summe der Aufteilung muss 100 Prozent ergeben.
• Placement form, mit welchem Formular diese Platzierung erfasst wurde

Filtern Sie die Tabelle auf die Platzierungen, die Sie interessieren, etwa nach Unternehmen, nach der platzierenden Person, nach Placed by Team, um die Platzierungen eines Teams zusammen zu sehen, oder nach Datum, und exportieren Sie das Ergebnis nach Excel.

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Honorare erscheinen in beiden Währungen

Platzierungstabellen summieren alles in der Währung Ihres Arbeitsbereichs, damit die Zahlen aufgehen. Ein in einer anderen Währung vereinbartes Honorar wurde deshalb bisher nur umgerechnet angezeigt. Honorarspalten zeigen nun den Betrag in der Währung, in der das Honorar tatsächlich vereinbart wurde, neben dem umgerechneten Wert. Das zählt, wenn Sie eine Platzierung gegen einen Vertrag oder eine Rechnung prüfen. Der umgerechnete Betrag ist der, auf dem Ihr Reporting läuft, und er bewegt sich mit dem Wechselkurs; der lokale Betrag ist der, dem der Kunde zugestimmt hat, und er bewegt sich nicht. Beide zu sehen heißt, eine Platzierung abzugleichen, ohne die Umrechnung zurückzurechnen. Das Dashboard über der Tabelle arbeitet mit einem festen Zeitfenster von drei Monaten und eignet sich deshalb nicht für längere Zeiträume. Die Tabelle selbst filtert auf jeden beliebigen Zeitraum, und ein Platzierungsbericht in Reports kennt gar kein Fenster. Wird ein Honorar unter Kollegen aufgeteilt, zählt die Platzierung trotzdem für den Nutzer unter Placed by. Die Aufteilungsprozente verteilen ausschließlich den gebuchten Umsatz, ein geteiltes Geschäft erscheint also als eine Platzierung für die Person, die sie gemacht hat. Der Nutzerfilter enthält auch deaktivierte Nutzer, nicht nur aktive. Wer das Unternehmen inzwischen verlassen hat, hat die betreffenden Personen trotzdem platziert, und sie wegzulassen würde die Zahlen des Vorjahres unbemerkt kleinrechnen. Dasselbe gilt für die Nutzerfilter bei Notizen und Listen.

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Eine Platzierung bearbeiten oder löschen

Klicken Sie in der Tabelle auf die Platzierung, um sie zu öffnen, und nutzen Sie dann die drei Punkte neben Placed by:

• Edit the placement, wenn Angaben aktualisiert werden müssen. Dazu gehört auch der Wechsel des Platzierungstyps, etwa von Staffing zu Permanent, sowie das Korrigieren eines Honorars oder eines Startdatums.
• Delete the placement, wenn sie nicht mehr relevant ist

Das Bearbeiten einer Platzierung ist Admins vorbehalten. Berater sehen eine Platzierung und können sie öffnen, ein falsches Honorar wirkt deshalb wie etwas, das sie selbst korrigieren könnten, aber die Aktion Edit verlangt Adminrechte. Hat ein Büro keinen eigenen Admin, muss jemand mit dieser Rolle die Änderung vornehmen. Die Detailseite einer Platzierung unterstützt außerdem Dateianhänge, sodass Sie Dokumente wie die unterschriebene Vereinbarung direkt an der Platzierung ablegen können.

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Wenn ein Kandidat abspringt

Eine Festanstellung, bei der der Kandidat vor dem Start zurückzieht oder innerhalb der Garantiezeit geht, sollte nicht gelöscht werden: Die Platzierung hat stattgefunden, und das Löschen entfernt die Historie samt Honorar. Nutzen Sie bei einer Contingent-Platzierung stattdessen Drop out in den Quick Actions der Platzierung. Die Platzierung bleibt in der Tabelle Placements, mit durchgestrichenem Honorar. Sie zählt weiterhin als Platzierung, ihr Honorar zählt aber nicht mehr zu Umsatz oder Rohertrag. Das Honorar wird nicht gelöscht, nur als verloren markiert, sodass Undo drop out es zurückholt, falls der Kandidat doch noch anfängt. Für Drop out brauchen Sie dieselbe Berechtigung wie zum Bearbeiten einer Platzierung.

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Staffing-Platzierungen

Für Zeitarbeit und Staffing enthält der Bereich Placements zusätzlich ein Staffing-Dashboard mit Rohertragsprognosen, berechnet aus den Sätzen, Einheiten und Arbeitszeitmodellen der Staffing-Platzierungen, umschaltbar zwischen wöchentlichen und monatlichen KPIs. Staffing-Platzierungen lassen sich nach Status filtern, etwa nach Verlängerungen oder nach Platzierungen, die demnächst beginnen oder enden. Die tatsächlich gearbeiteten Stunden und Tage einer Vertragsplatzierung werden als Timesheets erfasst, auf Basis einer Rate Card, die Charge Rate und Pay Rate festlegt. Freigegebene Timesheets sind das, was Sie abrechnen.

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Retained-Platzierungen

Retained-Mandate werden in Etappen abgerechnet und haben deshalb einen eigenen Tab neben Contingent und Contract, der sich am Fortschritt orientiert und nicht an einem einzelnen Honorar. Jede Zeile steht für ein Retained-Mandat:

• Company und Role, dazu das Team, das daran arbeitet
• Est. Total fee, was das gesamte Mandat wert ist, wenn es abgeschlossen wird
• Realized fees, was bisher abgerechnet wurde
• Milestones, ein Fortschrittsbalken, der zeigt, wie viele der vereinbarten Meilensteine erreicht sind
• Next milestone, welcher als Nächstes ansteht und was er wert ist, damit Sie sehen, was bald fakturierbar ist
• Placed Candidate, sobald das Mandat besetzt ist

Da die Meilensteine von der Stelle kommen, hinterlegen Sie die Honorarstruktur auf dem Tab Overview der Stelle, bevor Sie die Platzierung erfassen.

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Meilensteine setzen und ein Honorar buchen

Scrollen Sie auf dem Tab Overview der Stelle rechts nach unten und wählen Sie die Honorarstruktur. Mit Retained können Sie die Meilensteine Ihrer Vereinbarung hinzufügen, jeweils mit einem Prozentsatz oder einem Betrag. Um einen Meilenstein als Umsatz zu buchen, setzen Sie das Häkchen bei diesem Meilenstein. Das funktioniert schon, bevor jemand platziert ist, und genau darum geht es bei einem Retainer: Die erste Rate eines Honorars von 30.000 lässt sich zu Beginn der Suche abrechnen, ohne dass ein Kandidat auf der Stelle steht. Im Platzierungsdialog bleibt Retained ausgegraut, solange die Stelle keine Retained-Honorarstruktur trägt. Hinterlegen Sie sie also zuerst auf der Stelle. Der Excel-Export der Platzierungen enthält auch die verschachtelten Feldwerte aus Ihren Platzierungsformularen, sodass Sie alles in Ihren BI-Tools auswerten können. Eigene Platzierungsattribute sind ebenfalls im Export, auf einem eigenen Tabellenblatt der Arbeitsmappe. Dort sucht man sie nicht als Erstes und hält sie deshalb schnell für fehlend.