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Los consentimientos te permiten gestionar los requisitos de cumplimiento normativo, siendo el RGPD el más habitual pero no el único. Se guardan directamente en el registro, tanto en candidatos como en contactos, e incluyen la finalidad, el tipo, el origen, la base jurídica y el periodo de validez. Además de los consentimientos de cada registro, la página Compliance de Tools te da una vista de todo el espacio de trabajo: una lista de Suppressions con todas las personas a las que Spott ya no envía correos de marketing ni automáticos, una lista de Duplicate candidates y Files. La página Compliance de Tools está disponible en todos los espacios de trabajo. El registro de consentimientos en los registros está disponible cuando se activa para tu workspace en Settings → Features.

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Dónde están los consentimientos

Abre un candidato o un contacto y ve a la subpestaña Consent de la pestaña Overview. Tiene dos secciones:
  • Consent: los consentimientos de esa persona.
  • Marketing Opt-out: las bajas que excluyen al candidato de los correos de marketing.
La subpestaña Consent con los consentimientos y las bajas de marketing

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Configurar las finalidades de consentimiento

Las finalidades de consentimiento que se pueden registrar en un candidato se gestionan desde Settings → Data Model → Candidates → Consents. Spott incluye finalidades del sistema como Recruiting, Marketing Email, Marketing SMS y WhatsApp Business Marketing, cada una con un plazo de caducidad por defecto. Usa Create your own consent purpose para añadir finalidades propias de tu workspace.
Finalidades de consentimiento de candidato con sus plazos de caducidad por defecto

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Añadir un consentimiento

La mayoría de los consentimientos se crean a mano, en la ficha, como se explica abajo. La excepción es el enlace Request updated CV: cuando un candidato acepta ahí tus condiciones, su consentimiento se escribe por ti en la subpestaña Consent. Tus condiciones y tu política de privacidad se configuran en Settings → General.
  1. Abre el candidato y ve a Overview → Consent.
  2. Haz clic en Add Consent.
  3. Rellena los campos:
    • Purpose, por ejemplo Recruiting, Marketing Email o una finalidad propia
    • Type y Source
    • Lawful basis, por ejemplo Consent, Legitimate Interest o Contract
    • Valid until
  4. Guarda.
El consentimiento aparece en una tabla con su finalidad, su tipo, su base jurídica, su origen, la fecha de recogida y la fecha de caducidad. Desde ahí puedes añadir más consentimientos o eliminar los que ya existen. Cada consentimiento tiene un campo Framework, con el valor GDPR por defecto y ampliable a otros marcos si trabajas bajo normativas distintas.

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Supresiones

Tools → Compliance → Suppressions lista a todas las personas a las que Spott ya no enviará correo desde tu dominio, con el motivo y el origen. Las personas llegan a la lista cuando:
  • Se dan de baja (Unsubscribe) con el enlace de un correo de marketing, o de un correo automático enviado con Send email from your configured domains. Ambos llevan siempre un enlace Unsubscribe, y la lista indica la campaña o la automatización de la que procede.
  • Rebotan (Bounce): un correo dirigido a ellas rebotó de forma permanente.
Una persona suprimida queda excluida de las campañas de marketing y de las automatizaciones con Send email from your configured domains. No lo detiene todo: las campañas de outreach y los correos que escribes desde tu propio buzón no llevan enlace de baja y aún pueden llegarle, así que consulta la lista antes de escribir a alguien a mano. Una baja desde una dirección que no figura en ningún registro de Spott no se registra. Antes de que salga un correo de marketing, Spott comprueba además en segundo plano si cada dirección es válida, y no envía a las que no lo son. Así se mantiene baja tu tasa de rebote y se protege la reputación de tu dominio de envío. Usa la lista para revisar los rebotes: si alguien rebotó, busca una dirección más reciente antes de descartarlo. Consulta las supresiones en marketing.

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Candidatos duplicados

Tools → Compliance → Duplicate candidates lista a los candidatos que parecen la misma persona. El consentimiento y las bajas solo son fiables cuando cada persona tiene un único registro: una baja en una copia no hace nada por la otra. Revisa los pares y fusiónalos, de uno en uno. Consulta fusionar duplicados.

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Mantener el cumplimiento

Spott te da el seguimiento y los avisos; tú sigues decidiendo qué pasa con cada registro. En la práctica es una rutina:
  • Vigila las fechas de caducidad para renovar el consentimiento antes de que venza, no después.
  • Usa los filtros de cumplimiento de las vistas de candidatos y contactos para sacar a todas las personas cuyo consentimiento está a punto de caducar, o ya ha caducado.
  • Contacta con ellas y registra la renovación. Una campaña o un correo automático se encarga del contacto; el nuevo consentimiento se anota en el registro cuando respondan.
  • Actúa sobre lo caducado, eliminando o anonimizando esos registros una vez hayas decidido que deben desaparecer.
La caducidad marca un registro, no actúa sobre él. Spott nunca elimina ni anonimiza por su cuenta un candidato, un contacto o su CV. La conservación de datos es una decisión con consecuencias legales, y sigue siendo tuya: nada desaparece de tu base de datos porque haya pasado una fecha.

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Automatizar una parte

Una parte de esta rutina se puede delegar. El ejemplo más claro: una automatización puede enviar ella misma el correo de consentimiento cuando un candidato llega a la fase en la que lo pides, de modo que recoger el consentimiento deja de depender de que alguien se acuerde. La renovación y la limpieza siguen siendo manuales hoy por hoy: usas los filtros de cumplimiento para encontrar lo que está caducando y decides qué pasa con cada registro. Qué partes merece la pena automatizar depende de los marcos normativos que te apliquen y de cómo esté organizado tu equipo. Habla con tu contacto de Customer Success antes de montarlo: puede decirte qué encaja con tu forma de trabajar y qué es mejor dejar manual.