Plantillas

En Settings → Templates editas las plantillas por defecto que Spott reutiliza en todo el producto, para que tu equipo mantenga la coherencia. Los tipos de plantilla disponibles son:

• Presentation Email Templates: los correos con los que se presentan candidatos y ofertas. Eliges una de estas al presentar un candidato a un cliente.
• Email Templates: tus plantillas de correo personales y las del workspace.
• Note Templates: estructuras de nota reutilizables para tu workspace.
• Insight Templates: las instrucciones que usa la IA para generar los insights de las llamadas. Consulta Spott Note Taker.
• Job Description Templates: las instrucciones que usa la IA para generar descripciones de puesto.
• Placement Forms: definen los campos personalizados y la disposición que se usan al registrar una colocación.

Abre cualquier categoría para consultar, editar o crear plantillas dentro de ella. Las plantillas de Word detrás de los CV con formato y los informes de candidato no están en esta página: las configura el equipo de Spott para tu workspace. Consulta Plantillas de CV e informes más abajo.

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Plantillas de insight

Las plantillas de insight son las que más se desaprovechan, porque no es evidente qué controlan. Son las instrucciones detrás de cada nota automática: cuando el Note Taker redacta una reunión, o cuando se transcribe una llamada, el resumen se escribe con la estructura que defines aquí. Cambia una plantilla y todas las notas escritas después seguirán la nueva. No tienes por qué quedarte con una. Lo habitual es que un workspace tenga unas cuantas, cada una para un tipo de conversación distinto: una toma de necesidad, una reunión con cliente, una entrevista con candidato o un registro de candidato.

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Spott elige la plantilla por ti

Esta es la parte que merece la pena entender. Cada plantilla lleva una Description, que responde a “cuándo hay que aplicar esta”, y la lista la muestra como Applied when. Spott lee esas descripciones y elige la plantilla que encaja con la conversación, así que no tienes que escoger una en cada reunión. Eso convierte la descripción en el campo más importante de la plantilla. Escríbela como una situación, no como una etiqueta: “Use for candidate interviews focused on personality traits, behavioral characteristics, and soft skills assessment” le dice muchísimo más a la IA que “Personality”. Si las descripciones se solapan demasiado, la elección se vuelve arbitraria, así que mantén claras las fronteras entre plantillas.

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De qué se compone una plantilla

Haz clic en el lápiz de una plantilla para editarla. Tiene un Title, la Description de la que hablábamos y una o varias Sections, que puedes arrastrar hasta dejarlas en el orden en que quieres leer la nota. Cada sección lleva:

• Title, el encabezado que aparece en la nota.
• Instructions, el prompt de esa sección. Aquí está el trabajo de verdad: di qué hay que captar, qué incluir y qué evitar. Merece la pena leer las plantillas incluidas como ejemplos, por ejemplo una instrucción que termina con “use objective, verifiable language, avoid subjective labels unless the candidate uses those terms”.
• Length, de corta a larga, para que una sección sea una línea o un párrafo.
• Format, por ejemplo viñetas o texto seguido.

Las secciones pueden contener subsecciones, y ambas tienen una variante repetitiva, para cuando el mismo bloque debe generarse una vez por elemento tratado en la conversación, como un bloque por puesto comentado. Usa Create Insight Template para añadir una plantilla para un tipo de conversación que tengas a menudo.

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Cambiar una plantilla no reescribe las notas antiguas

Cada nota conserva el resumen con el que se escribió. Si mejoras una plantilla, o si Spott eligió la que no era para una conversación, puedes volver a resumir esa nota a partir de su transcripción con la plantilla que quieras. Consulta reescribir una nota automática.

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Plantillas de CV e informes

El botón Generate CV de un candidato, el Reformatted CV que adjuntas al presentar un candidato, el informe de candidato y el documento de shortlist salen todos de una plantilla de Word configurada para tu workspace. Envía esa plantilla una sola vez a support@spott.io y todos los documentos que genere tu equipo a partir de ahí la seguirán.

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Qué enviar

• Un .docx en blanco, con tu maquetación, tus encabezados y tus elementos de marca ya colocados y sin datos de ningún candidato. Tiene que contener todas las secciones que quieras en el documento final.
• Tus reglas de formato dentro de la plantilla: cómo se escriben las fechas (por ejemplo Jan 2024 - Mar 2025) y si una sección debe leerse como párrafos largos, párrafos cortos o viñetas.
• Un ejemplo relleno, un CV o un informe real en la maquetación final, completo.
• Cuánto puede reescribir Spott: mantener la redacción exacta del candidato, reformular y limpiar ligeramente, o resumir y reestructurar con libertad.
• Los idiomas que debe admitir la plantilla. Por defecto es el inglés.

Todas las secciones de la plantilla se generan siempre, así que diséñala sin secciones que deban desaparecer cuando estén vacías.

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Requisitos de formato

• Solo Word .docx. Ni .doc, ni Pages, ni una exportación de Google Docs, ni un PDF de la plantilla.
• Las maquetaciones a una columna funcionan mejor. Los diseños a dos columnas son mucho más difíciles de rellenar de forma limpia, así que evítalos siempre que puedas.
• Sin cuadros de texto, marcos flotantes ni SmartArt. Las tablas y las imágenes en línea no dan problemas.

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Qué se rellena automáticamente

Solo se rellena la información del candidato. Todo lo demás, como el consultor que lleva el expediente, el puesto al que se opta o una referencia interna, se queda como marcador en el documento para que lo completes tú. El formato con viñetas también tiene sus límites: los estilos de viñeta complejos o anidados pueden no salir exactamente como se ven en tu plantilla original.