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En Settings → Stages se definen los pipelines con los que funciona tu workspace. Todo lo de aquí es común a todo el workspace, así que un cambio afecta a todas las vacantes, empresas y oportunidades que lo usan. La página contiene varios conjuntos:
  • Job Stages, el pipeline por el que avanzan los candidatos en una vacante
  • Job Statuses, cómo avanza la propia vacante
  • Opportunity Statuses, lo mismo para las oportunidades
  • Company Stages, para la relación con el cliente
  • Speculative Presentation Stages, para los candidatos que presentas sin una vacante

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Job Stages

La lista Job Stages es el pipeline que siguen los candidatos en una vacante, por ejemplo Application, Long List, Short List, Outreach, Interview, Presentation y Offer.
  • Arrastra las fases por el asa para reordenarlas.
  • Haz clic en Add Stage para crear una fase nueva.
  • Usa el menú de la fila, los tres puntos del final, para Edit, Edit Labels y Delete.
Dos marcadores le indican a Spott cómo medir tu pipeline:
  • CV Sent: la fase en la que se considera que el CV se ha enviado al cliente. Es la que alimenta la métrica “CV Sent” de los informes.
  • First Interview: la fase en la que se considera realizada una primera entrevista.

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Cómo se convierten los marcadores en cifras

Ninguna de las dos métricas se registra a mano. Spott anota una en cuanto una ficha entra en la fase marcada, y eso tiene consecuencias que conviene conocer antes de leer un informe:
  • La fecha es la del cambio de fase, no la del hecho. Un CV cuenta como enviado cuando la ficha llega a la fase CV Sent, aunque lo mandaras por correo una semana antes, y una entrevista cuenta el día que mueves la ficha, no el día en que se hizo.
  • Saltarse fases también las registra. Si arrastras una ficha de Application directamente a Interview, se registran las fases intermedias, de modo que el embudo no se rompe.
  • Retroceder una ficha borra el KPI. Si devuelves a un candidato a una fase anterior, la métrica que había generado se va con él.
  • Los movimientos masivos también cuentan. Eliminar una fase y trasladar a sus candidatos a otra registra cada uno de esos traslados como un movimiento de pipeline, lo que infla las cifras de ese día. En un pipeline grande, esta suele ser la explicación de un pico repentino.
Eliminar una fase no se puede deshacer, y los movimientos que provoca quedan escritos en tus informes. En un pipeline grande, pide a soporte que haga el cambio desde el backend en lugar de eliminar tú la fase.

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Etiquetas: subfases dentro de una fase

Una fase puede llevar etiquetas, que funcionan como subfases dentro de ella y se añaden con Edit Labels en el menú de la fila. Una fase Interview, por ejemplo, puede contener First interview, Second interview y Third interview sin convertirse en tres fases. Las etiquetas se ven en la ficha del candidato y en su candidatura, así que tienes el detalle mientras el informe del embudo sigue contando una sola fase Interview.

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Job Statuses

Si las fases de vacante siguen a los candidatos, los Job Statuses siguen a la vacante: Lead, Open, Interviewing, Offers sent, Won, Lost. Cada estado tiene dos ajustes:
  • Un porcentaje de cierre, la probabilidad de que cubras una vacante en ese estado. Es lo que hace posible una previsión ponderada del pipeline, por ejemplo un 10 % en Open y un 75 % en Offers sent.
  • Show jobs in this status for search, que marca el estado como uno en el que la vacante se está trabajando activamente.
Ese segundo ajuste llega más lejos de lo que sugiere su nombre. Además de decidir si las vacantes en ese estado aparecen en los resultados de búsqueda, determina:
  • Qué vacantes aparecen siquiera en el Dashboard.
  • Qué cuenta el Pipeline Summary del dashboard.
  • Qué muestra un perfil de candidato en Active applications.
En todos los casos solo se cuentan las candidaturas de vacantes cuyo estado tiene este ajuste activado, y quedan fuera los candidatos rechazados y los colocados. Si un dashboard o un resumen de pipeline aparece vacío cuando las vacantes claramente existen, casi siempre es por esto: comprueba que tu estado Open tenga el ajuste activado. Los Opportunity Statuses funcionan igual, pero para las oportunidades en lugar de las vacantes.

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Fases de presentación espontánea

No todos los candidatos que presentas están asociados a una vacante. Cuando te diriges a un cliente con un buen perfil sin que haya una posición abierta, esa presentación sigue su propio pipeline, normalmente Shortlist → Pitched → Client Interested → Check with Candidate → Interview. Se mantiene aparte para que el trabajo espontáneo no distorsione los informes de tus vacantes activas, y tiene sus propios marcadores CV Sent (Speculative) y First Interview. Consulta presentar candidatos.

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Company Stages

Las empresas siguen su propio pipeline para la relación con el cliente: New, Prospect, Lead, Customer, Lost. La opción Pipeline Strategy, al final de la sección, controla cómo se organizan los pipelines de empresa.
Pipeline Strategy es un único interruptor al pie de la sección Company Stages. Si lo dejas desactivado, un contacto hereda la fase de la empresa a la que pertenece. Actívalo para desacoplar ambos, de modo que el contacto tenga su propia fase con independencia de su empresa.