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Überblick

RingCentral ist ein VoIP-Anbieter. Wenn Sie ihn mit Spott verbinden, rufen Sie jeden Candidate oder Contact per Click-to-Dial an, ohne das Werkzeug zu wechseln. Sämtliche Anrufdaten werden automatisch zurück nach Spott synchronisiert.

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So funktioniert es

Sobald RingCentral verbunden ist:
  • Klicken Sie auf das Telefonsymbol an einem Candidate- oder Contact-Datensatz, um einen Anruf zu starten.
  • Der Anruf wird über RingCentral aufgebaut, die Telefonnummer ist automatisch eingetragen.
  • Anrufnotizen und Aufzeichnungen werden automatisch zurück nach Spott synchronisiert, sobald die Aufzeichnung in RingCentral aktiviert ist (siehe Anrufaufzeichnung aktivieren weiter unten; in RingCentral ist sie standardmäßig aus).

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RingCentral für Ihren Workspace aktivieren

Gehen Sie zu Settings → Integrations → RingCentral und erstellen Sie eine JWT-Anmeldeinformation.
  1. Klicken Sie auf Create JWT Credential, um die RingCentral Developer Console zu öffnen. Der Link beschränkt die Anmeldeinformation automatisch auf die Anwendung von Spott.
  2. Wählen Sie unter Who is permitted to use this credential? die Option Only specific apps of my choice und stellen Sie sicher, dass die Client-ID von Spott eingetragen ist.
  3. Kopieren Sie die erzeugte JWT-Anmeldeinformation, fügen Sie sie in das Feld auf dieser Seite ein und klicken Sie dann auf Connect.
Nur Administratoren können die RingCentral-Integration einrichten. Wenn Sie diese Option nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Workspace-Admin.

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Ihre RingCentral-Nummer auswählen

Gehen Sie zu Settings → Integrations und öffnen Sie RingCentral.
  • Wählen Sie Ihre RingCentral-Nummer aus der verfügbaren Liste.
  • Diese Nummer ist entscheidend dafür, eingehende Anrufe zu empfangen und Anrufnotizen dem richtigen Anrufer zuzuordnen.

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Anrufaufzeichnung aktivieren (optional)

Damit Aufzeichnungen nach Spott synchronisiert werden, aktivieren Sie die Aufzeichnung im RingCentral Admin Portal. Es gibt zwei Möglichkeiten:
  • On-demand recording: Benutzer zeichnen Anrufe jederzeit manuell per Tastendruck auf. Beim Start und beim Ende der Aufzeichnung ertönt ein Hinweis. Aufzeichnungen werden 90 Tage aufbewahrt.
  • Automatic recording: Die Aufzeichnung beginnt zu Beginn jedes Anrufs und endet mit dem Anruf. Standardmäßig ist sie ausgeschaltet.
Beide Varianten lassen sich aktivieren, während eines Anrufs kann aber nur eine aktiv sein. Ist die automatische Aufzeichnung an, hat sie Vorrang, und die Aufzeichnung auf Abruf steht für diesen Anruf nicht zur Verfügung. So aktivieren Sie die Aufzeichnung:
  1. Melden Sie sich unter service.ringcentral.com im RingCentral Admin Portal an.
  2. Gehen Sie zu Call Handling.
  3. Schalten Sie On-demand call recording, Automatic call recording oder beides ein.
  4. Öffnen Sie unter Automatic Call Recording die Liste der Nebenstellen und wählen Sie die aufzuzeichnenden Nebenstellen aus. Vorher wird bei niemandem aufgezeichnet.
  5. Aktivieren Sie für jede dieser Nebenstellen sowohl eingehende als auch ausgehende Anrufe.
  6. Klicken Sie auf Save.
Automatische Aufzeichnung und die Synchronisierung der Aufzeichnungen setzen einen RingCentral-Tarif voraus, der beides enthält (zum Zeitpunkt der Erstellung der Tarif Ultra); prüfen Sie den aktuellen Tarifvergleich von RingCentral.

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Mit dem Telefonieren beginnen

Klicken Sie an einem Candidate oder Contact auf das Telefonsymbol, um einen Anruf zu starten. Anrufdaten und Aufzeichnungen werden automatisch synchronisiert.

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SMS aktivieren

RingCentral-Nummern können auch SMS verschicken, und dieser Teil wird pro Benutzer eingerichtet.
  1. Gehen Sie zu Settings → Integrations → RingCentral.
  2. Suchen Sie im Block Workspace die Zeile SMS und verbinden Sie Ihr eigenes RingCentral-Konto.
  3. Scrollen Sie zum Block SMS darunter und schalten Sie die Nummern ein, von denen aus Sie texten möchten.
Jeder Benutzer verbindet sein eigenes RingCentral-Konto. RingCentral bindet SMS an das einzelne Konto, Ihre Verbindung schaltet das Texten also für niemanden sonst im Team frei: Jede Kollegin und jeder Kollege muss diese Schritte wiederholen. Das ist eine Einschränkung von RingCentral, nicht von Spott. Ringover aktiviert SMS im Vergleich dazu für den gesamten Workspace.
RingCentral gruppiert SMS-Nummern außerdem nach Nebenstelle. Angeboten werden Ihnen die Nummern, die Ihrer eigenen Nebenstelle zugewiesen sind. Deshalb sehen zwei Kollegen hier unterschiedliche Listen.