QuickBooks

Mit der QuickBooks-Integration können Ihre Berater Rechnungen für Platzierungen direkt in Spott erstellen und an QuickBooks Online senden. Ihr Finanzteam versendet sie dann wie gewohnt in QuickBooks und erfasst die Zahlung, und Spott verfolgt den Status jeder Rechnung an der Platzierung. Mit der Integration können Sie:

• Ihre QuickBooks-Produkte und -Dienstleistungen als Pay Codes nach Spott synchronisieren, sodass Rechnungspositionen dieselben Codes und Beschreibungen verwenden wie in QuickBooks.
• Ein Spott-Unternehmen einmalig mit seinem QuickBooks-Kunden verknüpfen oder den Kunden aus Spott heraus anlegen, sodass jede künftige Rechnung an die richtige Rechnungsstelle geht.
• Rechnungen erstellen aus Contingent-, Vertrags- und Retained-Platzierungen, auch Rechnungen auf Basis freigegebener Timesheets.
• Auf einen Blick sehen, welche Platzierungen abgerechnet sind, welche Rechnungen noch offen sind und welche bezahlt wurden.

Diese Seite behandelt die Einrichtung der Integration. Wie Sie Rechnungen erstellen und ihren Status verfolgen, sobald sie in QuickBooks sind, beschreibt Rechnungsstellung mit QuickBooks. Versand und Abgleich der Rechnungen erfolgen in QuickBooks, nicht in Spott.

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Bevor Sie beginnen

Prüfen Sie Folgendes, bevor Ihr Team seine erste Rechnung erstellt:

• Ein Spott-Admin hat QuickBooks verbunden. Die Verbindung wird einmal für den gesamten Workspace hergestellt, mit einer oder mehreren QuickBooks-Firmen.
• Ihre Produkte und Dienstleistungen sind in QuickBooks eingerichtet. Spott importiert sie als Pay Codes, mit ihren Namen und Beschreibungen.
• Automatically send imported invoices ist in QuickBooks ausgeschaltet. Ist die Einstellung aktiv, sendet QuickBooks jede Rechnung aus Spott per E-Mail an den Kunden, sobald sie ankommt. Sie finden sie in QuickBooks unter Settings → Account and settings → Sales → Invoice payments.

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Ihre QuickBooks-Firmen verbinden

1. Gehen Sie zu Settings → Integrations und wählen Sie QuickBooks.
2. Klicken Sie auf Connect und melden Sie sich mit Ihrem Intuit-Konto an.
3. Wählen Sie unter Please select your company die QuickBooks-Firma, die verknüpft werden soll, und klicken Sie dann auf Connect, um Spott den Zugriff zu erlauben. Spott zeigt Successfully connected! und führt Sie zurück. Die Firma erscheint als Ihre Primary company.
4. Um eine weitere Firma zu verknüpfen, etwa eine zweite juristische Einheit, klicken Sie auf Connect another company und wählen Sie sie auf dieselbe Weise aus. Sie erscheint als Connected company.

Jede Firma hat eine eigene Zeile mit ihrem Namen und Connected. Firmen sind in Spott nicht an eine Marke, Einheit oder Niederlassung gebunden. Jede Rechnung geht an die QuickBooks-Firma, die Sie beim Erstellen wählen, wie unter Rechnungsstellung mit QuickBooks beschrieben.

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Eine Firma trennen

Öffnen Sie auf der Seite der QuickBooks-Integration das Dropdown neben Connected in der Zeile der Firma und klicken Sie auf Disconnect. Nur diese Firma wird getrennt, alle anderen bleiben verbunden. Ihre Rechnungen, Kundenverknüpfungen und Pay Codes bleiben erhalten, lassen sich aber erst wieder verwenden, wenn Sie sie erneut verbinden. Die primäre Firma ist immer die zuerst verbundene. Wenn Sie sie trennen, wird die älteste verbleibende Firma primär. Wird die Verbindung auf der Seite von QuickBooks beendet, klicken Sie in der Zeile der Firma auf Reconnect.

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Pay Codes aus QuickBooks synchronisieren

Pay Codes sind die Leistungen, die Sie abrechnen, etwa ein Honorar für eine Festanstellung oder ein Stundensatz für Entwicklung. Sie stammen aus Ihren Produkten und Dienstleistungen in QuickBooks.

1. Öffnen Sie auf der Seite der QuickBooks-Integration Manage pay codes. Alternativ gehen Sie zu Settings → Templates → Rate Card Templates → Pay Codes.
2. Klicken Sie neben Sync pay codes: Import the latest item codes from QuickBooks auf Sync. Sind mehrere Firmen verbunden, werden alle auf einmal importiert, und die Liste ist nach Firma gruppiert.
3. Importierte Codes erscheinen in der Liste unter ihrer QuickBooks-Firma, zusammen mit ihrer Beschreibung.

Ist auch Xero verbunden, hat die Seite Pay Codes für jeden Provider eine eigene Zeile Sync pay codes. Synchronisieren Sie erneut, sobald Ihr Finanzteam Produkte und Dienstleistungen in QuickBooks hinzufügt oder ändert. Die Synchronisierung ist einseitig: Änderungen in QuickBooks kommen in Spott an, aber Pay Codes, die Sie in Spott anlegen, werden nicht an QuickBooks gesendet. Ein Code existiert in Ihrem Workspace nur einmal. Haben zwei Firmen jeweils ein Produkt oder eine Dienstleistung mit demselben Code, führt Spott einen gemeinsamen Pay Code mit einer Beschreibung, der mit beiden verknüpft ist.

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Einen Spott-Pay-Code nach QuickBooks übernehmen

Wenn Sie einen Pay Code in Spott angelegt haben und ihn jetzt über QuickBooks abrechnen möchten:

1. Legen Sie in QuickBooks ein Produkt oder eine Dienstleistung mit einem Namen an, der exakt dem Spott-Pay-Code entspricht, einschließlich Groß- und Kleinschreibung und Leerzeichen. OT und ot gelten als unterschiedliche Codes.
2. Klicken Sie danach in Spott erneut auf Sync.

Spott verknüpft die beiden, und der Pay Code wird unter seine QuickBooks-Firma verschoben. Alle Rate Cards und Timesheets, die ihn bereits verwenden, funktionieren weiter.

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Beschreibungsvorlagen

Die Beschreibung eines Pay Codes wird zur Positionsbeschreibung auf der Rechnung. Statt festem Text können Sie sie als Vorlage schreiben, die Angaben aus der Platzierung einsetzt. Das funktioniert für jeden Pay Code, auch für die aus QuickBooks synchronisierten: Öffnen Sie einen QuickBooks-Pay-Code in Spott und ergänzen Sie seine Beschreibung um Variablen.

1. Öffnen Sie einen Pay Code und klicken Sie in das Feld Description.
2. Tippen Sie { und wählen Sie eine Platzierungsvariable, etwa Vorname, Nachname, Unternehmen oder Startdatum.

So wird zum Beispiel Placement of { First name } { Last name } at { Company }, starting { Start date } auf der Rechnung zu Platzierung von John Doe bei Acme, Beginn am 2024-02-01.

• Nur Platzierungsvariablen können verwendet werden.
• Eine Beschreibung ohne Variablen wird so übernommen, wie sie geschrieben ist.
• Deckt eine Rechnung mehrere Platzierungen ab, lassen sich die Variablen nicht ausfüllen, und die Position lautet N/A. Bearbeiten Sie diese Position vor dem Versand von Hand.

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Unternehmen mit QuickBooks-Kunden verknüpfen

Jedes Spott-Unternehmen wird über einen QuickBooks-Kunden abgerechnet. Sie können die Verknüpfung vorab im Unternehmensdatensatz herstellen oder bei der ersten Rechnung an dieses Unternehmen. Sind mehrere QuickBooks-Firmen verbunden, kann ein Spott-Unternehmen in jeder einen QuickBooks-Kunden haben. So stellen Sie die Verknüpfung im Unternehmensdatensatz her:

1. Öffnen Sie das Unternehmen in Spott und klicken Sie auf External Links.
2. Klicken Sie auf das + neben QuickBooks.
3. Sind mehrere Firmen verbunden, wählen Sie die QuickBooks company. Die primäre ist vorausgewählt.
4. Wählen Sie den QuickBooks customer aus dem Dropdown.

Gibt es den Kunden in QuickBooks noch nicht, wählen Sie beim Erstellen der Rechnung Create QuickBooks customer. Nach der Verknüpfung geht jede Rechnung an dieses Unternehmen in dieser QuickBooks-Firma an denselben Kunden, und Sie werden nicht erneut gefragt. Anders als bei Xero lässt sich die Verknüpfung rückgängig machen: Lösen Sie sie über die Schaltfläche External Links auf der Unternehmensseite.