Rechnungsstellung mit Xero

Sie erstellen Rechnungen aus dem Platzierungsdatensatz. Spott sendet jede Rechnung als Entwurf an Xero, bereit für Ihr Finanzteam, sie in Xero zu prüfen, freizugeben und zu versenden. Dafür muss die Xero-Integration verbunden sein und Ihre Pay Codes müssen synchronisiert sein. Sobald eine Rechnung in Xero ist, kommt ihr Status zurück an die Platzierung, wie unter Rechnungsstatus verfolgen beschrieben.

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Eine Contingent-Platzierung abrechnen

1. Öffnen Sie die Platzierung und klicken Sie unter Quick Actions auf New invoice oder im Bereich Invoices auf + New invoice.
2. Provider: Wählen Sie Xero.
3. Recipient: Spott wählt das Unternehmen der Platzierung. Wechseln Sie zu Contact, wenn Sie stattdessen eine Person abrechnen.
4. Xero contact: Wenn Sie ein Unternehmen zum ersten Mal abrechnen, wählen Sie den passenden Xero-Kontakt und bestätigen Sie mit Link. Spott merkt sich die Verknüpfung für jede künftige Rechnung an dieses Unternehmen, sodass Sie diesen Schritt nicht wieder sehen. Die Verknüpfung lässt sich nicht rückgängig machen, prüfen Sie den Kontakt also genau, bevor Sie bestätigen.
5. Klicken Sie auf Next und prüfen Sie die Rechnungsdetails:
   • Invoice date und Due date, beide Pflichtfelder.
   • Currency, übernommen aus der Platzierung. Spott rechnet nicht zwischen Währungen um.
   • Line items: Wählen Sie einen Pay Code, und Spott füllt die Beschreibung aus. Legen Sie Units und Unit cost fest. Bei einem einmaligen Platzierungshonorar ist Units in der Regel 1 und Unit cost das Gesamthonorar der Platzierung.
6. Klicken Sie auf Create. Die Rechnung erscheint in der Tabelle Invoices der Platzierung mit dem Status Draft und dem Provider Xero.

Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, können Sie sie über das Menü ⋮ in ihrer Zeile bearbeiten. Ihre Änderungen werden mit dem Entwurf in Xero synchronisiert. Die Rechnungshistorie wird in Xero geführt, nicht in Spott.

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Ein Retained-Mandat abrechnen

Retained-Mandate werden pro Meilenstein abgerechnet, sodass Sie jede Etappe in Rechnung stellen können, sobald sie erreicht ist. Die Meilensteine stammen aus der Honorarstruktur der Stelle, eingerichtet wie unter Retained-Platzierungen beschrieben.

1. Öffnen Sie das Retained-Mandat und klicken Sie auf New invoice.
2. Haken Sie unter What would you like to invoice? die Meilensteine an, die enthalten sein sollen, zum Beispiel nur Shortlist für die erste Zahlung. Jeder zeigt seinen Prozentsatz und Betrag.
3. Klicken Sie auf Next und fahren Sie mit Provider, Empfänger, Xero-Kontakt und Rechnungspositionen fort, wie bei einer Contingent-Platzierung.
4. Klicken Sie auf Create. Der Entwurf erscheint unter Invoices des Mandats.

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Eine Vertragsplatzierung aus Timesheets abrechnen

Bei Vertragsplatzierungen ergibt sich der Umsatz aus den tatsächlich gearbeiteten Tagen oder Stunden. Sie richten pro Platzierung einmal eine Rate Card ein, erfassen Timesheets und rechnen jedes freigegebene Timesheet ab.

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1. Eine Rate Card einrichten

Eine Rate Card legt fest, was Sie dem Kunden berechnen und dem Contractor für die gearbeiteten Tage und Zeiten zahlen, und welcher Pay Code gilt.

1. Öffnen Sie die Vertragsplatzierung und wählen Sie im Menü ⋮ den Eintrag Create rate card.
2. Wählen Sie ein Template, falls Ihr Admin eines angelegt hat, oder füllen Sie die Felder selbst aus:
   • Name, zum Beispiel “Standardsätze”.
   • Pay code, der Xero-Pay-Code, der bei der Abrechnung verwendet wird.
   • Unit, Day oder Hour. Wenn Sie nur tageweise abrechnen, verwenden Sie Day.
   • Currency, Base charge rate (dem Kunden berechnet) und Base pay rate (an den Contractor gezahlt).
3. Klicken Sie auf Next, um Regeln für Sätze hinzuzufügen, die vom Basissatz abweichen, etwa für Überstunden. Legen Sie für jede Regel fest:
   • Rule name, zum Beispiel “Überstunden”.
   • Applies to, der ganze Tag oder ein Teil des Tages. Ein Teil des Tages erfordert eine Start- und Endzeit und ist nur bei stundenbasierten Rate Cards verfügbar.
   • Days, zum Beispiel Samstag und Sonntag.
   • Pay code, Billable, Charge rate und Pay rate.
4. Fügen Sie mit + Add rule weitere Regeln hinzu und klicken Sie dann auf Create.

Admins können wiederverwendbare Rate Cards unter Settings → Templates → Rate Card Templates → Rate Cards speichern. Lässt eine Vorlage die Charge Rate und Pay Rate leer, verwendet Spott die Sätze aus der Platzierung.

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2. Ein Timesheet erfassen

1. Wählen Sie an der Platzierung New timesheet aus dem Menü ⋮ oder im Bereich Timesheets.
2. Period: Wählen Sie This week, Last week, Last 2 weeks, This month oder Custom. Ein Timesheet muss innerhalb der Platzierungsdaten liegen und darf sich nicht mit einem bestehenden überschneiden.
3. Lassen Sie Prefill the week from the working schedule angehakt, um mit den regulären Arbeitstagen und -zeiten der Platzierung zu beginnen.
4. Days / Hours: Passen Sie an, was gearbeitet wurde.
   • Tagesbasierte Rate Cards: Schalten Sie jeden gearbeiteten Tag ein. Es werden nur ganze Tage unterstützt.
   • Stundenbasierte Rate Cards: Legen Sie pro Tag Start- und Endzeiten fest. Doppelklicken Sie auf den Balken, um einen weiteren Block hinzuzufügen, zum Beispiel Überstunden am Abend. Jede Farbe steht für eine andere Regel der Rate Card.
5. Check: Prüfen Sie die Gesamtzeit sowie Charge und Pay pro Tag und klicken Sie dann auf Next und Save.

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3. Das Timesheet einreichen und freigeben

Ein gespeichertes Timesheet beginnt als Draft. Wählen Sie im Menü ⋮ seiner Zeile Submit und danach Approve, sobald der Kunde zugestimmt hat. Sie können es auch mit Edit bearbeiten oder mit Void stornieren.

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4. Das freigegebene Timesheet abrechnen

1. Klicken Sie in der Zeile des freigegebenen Timesheets in der Spalte Invoice auf + New invoice.
2. Bestätigen Sie Provider, Empfänger und Xero-Kontakt, wie bei jeder anderen Rechnung.
3. Spott füllt die Rechnungspositionen aus dem Timesheet aus: Pay Code, Beschreibung, gearbeitete Einheiten und Stückpreis. Die Positionen werden nach Satz aufgeteilt, sodass reguläre Stunden und Überstunden getrennt erscheinen.
4. Klicken Sie auf Create. Die Zeile des Timesheets verweist jetzt auf den neuen Rechnungsentwurf.

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Rechnungsstatus verfolgen

Sobald eine Rechnung an Xero übertragen ist, hält Spott ihre Rechnungsnummer und ihren Status synchron. Der Status jeder Rechnung in Spott folgt ihrem Fortschritt in Xero. Aktualisierungen können ein bis zwei Minuten dauern und erfordern unter Umständen ein Neuladen der Seite. Sobald eine Rechnung den Status Draft verlässt, bearbeitet das Finanzteam sie in Xero. Dort vorgenommene Änderungen, etwa ein korrigierter Steuersatz oder Betrag, werden noch nicht nach Spott zurücksynchronisiert. Nur Status und Rechnungsnummer werden übernommen.

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Häufige Fragen

• Kann ich eine Zahlung in Spott erfassen? Nein. Erfassen Sie Zahlungen in Xero, und Spott setzt die Rechnung auf Paid.
• Der benötigte Xero-Kontakt steht nicht in der Liste. Legen Sie den Kontakt zuerst in Xero an und öffnen Sie die Rechnung dann erneut. Xero-Kontakte lassen sich noch nicht aus Spott heraus anlegen.
• Ein Pay Code fehlt. Bitten Sie einen Admin, unter Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes auf Sync pay codes zu klicken. Fehlt er danach immer noch, prüfen Sie, ob der Artikel in Xero existiert.
• Können Contractors ihre Timesheets selbst einreichen? Noch nicht. Timesheets werden von Ihrem Team in Spott erfasst, eingereicht und freigegeben.
• Kann ich mehr als eine Xero-Organisation verknüpfen? Noch nicht. Die Unterstützung mehrerer Organisationen folgt in den nächsten Wochen.