Llamadas telefónicas

Conectar una integración de telefonía (VoIP) compatible te permite llamar directamente desde Spott, con cada llamada conectada grabada, transcrita y vinculada a la persona correcta de tu base de datos.

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Integraciones compatibles

Lo que obtienes depende del proveedor que uses, así que empieza por aquí:

• Aircall, RingCentral, Ringover, RingRing y Dialpad: desarrolladas y mantenidas por Spott. Aircall, RingCentral y Ringover incluyen un marcador dentro de la plataforma, así que puedes llamar sin salir de la página.
• VoIPPlay y Devyce: llamada con un clic, con las llamadas, las notas y las grabaciones sincronizándose con Spott.

Activa tu proveedor en Settings → Integrations y selecciona ahí también tu número, en la página del propio proveedor. Consulta la lista completa y siempre actualizada en spott.io/integrations. RingRing es la excepción: todavía no tiene página en Settings → Integrations, así que ponte en contacto con el equipo de soporte para que lo conecte.

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Lo que obtienes

• Llamada con un clic: haz clic en cualquier número de teléfono de Spott (en un perfil, en una tabla, en los resultados de búsqueda) para marcarlo directamente.
• Avisos de llamada entrante: cuando llama un candidato o un contacto conocido, aparece una tarjeta en la esquina inferior derecha de la pantalla para que puedas abrir su perfil antes de descolgar.
• Todas las llamadas en el historial de actividad: las llamadas conectadas siempre se registran en la pestaña Activity de la persona, así que el hecho de que hablaste con ella queda constatado en cualquier caso.
• Grabación: las llamadas conectadas, entrantes y salientes, las graba tu proveedor de VoIP y quedan disponibles en Spott. Las llamadas perdidas y sin respuesta no se graban ni se transcriben.
• Transcripción automática e insights de IA: después de la llamada, Spott transcribe la grabación, la vincula a la persona correcta por el número de teléfono y sugiere actualizaciones del perfil y tareas de seguimiento a partir de lo que se dijo.

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Tú decides qué llamadas se convierten en notas

El registro es automático; la nota no. Una duración mínima de llamada decide si una llamada se transcribe: All calls (sin mínimo) o 15, 30, 45 o 60 segundos. Todo lo más corto se sigue registrando en el historial de actividad, pero no genera nota, lo que mantiene fuera de tus notas las llamadas de dos tonos y los buzones de voz. Lo configuras en Minimum call duration to transcribe, en la página de tu proveedor dentro de Settings → Integrations, y se aplica a todas las integraciones de VoIP, no solo a aquella desde la que lo configuraste.

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El registro de llamada

Cada llamada procesada tiene su propia página en Spott, accesible desde la actividad de la persona vinculada. Está organizada como una página de reunión, en dos columnas. A la izquierda:

• La grabación, con un reproductor de audio, o No recording for this call cuando no la hay
• Suggested actions extraídas de la conversación. Una tarjeta como 3 suggested updates to review abre el diálogo Suggested Updates al hacer clic en Review, y Suggested Tasks enumera los seguimientos que ha sacado a la luz la llamada. Acepta o rechaza cada uno.
• Las notas vinculadas a la llamada

A la derecha, la pestaña Details reúne los datos de la llamada (fecha, hora, From y To), los Participants y la transcripción completa, que puedes copiar o descargar, en bruto o con marcas de tiempo. Al lado, Ask AI responde preguntas sobre la llamada. A diferencia de una página de reunión, hacer clic en una línea de la transcripción no mueve el reproductor de audio.

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Cuando la transcripción está en el idioma equivocado

La transcripción detecta el idioma que se habla en la llamada y, en un equipo bilingüe, de vez en cuando se equivoca. El resultado es una transcripción llena de disparates verosímiles, y las sugerencias de IA construidas sobre ella no son mejores. No tienes que dar la llamada por perdida. Vuelve a transcribirla en un idioma concreto desde el registro de la llamada: Spott procesa la misma grabación otra vez con el idioma que elijas en lugar del que había adivinado. Las conversaciones presenciales grabadas con la aplicación móvil de Spott reciben el mismo tratamiento: la grabación se sube, se transcribe y se vincula, con su propia página de registro.

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Avisos de llamada entrante

Cuando entra una llamada en tu número VoIP conectado, Spott muestra una tarjeta en la esquina inferior derecha con quien llama y el estado de la llamada (sonando, en curso, finalizada):

• Si el número coincide con un candidato o un contacto, se muestra su nombre y al hacer clic se abre su perfil.
• Los números desconocidos aparecen como “Unknown caller”. Spott lo mantiene deliberadamente discreto para que las llamadas aleatorias no interrumpan tu trabajo.

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¿La llamada no ha generado ninguna nota?

Repasa esta lista de comprobación; cubre las causas que vemos más a menudo:

1. ¿Está activada la grabación en tu proveedor? Spott transcribe las grabaciones que hace tu proveedor. Cada proveedor tiene su propio ajuste de grabación (por número en Aircall, el panel en Ringover, el Admin Portal en RingCentral, por llamada o por oficina en Dialpad); consulta la guía de configuración de tu proveedor.
2. ¿Está seleccionado tu número en Spott? Sin tu número seleccionado, las llamadas entrantes no se reconocen y las notas no se pueden vincular; consulta la guía de configuración de tu proveedor para ver dónde se selecciona.
3. ¿Está el número de teléfono de la persona en formato internacional (por ejemplo +32...)? Así es como Spott asocia la llamada al registro correcto.
4. ¿Duró bastante la llamada? Las llamadas por debajo de Minimum call duration to transcribe, en la página de tu proveedor dentro de Settings → Integrations, se registran en el historial de actividad pero no generan nota. Ponlo en All calls para descartar esta causa. Las llamadas perdidas y sin respuesta no se registran en absoluto.

Si todo está correcto y las notas siguen sin aparecer, ponte en contacto con el equipo de soporte.

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Conviene saber

• Las tareas no se crean automáticamente a partir de las llamadas. Spott sugiere tareas a partir de la transcripción, pero tú decides qué aceptas.
• La visualización del nombre en el marcador funciona en un solo sentido. Cuando llamas con un clic desde Spott, tu marcador muestra el nombre de la persona. Cuando marcas a mano o recibes una llamada, el marcador puede mostrar solo el número; después la llamada se sigue atribuyendo a la persona correcta en Spott, y el aviso muestra quién llama.
• Ringover te ofrece dos formas de marcar. Al hacer clic en un número puedes elegir entre Ringover, que abre el marcador dentro de Spott y espera a que pulses Dial, y Desktop, que pasa la llamada a la aplicación de escritorio de Ringover y marca de inmediato. Las dos se muestran a propósito para que cada persona elija su medio, y ninguna se puede desactivar.
• Sin integración de VoIP, no hay funciones de llamada. Los números de teléfono y las suscripciones los gestiona tu proveedor de VoIP, no Spott.