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Die Inbox führt Ihre Kommunikationskanäle zusammen, damit Ihnen keine Unterhaltung mit Kandidaten oder Kunden entgeht. Mit G und danach I springen Sie direkt zur Inbox. In der linken Seitenleiste steht sie unter Workspace. Die Inbox steht zur Verfügung, sobald die einheitliche Inbox für Ihren Workspace unter Settings → Features aktiviert ist.
Die einheitliche Inbox mit einer geöffneten Unterhaltung

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Ihre einheitliche Ansicht

Die Inbox bündelt die Kommunikationskanäle, die mit Ihrem Konto verbunden sind:
  • E-Mail
  • WhatsApp
  • SMS, über die SMS-fähigen Nummern Ihres VoIP-Kontos
Jede Nachricht wird automatisch mit der passenden Person in Spott verknüpft. Oben auf der Seite finden Sie drei Tabs: Inbox für Ihre Unterhaltungen, Outbox für geplante und in der Warteschlange stehende Nachrichten und Message Templates für die Mails, die Sie immer wieder versenden. Siehe Nachrichtenvorlagen.

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Unterhaltungen durchsehen und lesen

Die linke Spalte listet alle laufenden Unterhaltungen mit Zeitstempel auf. Wenn Sie einen Thread auswählen, öffnet sich rechts der vollständige Verlauf, mit Absender, Empfängern und Anhängen auf einen Blick. Nachrichten bleiben nach Thread gruppiert, sodass auch lange Wechsel übersichtlich bleiben. Filtern Sie die Liste, statt zu scrollen. Sie können die linke Spalte auf die Unterhaltungen eingrenzen, die Sie brauchen, zum Beispiel nur die, die auf eine Antwort warten, sodass bereits erledigte Threads aus dem Blick verschwinden.

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Direkt antworten

Nutzen Sie in der Unterhaltungsansicht Reply oder Reply All. Antworten gehen über Ihre verbundene Integration raus (Gmail, Outlook oder WhatsApp) und werden automatisch in Spott gespeichert. Beim Verfassen können Sie einen Datensatz verknüpfen und Labels vergeben, um den Thread zu ordnen. Die Werkzeugleiste des Editors deckt den Rest ab: Anhänge, Ihre Signatur, eine Nachrichtenvorlage, einen Scheduler-Link und eine KI-Aktion, die Ihnen einen Kandidaten- oder Job-Pitch entwirft. Markieren Sie eine Textstelle, und darüber erscheint ein Formatierungsfenster, einschließlich einer Auswahl für die Schriftgröße. Aptos steht als Schriftart zur Verfügung, sodass in Spott verfasste Mail zu dem passt, was Ihre Kollegen aus Outlook versenden. Das funktioniert in jedem E-Mail-Dialog, nicht nur im Editor der Inbox.
Der Editor der Inbox mit seiner Werkzeugleiste
Spott warnt Sie, bevor Sie eine E-Mail mit leerer Betreffzeile senden. Eine Mail ohne Betreff ist leicht versehentlich verschickt und für den Empfänger leicht zu übersehen, deshalb fängt die Prüfung sie ab, solange Sie noch einen Betreff ergänzen können.

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Eine E-Mail planen

Um eine E-Mail später zu senden, klicken Sie oben rechts im Editor auf Schedule email. Es erscheint eine Zeile Deliver on mit Datum und Uhrzeit, zu der die E-Mail versendet werden soll, und einem Countdown wie In 29 minutes, sodass Sie auf einen Blick sehen, wann das ist. Geplante E-Mails warten im Tab Outbox, bis sie versendet werden. Es sich anders überlegt? Klicken Sie auf Deliver immediately, wo vorher Schedule email stand, um wieder sofort zu senden. Die Uhrzeit neben Deliver on trägt eine Zeitzone, angezeigt als Chip wie GMT+2. Sie steht zunächst auf Ihrer eigenen Zeitzone. Klicken Sie darauf, um eine andere aus einer durchsuchbaren, nach Regionen gruppierten Liste zu wählen. So landet eine E-Mail an einen Kunden in New York um 9:00 Uhr seiner Zeit, ohne dass Sie die Zeitverschiebung ausrechnen müssen. Dieselbe Zeitzonenauswahl finden Sie im Dialog für Kalendereinladungen.

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Kommunikation im Kontext halten

Jede Nachricht ist kontextuell verknüpft: Unterhaltungen mit Kandidaten erscheinen im Untertab Communication des Kandidaten, und derselbe Verlauf ist überall dort sichtbar, wo die Person auftaucht. Alles synchronisiert in beide Richtungen, Aktualisierungen in Ihrem E-Mail-Programm erscheinen also in Spott und umgekehrt. Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail-Integration unter Settings → Accounts aktiv ist, damit die vollständige Synchronisierung läuft.
Die Inbox synchronisiert nur Nachrichten mit Personen, die bereits als Datensatz in Spott existieren (als Kandidat oder Kontakt). Eine Nachricht von einer Adresse, die noch nicht in Ihrem Workspace ist, erscheint erst, wenn Sie diese Person anlegen.

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Die erste Synchronisierung dauert Stunden

Wenn Sie ein Postfach verbinden, kann die erste Synchronisierung bis zu 12 Stunden dauern, bis Ihre Historie vollständig in Spott ist. In der Zwischenzeit ist nichts kaputt: Neue Nachrichten kommen weiterhin an, während der Rückstand dahinter aufgefüllt wird. Verbinden Sie Ihr Postfach lieber am Vortag als am Morgen, an dem Sie es brauchen.

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Sichtbarkeit von E-Mails

Unter Settings → Accounts → Default Email & Calendar Sharing legen Sie fest, wie viel Ihre Kollegen im Workspace standardmäßig von Ihrer E-Mail sehen:
  • Metadata only: Kollegen sehen die Beteiligten und den Zeitstempel. Betreffzeile und Text bleiben den Beteiligten vorbehalten.
  • Subject line and metadata: Kollegen sehen Betreff, Beteiligte und Zeitstempel.
  • Full access: Alles wird mit Ihrem Workspace geteilt, einschließlich Text, Betreffzeile und Anhängen.
Das ist eine persönliche Einstellung: Sie gilt für Ihr eigenes Postfach, jeder Benutzer wählt seine eigene Stufe. Siehe verbundene Konten. Eine E-Mail, die nie hätte synchronisiert werden sollen, etwa eine private Nachricht, kann von einem Benutzer, dessen Rolle die Berechtigung Delete Interaction hat, vollständig aus Spott entfernt werden. Sie verschwindet für alle im Workspace und bleibt in dem Postfach, aus dem sie stammt. Siehe Zugriff verwalten.