Zum Hauptinhalt springen
Mit WhatsApp Business schreiben Sie Kandidaten und Kontakte von der WhatsApp-Business-Nummer Ihrer Organisation an statt von Ihrem privaten WhatsApp-Konto. Weil alles über eine Unternehmensnummer läuft, können Sie eine freigegebene Vorlage an viele Empfänger gleichzeitig senden. Damit wird WhatsApp für Ansprache in der Größenordnung nutzbar, die Sie von E-Mail gewohnt sind.
Das ist nicht dieselbe Integration wie WhatsApp. Jene synchronisiert die Konversationen aus Ihrem eigenen WhatsApp-Konto nach Spott und hält sie für Sie privat. Diese hier sendet von einer Unternehmensnummer mit freigegebenen Vorlagen. Sie können beide parallel betreiben, in den Einstellungen stehen sie nebeneinander.

​
Bevor Sie verbinden

Die Verbindung läuft über Meta, und Meta ist streng, welche Nummer es akzeptiert und in welcher Reihenfolge die Schritte erfolgen. Prüfen Sie zuerst Folgendes:
  • Die Nummer ist mit keinem anderen WhatsApp-Konto verknüpft. Dazu zählen die WhatsApp- oder WhatsApp Business-App auf einem Telefon, ein anderes WhatsApp Business-Konto oder ein früherer Verbindungsversuch. War sie es je, geben Sie sie zuerst frei.
  • Die Nummer wird in Spott nicht zum Telefonieren genutzt, also nicht über eine VoIP-Integration.
  • Am besten eignet sich eine ganz neue Nummer. Damit entfällt die Freigabe komplett.
  • Erledigen Sie die gesamte Verbindung in Spott, einschließlich der Verifizierung der Nummer. Richten Sie die Nummer nicht separat im WhatsApp Manager oder anderswo bei Meta ein.

​
Eine bereits genutzte Nummer freigeben

Überspringen Sie diesen Teil, wenn die Nummer ganz neu ist. War sie je mit einem WhatsApp-Konto verknüpft, blockiert Meta die Verbindung, bis die Nummer vollständig freigegeben ist.
1

Entfernen Sie die Nummer aus Ihrem WhatsApp Business-Konto bei Meta

Melden Sie sich in den Meta Business-Einstellungen mit dem Business-Portfolio an, dem das Konto gehört. Öffnen Sie den WhatsApp Manager, gehen Sie zu Ihren Telefonnummern, wählen Sie die Nummer aus und löschen Sie sie. Prüfen Sie, dass sie nicht mehr in der Liste erscheint.
2

Trennen Sie WhatsApp Business in Spott

Haben Sie die Verbindung schon einmal versucht, trennen Sie die Integration auch in Spott vollständig, damit Sie sauber neu beginnen.
3

Prüfen Sie, dass die Nummer frei ist

Sie sollte jetzt mit keinem WhatsApp-Konto mehr verknüpft sein. Ist noch etwas verknüpft, schlägt die Verifizierung unten fehl.

​
Verbinden

1

Starten Sie die Verbindung in Spott

Gehen Sie zu Settings → Accounts, suchen Sie unter Messaging den Eintrag WhatsApp Business und klicken Sie auf Connect. Er steht direkt unter der privaten WhatsApp-Integration und ist mit “Send bulk messages from your business account” beschrieben. Prüfen Sie also, dass Sie die richtige der beiden verbinden.
WhatsApp und WhatsApp Business, beide unter Messaging in Settings → Accounts
2

Fügen Sie Ihre Telefonnummer im Meta-Fenster hinzu

Wählen Sie Enter a new phone number und geben Sie die Nummer ein. Meta sendet einen einmaligen Bestätigungscode. Bei einer Festnetznummer wählen Sie stattdessen die Verifizierung per Anruf.
Das Meta-Fenster, in dem Sie Ihre WhatsApp-Telefonnummer hinzufügen
3

Wählen Sie Ihr Business-Portfolio und Ihr WhatsApp Business-Konto

Wählen Sie Ihr bestehendes Business portfolio und Ihr bestehendes WhatsApp Business account. Ein neues WhatsApp Business-Konto müssen Sie nicht anlegen.
Auswahl des Business-Portfolios und des WhatsApp Business-Kontos im Meta-Fenster
4

Schließen Sie die Schritte bei Meta ab

Durchlaufen Sie den Rest des Ablaufs. Meta leitet Sie anschließend zurück zu Spott.
5

Geben Sie in Spott die Nummer und einen Anzeigenamen ein

Im Fenster Connect WhatsApp Business ist die WhatsApp Business Account ID bereits aus Ihrem Meta-Konto übernommen. Geben Sie dieselbe Telefonnummer erneut ein und einen Display name, am besten einfach Ihren Firmennamen. Diesen Namen sehen die Empfänger in WhatsApp, und er muss zuerst auf business.facebook.com eingerichtet und genehmigt sein.
Das Fenster Connect WhatsApp Business in Spott, mit Konto-ID, Telefonnummer und Anzeigename
Klicken Sie auf Connect. Die Nummer erscheint jetzt in Spott. Weitere Nummern können Sie später hinzufügen.
6

Prüfen Sie den Status

Warten Sie einige Minuten, bis Meta nachgezogen hat, und klicken Sie dann neben der Nummer auf Check status. Sie sollte als verifiziert und verbunden angezeigt werden.
Nach dem Verbinden lässt sich die Nummer nicht mehr in der WhatsApp-App auf einem Telefon verwenden.
Schlägt die Verbindung fehl, machen Sie nicht an dem Schritt weiter, an dem es hakte. Meta ist bei der Reihenfolge der Schritte streng, und jeder Umweg führt zu Fehlern. Geben Sie die Nummer erneut frei wie unter Eine bereits genutzte Nummer freigeben beschrieben, trennen Sie die Verbindung in Spott und beginnen Sie von vorn.

​
Eine Nachricht senden

Öffnen Sie Send WhatsApp Business message von einem Kandidaten oder Kontakt aus oder aus einer Auswahl in einer Liste.
Der Dialog Send WhatsApp Business message mit der Absendernummer und den freigegebenen Vorlagen zur Auswahl
Der Dialog besteht aus drei Teilen:
  • From, die Unternehmensnummer, von der die Nachricht ausgeht. Hat Ihr Workspace mehrere, wählen Sie hier die passende.
  • To, die Empfänger. Fügen Sie so viele hinzu, wie Sie brauchen: es ist dasselbe Feld, ob Sie einer Person oder ein paar hundert schreiben.
  • Die Vorlagen, als Karten dargestellt. Klicken Sie bei der gewünschten auf Select.

​
Vorlagen

Jede WhatsApp-Business-Nachricht geht als Vorlage hinaus. Eine frei formulierte erste Nachricht wie in einem normalen WhatsApp-Chat ist nicht möglich, denn WhatsApp selbst verlangt von Unternehmen vorab freigegebene Formulierungen, wenn sie eine Konversation beginnen. Jede Vorlagenkarte sagt Ihnen, was Sie da auswählen: Vorlagen enthalten Variablen, geschrieben als { Recipient > First Name } und { Job > Name }, die Spott beim Senden pro Empfänger einsetzt. Genau dadurch funktioniert eine Vorlage für eine ganze Liste: jeder bekommt seinen eigenen Namen und seinen eigenen Job statt einer Rundmail.
Lesen Sie vor dem Senden den Textkörper auf der Karte, nicht nur den Namen. Der Name der Vorlage stammt von Ihnen, die Formulierung dagegen ist die von WhatsApp freigegebene, und sie ist es, die beim Kandidaten ankommt.

​
Massenversand

Weil eine Vorlage vorab freigegeben ist und ihre Variablen pro Person aufgelöst werden, deckt ein einziger Versand eine ganze Shortlist ab: eine Interviewerinnerung an alle, die morgen einen Termin haben, ein Status-Update an alle, die auf eine Entscheidung warten, ein Briefing zum ersten Arbeitstag an eine Gruppe neuer Mitarbeiter. Tragen Sie die Empfänger unter To ein, wählen Sie die Vorlage und senden Sie. Jede Person erhält ihre eigene Nachricht in einem eigenen Thread, eine Antwort kommt also als normale Konversation zurück und nicht in einer Gruppe.
WhatsApp ist ein persönlicherer Kanal als E-Mail, und die Menschen behandeln ihn auch so. Eine Vorlage, die wie ein Serienbrief klingt, kostet Sie auf WhatsApp mehr Wohlwollen als dieselben Worte im Posteingang. Beschränken Sie Massenversand auf Nachrichten, auf die der Empfänger tatsächlich wartet.