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Stellen Sie zuerst sicher, dass Aircall in Ihrem Workspace global aktiviert ist. Unter Settings → Integrations → Aircall können Sie das prüfen.

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Aircall für Ihren Workspace aktivieren

Gehen Sie zu Settings → Integrations → Aircall.
  • Klicken Sie auf Enable, damit der Admin Spott Zugriff auf Aircall gewährt
  • Damit kann Ihr Workspace Aircall für Anrufverwaltung und Notizerstellung einbinden
Nur Admins können den Aircall-Zugriff auf Workspace-Ebene erteilen. Wenn Sie die Option nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Workspace-Admin.

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Ihre Aircall-Nummer auswählen

Gehen Sie zu Settings → Integrations und öffnen Sie Aircall. Die Integration sollte jetzt als aktiv aufgeführt sein.
  • Wählen Sie Ihre Aircall-Nummer aus der Liste der verfügbaren Nummern
  • Diese Nummer ist wichtig für:
    • Eingehende Anrufe
    • Das automatische Verknüpfen von Notizen mit dem Anrufer
Die Nummern müssen von Ihrem Admin in Aircall zugewiesen werden, bevor sie hier erscheinen. Für die Auswahl einer Nummer brauchen Sie die Berechtigung Manage workspace settings; wenn die Liste zwar erscheint, aber ausgegraut ist, fehlt Ihnen genau diese. Fragen Sie dann Ihren Workspace-Admin.
Anrufe werden der Nummer zugeordnet, nicht der Person, die gewählt hat. Jede Aircall-Nummer ist mit genau einem Spott-Benutzer verknüpft, und jeder Anruf über diese Nummer wird diesem Benutzer zugeschrieben. Ein Team, das sich eine Nummer teilt, sieht daher alle Anrufe der Person gutgeschrieben, die sie ausgewählt hat, und eine vom falschen Kollegen gewählte Nummer schiebt dessen Anrufe still und leise in den Datensatz einer anderen Person. Jeder Benutzer wählt auf dieser Seite seine eigene Nummer aus.

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Anrufaufzeichnung in Aircall aktivieren

Spott transkribiert und fasst die Aufzeichnungen zusammen, die Aircall erstellt, deshalb muss die Anrufaufzeichnung für Ihre Nummer in Aircall aktiviert sein. Bitten Sie Ihren Aircall-Admin, die Aufzeichnungseinstellung für jede von Ihrem Team genutzte Nummer zu prüfen.
Ist die Aufzeichnung für eine Nummer ausgeschaltet, erscheinen Anrufe zwar weiterhin im Aktivitätsverlauf, es entsteht aber weder ein Transkript noch eine Notiz. Das ist der häufigste Grund dafür, dass ein Anruf ohne Notiz auftaucht.

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Aus dem Browser heraus wählen

Von jeder Telefonnummer eines Candidate oder Contact in Spott aus:
  • Klicken Sie auf die Telefonnummer, um den Aircall-Dialer zu öffnen
  • Die Telefonnummer ist im Widget bereits eingetragen
  • Melden Sie sich bei Aircall an, falls Sie noch nicht angemeldet sind
  • Klicken Sie auf Call, um direkt aus dem Browser zu wählen
Aufgezeichnete Anrufe an eine Nummer, die zu einer Person in Spott gehört, werden automatisch protokolliert, transkribiert und als Notiz zusammengefasst.

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SMS aktivieren

Aircall-Nummern können auch SMS verschicken. Scrollen Sie auf derselben Aircall-Seite in Spott zum Block SMS und schalten Sie die Nummern ein, von denen aus Sie texten möchten.
Klären Sie mit Aircall, ob die Nummer tatsächlich SMS versenden kann. Aircall meldet Spott nicht, ob eine Nummer SMS-fähig ist, der Schalter lässt sich also unabhängig davon aktivieren. Eine Nummer, die keine SMS versenden kann, nimmt den Schalter an und scheitert dann bei der Zustellung. Prüfen Sie das daher zuerst auf der Aircall-Seite.
Spott versendet diese Nachrichten über die Messaging Public API von Aircall, die im Aircall-Konto eine eigene Berechtigung ist. Eine Nummer, die aus der Aircall-App heraus einwandfrei textet, kann aus Spott heraus trotzdem scheitern. Abhilfe schafft die Bitte an den Aircall-Support, diese API für Ihr Unternehmen freizuschalten. Nach einem fehlgeschlagenen Versand schaltet Spott den SMS-Schalter für diese Nummer automatisch aus. Sobald Aircall die Änderung vorgenommen hat, kommen Sie also auf diese Seite zurück und aktivieren ihn erneut. Der Versand aus Spott und aus der Aircall-App funktionieren nebeneinander.

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Wichtige Hinweise

Achten Sie darauf, dass Ihre Aircall-Nummer unter Settings → Integrations → Aircall korrekt ausgewählt ist. Ohne die richtige Nummer werden eingehende Anrufe möglicherweise nicht erkannt und die automatische Notizerstellung schlägt fehl. Einmal eingerichtet, nutzen Sie Aircall direkt aus Spott heraus, ohne die Anwendung zu wechseln. Das macht Ihren Arbeitsablauf effizienter und sorgt dafür, dass alle Anrufe protokolliert werden.
Spott lässt sich auch mit anderen VoIP-Anbietern verbinden, darunter Ringover. Die Einrichtung folgt demselben Muster: Integration unter Settings → Integrations aktivieren und dann auf der Seite des jeweiligen Anbieters Ihre Nummer auswählen.