Note Taker

Der Spott Note Taker nimmt an Ihren Online-Meetings teil, transkribiert sie in jeder Sprache und macht daraus strukturierte Besprechungsnotizen.

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Schnellstart

1. Verbinden Sie Ihren Kalender von Microsoft Outlook oder Google unter Settings → Accounts. Spott gleicht Ihren Kalender laufend ab, um anstehende Online-Meetings zu erkennen.
2. Gehen Sie zu Settings → Calls und schalten Sie Enable Spott Note Taker ein.
3. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen.

Spott nimmt nur an Meetings teil, die einen gültigen Zoom-, Teams- oder Google-Meet-Link enthalten.

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Den Note Taker ein- und ausschalten

Derselbe Schalter unter Settings → Calls steuert beide Richtungen. Schalten Sie Enable Spott Note Taker aus, wird der Bot sofort von anstehenden Meetings abgemeldet und für neue gar nicht erst eingeplant. Vorhandene Transkripte und Zusammenfassungen bleiben erhalten. Sie müssen sich nicht ein für alle Mal entscheiden. Auch bei ausgeschaltetem Note Taker können Sie ihn von Hand zu einem einzelnen Meeting hinzunehmen. Ein Video Schritt für Schritt finden Sie hier. Sie können den Note Taker auch mitten im Meeting dazuholen, was hilft, wenn ihn jemand entfernt hat oder Sie das Einschalten vergessen haben. Nutzen Sie Dial in Note Taker am Meeting in Spott, dann tritt er dem laufenden Gespräch bei.

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Ihn aus einem bestimmten Meeting heraushalten

Der Bot nimmt an jedem Meeting teil, zu dem Sie eingeladen sind, auch an einer Einladung, die Ihnen lediglich weitergeleitet wurde. So taucht er in einem Kundentermin auf, bei dem Sie nur in Kopie stehen und eigentlich nicht dabei sind.

• Für ein einzelnes Meeting öffnen Sie das Meeting im Kalender und wählen den Note Taker ab.
• Standardmäßig stellen Sie unter Settings → Calls auf Do not join by default und schalten ihn dann pro Meeting ein oder holen ihn nach Gesprächsbeginn dazu.

Diese Einstellung gilt pro Nutzer, einen workspaceweiten Ausschalter gibt es nicht. Belegt ein gemeinsames Postfach wie bookings@ einen Spott-Platz, entscheidet dessen eigene Einstellung darüber, ob der Bot zu allem eingeplant wird, was darüber gebucht wird. Ändern Sie sie also auf diesem Konto und nicht auf Ihrem. Zwei Grenzen sollten Sie kennen. Der Note Taker arbeitet ausschließlich mit Live-Kalenderterminen, eine Audiodatei zum Transkribieren hochladen können Sie also nicht. Und für das Ändern von Anzeigename oder Avatar brauchen Sie die Berechtigung Manage workspace, wobei bereits eingeplante Meetings den Avatar behalten, mit dem sie angelegt wurden. Ein neuer erscheint deshalb nur bei neuen Meetings.

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So funktioniert es

Einmal aktiviert, wird der Note Taker:

• Den Spott-Bot so einplanen, dass er in der Lobby Ihrer künftigen Online-Meetings aus dem synchronisierten Kalender wartet. Die Meetings müssen nicht in Spott angelegt sein.
• Beitreten, sobald der Organisator ihn einlässt.
• Das Meeting aufzeichnen, das Gesagte unabhängig von der Sprache transkribieren und ein knappes, strukturiertes Protokoll erzeugen. Es erscheint in Spott typischerweise 2 bis 5 Minuten nach Ende des Meetings.

Die Zusammenfassungen folgen den Insight-Vorlagen, die Sie in den Einstellungen anpassen können. Das Protokoll kommt also in der Struktur heraus, die Ihr Team möchte, und nicht als generische Nacherzählung. Siehe Insight-Vorlagen. Die Zusammenfassungen greifen auch Gehalt, Vergütung und Zusatzleistungen auf, die im Gespräch zur Sprache kamen, für Recruiter meist der Teil eines Intakes, den man nachlesen möchte. Wie bei jeder Transkription gilt: Gleichen Sie die Zahl mit Ihren eigenen Notizen ab, bevor Sie sie gegenüber einem Kunden oder Kandidaten wiederholen. Der Note Taker kann in der Lobby abgewiesen werden, und sobald er im Meeting ist, können Sie ihn wie jeden anderen Teilnehmer entfernen. Sie behalten durchgehend die Kontrolle.

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Wer die Notizen lesen kann

Wo ein Gespräch überhaupt nicht verschriftlicht werden soll, halten Sie den Note Taker von vornherein heraus, über die oben beschriebene Abwahl pro Meeting.

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Videoaufzeichnung

Admins entscheiden mit der Einstellung Enable Video Recording, ob die Videoaufzeichnung für den gesamten Workspace aktiviert ist. Ist sie deaktiviert, werden neue Meeting-Videos nicht gespeichert. Einzelne Aufzeichnungen lassen sich auch pro Meeting löschen, das Löschen ist endgültig. Um ein Meeting mit einem Kunden zu teilen, laden Sie Transkript oder Video aus der Notiz herunter und versenden es selbst. Jemandem außerhalb Ihres Workspace Zugriff auf die Notiz zu geben, ist nicht möglich.

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Fehlersuche