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La página Candidates te ofrece tres formas de encontrar personas: la barra de búsqueda para consultas rápidas, los filtros estructurados para recortar tu base de datos con precisión y la pestaña Search para hacer sourcing en profundidad con IA sobre todo el pool. Abre la página Candidates desde el menú de la izquierda (atajo: G y después A; consulta todos los atajos de teclado).
La página Candidates con la barra de búsqueda y el botón Filters

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Usar la barra de búsqueda

La barra de búsqueda está arriba a la izquierda de la tabla de candidatos. Escribe un nombre o una palabra clave y la lista se va reduciendo mientras tecleas.
¿Quieres saber de quién es una dirección de correo o un número de teléfono? Usa la búsqueda global (⌘K / Ctrl+K) en su lugar. Encuentra a la persona a la que pertenece un identificador en toda la base de datos.

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Búsqueda booleana

La barra de búsqueda admite consultas booleanas completas con AND, OR, NOT y paréntesis. Spott pasa al modo booleano automáticamente en cuanto tu consulta contiene comillas dobles:
Así tienes un control preciso cuando una búsqueda por palabras clave devuelve demasiado.
Una consulta booleana en la barra de búsqueda de candidatos

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Aplicar filtros estructurados

Haz clic en el botón Filters, encima de la tabla, para añadir un filtro. Los filtros están agrupados por el tipo de dato con el que trabajan. El menú se construye a partir de tu propio workspace, así que es más largo que cualquier lista de aquí: tus atributos personalizados y los campos que añaden tus integraciones también aparecen en él. Estos son los grupos que conviene conocer.
  • Current Job Title, Years of Experience y Keywords
  • Company, con el sector y las empresas anteriores
  • Location y Education
  • Compensation y Last Interaction
  • Jobs: todo el que está en un proceso para una vacante o una empresa concreta, o todo el que está ahora mismo en una fase determinada
  • Rejected: todo aquel cuya candidatura se cerró, filtrable por quién le puso fin, By Us, By Candidate o By Client, y por la etiqueta de rechazo que se registró. Las dos cosas juntas son la forma de encontrar a quien merece la pena recuperar: alguien a quien el cliente descartó porque el puesto ya estaba cubierto no es el mismo prospecto que alguien que se retiró, y ninguno de los dos se parece a un candidato al que tu equipo rechazó por competencias.
  • Lists y Source
  • Para los candidatos sincronizados desde la base de CV de VDAB, la fecha en que su CV se actualizó por última vez en VDAB, por la que puedes filtrar y ordenar, además de la fecha en que se creó el registro en Spott. Responden a preguntas distintas: la fecha de creación dice cuánto tiempo llevas con el perfil, la fecha de VDAB dice cómo de actualizado está de verdad. Ordena por ella para trabajar primero los perfiles recién renovados.
  • Phone number, incluido su area code, para poder recortar una lista por prefijo telefónico cuando el campo de ubicación viene pobre
  • Cualquier campo personalizado que haya configurado tu workspace
  • Filtros de Compliance, como el estado del consentimiento, cuando el seguimiento del consentimiento está activado
El menú de filtros con sus grupos de filtros
Por defecto, los resultados cumplen todos los filtros aplicados. Usa el menú de tres puntos de un filtro aplicado para combinarlos con any en lugar de con todos, por ejemplo “París o Londres”. Para recortes más complejos, combina filtros en grupos de filtros: cada condición del grupo se une con AND o con OR, y basta con hacer clic en el operador que hay delante de una condición para cambiarlo.
Un grupo de filtros que combina titulación, ubicación y experiencia con AND
Location ofrece Set location para un radio alrededor de un punto y Set area para una zona con nombre, que puede ser una ciudad, una región o un país. Mientras escribes, cada sugerencia lleva una etiqueta que indica qué es, como Region, Municipality o Place, para que distingas la región “Flanders, Belgium” de un pueblo con el mismo nombre antes de elegirla. Las ubicaciones se geocodifican, así que “London” y “Greater London” llevan a la misma zona. Para cambiar un filtro de ubicación entre un radio y una zona, cambia su operador en el chip del filtro. Ya no hace falta borrar el filtro y volver a añadirlo, y así además conservas el lugar que ya habías elegido. Set area también acepta continentes enteros: Europe, North America, South America, Asia, Africa y Oceania. Van bien para el recorte grueso que haces antes que nada, como dejar fuera a todo el que está fuera de Europa en un puesto que no puede patrocinar un visado. Location filtra también por código postal, el corte preciso cuando un área con nombre es demasiado amplia y un radio demasiado redondo. Es el filtro al que recurrir cuando un cliente recluta por distrito postal, o cuando un turno solo funciona para quien vive en ciertos códigos. El filtro Location se comporta igual en todo Spott, en contactos, empresas y vacantes, no solo en candidatos. No existe un filtro de “ha recibido un correo” como tal. El que buscas es Last Interaction, ya que el correo es uno de los contactos que lo actualizan: filtra por Last Interaction At para saber cuándo fue el último contacto, por Last Interaction With para saber con qué compañero fue, o por el más amplio Last Activity Date para cualquier actividad sobre el registro.

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Texto a filtros con IA

No hace falta que sepas dónde vive cada filtro. Escribe una descripción en el cuadro de filtros, por ejemplo “React developer con más de 5 años de experiencia que viva en California”, y Spott la convierte en filtros con AI Text to filters. Las ubicaciones siguen lo que has escrito de verdad. Pide “a menos de 30 km de Gante” y obtienes un filtro de radius alrededor de Gante; nombra un lugar sin distancia, como “que viva en Flandes”, y obtienes un filtro de area para ese lugar.
AI Text to filters convirtiendo una descripción en filtros

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Filtros predefinidos

Un conjunto de filtros que usas a menudo se puede guardar como preset filter, para aplicarlo con un clic en lugar de rehacerlo cada vez. Con tus filtros aplicados, abre el menú de filtros, pasa el cursor por Preset filters y elige Save current filter set.
El submenú Preset filters con Save current filter set
Ponle nombre al preset y guárdalo. A partir de ahí aparece bajo Preset filters, listo para aplicar.
El diálogo Save preset filter
Mientras que una vista guarda toda la configuración de la tabla, un preset guarda solo el conjunto de filtros. Los presets también están disponibles al editar los prefiltros de una búsqueda, así que puedes reutilizar el mismo conjunto de filtros para el sourcing en profundidad:
Un preset filter guardado disponible en el diálogo Edit pre-filters

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Guardar filtros en vistas

Guarda un conjunto de filtros como vista para volver a él más adelante. Puedes crear tantas vistas como quieras:
  • Haz clic en el selector de vistas (al principio muestra All)
  • Configura tus filtros
  • Haz clic en Save view
  • La vista guardada ya está disponible en el desplegable
Cuando cambias los filtros, la ordenación o las columnas de una vista, aparece un aviso de guardar o descartar en la parte superior de la tabla. Los cambios solo se mantienen si los guardas. Consulta usar vistas para saber todo lo que contiene una vista.
El selector de vistas con las vistas guardadas
Mientras que la barra de búsqueda y los filtros trabajan sobre los campos del perfil, Search lanza una búsqueda ordenada por IA sobre todos los candidatos de tu base de datos, incluidas sus notas y los archivos adjuntos etiquetados como CV (el resto de adjuntos no se buscan). Ábrela desde Search, en Tools, en el menú de la izquierda, o desde la pestaña Search que hay junto a All candidates, arriba a la izquierda de la página Candidates.
La pestaña Search con el cuadro de instrucciones y las búsquedas recientes
Describe el perfil ideal con tus propias palabras, o usa Start from para basar la búsqueda en una vacante que ya existe en Spott o en una descripción de puesto pegada. Spott convierte lo que escribes en prefiltros y criterios que revisas antes de lanzar la búsqueda, y después ordena los resultados por puntuación de coincidencia. Nada de lo que Spott deduce es definitivo: puedes añadir, editar o eliminar cualquier prefiltro o criterio, tanto antes de lanzar la búsqueda como después. Las etiquetas que hay bajo el cuadro de instrucciones, por ejemplo Job Title, Location y Experience, se encienden a medida que Spott reconoce esos datos en tu descripción. Sirven para comprobar qué ha entendido antes de lanzar la búsqueda.

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Búsquedas recientes e historial

Tus búsquedas recientes están bajo el cuadro de instrucciones, cada una con sus prefiltros y criterios, su mejor coincidencia y el número de candidatos encontrados. Haz clic en una para reabrirla en lugar de volver a describir el perfil. Search History, arriba a la derecha, muestra la lista completa. Ponle a una búsqueda un nombre que reconozcas más adelante, como el cliente y el puesto, en lugar de identificarla por sus instrucciones. Una búsqueda iniciada desde una vacante lleva un enlace a esa vacante, para que vuelvas con un clic al puesto para el que se hizo.
La pestaña Search con Search History abierto a la derecha

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Leer los resultados

Search y Matching funcionan con el mismo motor y devuelven la misma tabla de resultados. Allí se explica en detalle cómo encajan las dos mitades de una búsqueda:

Filtros y criterios

Por qué los prefiltros reducen el pool y los criterios ordenan lo que queda.

Leer una puntuación de coincidencia

Puntuaciones de 0 a 100, la valoración con pulgares por criterio y el razonamiento detrás.
Los chips de prefiltros y criterios que hay encima de los resultados siguen siendo editables. Abre cualquiera de los dos para ajustar la búsqueda y volver a lanzarla, en lugar de describir el perfil desde cero.

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Actuar sobre los resultados

Recorre la lista con las pestañas All, To Review y Reviewed. Marca los candidatos que quieras y aparecerá una barra de acciones en la parte inferior de la tabla.
La barra de acciones masivas con Accept, Mark as reviewed y Enrich
  • Accept mueve los candidatos seleccionados a un pipeline. Se abre un selector de fase para que elijas dónde aterrizan, con las fases que haya configurado tu workspace.
  • Mark as reviewed los mueve a la pestaña Reviewed, para que sigas avanzando por los que aún no has valorado.
  • Candidate Actions y Communication Actions contienen las operaciones masivas sobre los registros seleccionados, entre ellas Generate Shortlist, que vuelca la selección en una shortlist en Word para el cliente.
  • Enrich busca los correos y teléfonos que faltan en la selección. Consulta enriquecimiento de contacto.
El selector de fase que se abre desde Accept

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Cambiar un campo en muchos registros a la vez

Esa misma barra de acciones incluye una actualización de atributos, que abre un diálogo llamado Update Candidate Attribute. Elige el atributo, define el valor y se escribe en todos los registros que has seleccionado. El selector cubre tus atributos personalizados y Main Contact, lo que lo convierte en la forma de pasar un lote de candidatos a otro consultor después de una importación, o de fijar un estado personalizado en toda una lista sin abrir los registros uno a uno. Funciona con candidatos y contactos. Las empresas todavía no tienen equivalente, así que marcar unos cientos de empresas como off-limits sigue teniendo que hacerse registro por registro. Las acciones masivas que escriben en los registros, como añadir una selección a una vacante, procesan 1.000 registros cada vez. Los lotes más grandes hay que dividirlos o pasarlos a soporte. Hay dos excepciones: añadir a una lista admite hasta 9.999 registros de una vez, y el borrado masivo hasta 10.000. Un envío masivo de correo llega a cada persona en su dirección profesional primero y en la personal después, tomando la marcada como principal cuando hay más de una. A quien tenga la dirección solo en el campo personal se le sigue contactando. Esa resolución se explica al completo en en qué dirección se contacta con un destinatario, y, a diferencia de una campaña, un envío masivo no te da ningún control sobre ella.
Un envío masivo de correo desde Communication Actions va deliberadamente pausado, con 30 a 90 segundos entre mensajes para que tu proveedor no interprete la ráfaga como spam. Un envío a 50 personas se lleva casi una hora y no hay forma de acelerarlo. No hay nada atascado: míralos salir en lugar de volver a enviar.
Usa Share Search, arriba a la derecha, para pasarle la búsqueda a un compañero.

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Organizar los resultados

  • Por defecto la tabla se ordena por última actividad, así que los candidatos activos recientemente aparecen primero.
  • Ordena por cualquier columna ordenable desde el menú de su cabecera. Las ordenaciones se guardan como parte de la vista.
  • Los resultados de la pestaña Search y del matching siempre se ordenan por puntuación de coincidencia.
  • Borra todos los filtros para volver a la lista completa de candidatos.
Hay dos reglas de ordenación que anulan la ordenación por columna sin avisar. Un filtro similar to sobre el puesto ordena los resultados por similitud, así que al hacer clic en la cabecera de una columna parece que no pasa nada; cambia ese filtro a is, o añade un filtro de última interacción, y la ordenación vuelve. Las pestañas Search y de matching se comportan igual, ordenadas por puntuación de coincidencia. Para contar los resultados de una búsqueda, usa select all: el número aparece junto a la selección. La tabla en sí no muestra ningún total. Todos los demás sitios donde Spott usa IA están recogidos en La IA en Spott.