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Sie erstellen Rechnungen aus dem Platzierungsdatensatz. Spott sendet jede Rechnung als Entwurf an Xero, bereit für Ihr Finanzteam, sie in Xero zu prüfen, freizugeben und zu versenden. Dafür muss die Xero-Integration verbunden sein und Ihre Pay Codes müssen synchronisiert sein. Sobald eine Rechnung in Xero ist, kommt ihr Status zurück an die Platzierung, wie unter Rechnungsstatus verfolgen beschrieben.

Eine Contingent-Platzierung abrechnen

  1. Öffnen Sie die Platzierung und klicken Sie unter Quick Actions auf New invoice oder im Bereich Invoices auf + New invoice.
  2. Provider: Wählen Sie Xero.
  3. Recipient: Spott wählt das Unternehmen der Platzierung. Wechseln Sie zu Contact, wenn Sie stattdessen eine Person abrechnen.
  4. Xero organisation: erscheint nur, wenn mehr als eine Organisation verbunden ist. Spott wählt die primäre Organisation vor, wenn das Unternehmen dort bereits einen Xero-Kontakt hat, sonst eine Organisation, in der es einen hat, sonst die primäre. Legen Sie sie vor dem Xero-Kontakt und den Rechnungspositionen fest, denn eine Änderung leert beide. Nach dem Erstellen der Rechnung lässt sie sich nicht mehr ändern.
  5. Xero contact: Wenn Sie ein Unternehmen in einer Organisation zum ersten Mal abrechnen, wählen Sie den passenden Xero-Kontakt und bestätigen Sie mit Link. Spott merkt sich die Verknüpfung für jede künftige Rechnung an dieses Unternehmen in dieser Organisation, sodass Sie diesen Schritt nicht wieder sehen. Die Verknüpfung lässt sich nicht rückgängig machen, prüfen Sie den Kontakt also genau, bevor Sie bestätigen.
  6. Klicken Sie auf Next und prüfen Sie die Rechnungsdetails:
    • Invoice date und Due date, beide Pflichtfelder.
    • Currency, übernommen aus der Platzierung. Spott rechnet nicht zwischen Währungen um.
    • Line items: Wählen Sie einen Pay Code aus denen der Xero-Organisation der Rechnung, und Spott füllt die Beschreibung aus. Legen Sie Units und Unit cost fest. Bei einem einmaligen Platzierungshonorar ist Units in der Regel 1 und Unit cost das Gesamthonorar der Platzierung.
  7. Klicken Sie auf Create. Die Rechnung erscheint in der Tabelle Invoices der Platzierung mit dem Status Draft und dem Provider Xero.
Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, können Sie sie über das Menü ⋮ in ihrer Zeile bearbeiten, mit Ausnahme ihrer Xero-Organisation. Ihre Änderungen werden mit dem Entwurf in Xero synchronisiert. Die Rechnungshistorie wird in Xero geführt, nicht in Spott.
Sie können ein Unternehmen auch vorab über seine External Links mit seinem Xero-Kontakt verknüpfen. Siehe Unternehmen mit Xero-Kontakten verknüpfen.

Ein Retained-Mandat abrechnen

Retained-Mandate werden pro Meilenstein abgerechnet, sodass Sie jede Etappe in Rechnung stellen können, sobald sie erreicht ist. Die Meilensteine stammen aus der Honorarstruktur der Stelle, eingerichtet wie unter Retained-Platzierungen beschrieben.
  1. Öffnen Sie das Retained-Mandat und klicken Sie auf New invoice.
  2. Haken Sie unter What would you like to invoice? die Meilensteine an, die enthalten sein sollen, zum Beispiel nur Shortlist für die erste Zahlung. Jeder zeigt seinen Prozentsatz und Betrag.
  3. Klicken Sie auf Next und fahren Sie mit Provider, Empfänger, Xero-Organisation, Xero-Kontakt und Rechnungspositionen fort, wie bei einer Contingent-Platzierung.
  4. Klicken Sie auf Create. Der Entwurf erscheint unter Invoices des Mandats.

Eine Vertragsplatzierung aus Timesheets abrechnen

Bei Vertragsplatzierungen rechnen Sie die tatsächlich gearbeitete Zeit ab. Jede Platzierung braucht eine Rate Card, und Sie rechnen ihre freigegebenen Timesheets ab. Wie Sie Rate Cards einrichten und Timesheets erfassen, einreichen und freigeben, steht unter Timesheets, denn nichts davon hängt von Xero ab.
  1. Klicken Sie an der Platzierung auf New invoice. Wählen Sie unter What would you like to invoice? die Option Specific timesheets und haken Sie die Timesheets an, die Sie abrechnen möchten. Nur Approved Timesheets lassen sich anhaken; bei den übrigen steht “Only approved timesheets can be invoiced.” Um ein einzelnes Timesheet abzurechnen, können Sie auch in der Spalte Invoice seiner Zeile auf + New invoice klicken.
  2. Bestätigen Sie Provider, Empfänger, Xero-Organisation und Xero-Kontakt, wie bei jeder anderen Rechnung.
  3. Spott füllt die Rechnungspositionen aus den Timesheets aus: Pay Code, Beschreibung, gearbeitete Einheiten und Stückpreis. Die Positionen werden nach Satz aufgeteilt, sodass reguläre Stunden und Überstunden getrennt erscheinen.
  4. Klicken Sie auf Create. Jedes Timesheet auf der Rechnung verweist jetzt auf den neuen Entwurf.
Der Dialog New invoice auf einer Vertragsplatzierung, mit ausgewählter Option Specific timesheets und zwei freigegebenen Timesheets, die bereits auf dem Rechnungsentwurf INV-0013 stehen
Mehrere Timesheets können auf eine Rechnung, sodass sich ein Monat mit wöchentlichen Timesheets gemeinsam abrechnen lässt.

Die Platzierung als Ganzes abrechnen

Wählen Sie statt Specific timesheets die Option Placement, schlägt Spott eine einzige Position für die ganze Platzierung vor: die Charge Rate mal die geschätzten Einheiten, berechnet aus dem Arbeitszeitmodell sowie Start- und Enddatum, oder 1 Einheit, wenn die Platzierung kein Enddatum hat. Die tatsächlich erfassten Stunden werden dabei nicht berücksichtigt, prüfen und bearbeiten Sie die Position also, bevor Sie auf Create klicken.

Rechnungsstatus verfolgen

Sobald eine Rechnung an Xero übertragen ist, hält Spott ihre Rechnungsnummer und ihren Status synchron. Der Status jeder Rechnung in Spott folgt ihrem Fortschritt in Xero. Aktualisierungen können ein bis zwei Minuten dauern und erfordern unter Umständen ein Neuladen der Seite. Sobald eine Rechnung den Status Draft verlässt, bearbeitet das Finanzteam sie in Xero. Dort vorgenommene Änderungen, etwa ein korrigierter Steuersatz oder Betrag, werden noch nicht nach Spott zurücksynchronisiert. Nur Status und Rechnungsnummer werden übernommen.

Häufige Fragen

  • Kann ich eine Zahlung in Spott erfassen? Nein. Erfassen Sie Zahlungen in Xero, und Spott setzt die Rechnung auf Paid.
  • Der benötigte Xero-Kontakt steht nicht in der Liste. Legen Sie den Kontakt zuerst in Xero an und öffnen Sie die Rechnung dann erneut. Xero-Kontakte lassen sich noch nicht aus Spott heraus anlegen.
  • Ein Pay Code fehlt. Bitten Sie einen Admin, unter Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes auf Sync pay codes zu klicken. Fehlt er danach immer noch, prüfen Sie, ob der Artikel in Xero existiert.
  • Kann ich mehr als eine Xero-Organisation verknüpfen? Ja. Ein Admin kann bis zu 10 verbinden, etwa eine pro juristischer Einheit, über Connect another organisation auf der Seite der Xero-Integration. Jede Rechnung geht an die Organisation, die Sie im Dialog New invoice wählen. Siehe Ihre Xero-Organisationen verbinden.