Tareas

Las tareas mantienen tus seguimientos bajo control: recordatorios de llamada, preparación de entrevistas, seguimiento de ofertas. Cada tarea puede vincularse a los registros a los que se refiere, de modo que aparece en el contexto adecuado en todo Spott. Puedes ir rápidamente a Tasks con G y luego T, o crear una tarea desde cualquier sitio con A y luego T. Consulta todos los atajos de teclado.

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Añadir una tarea

En la barra de navegación de la izquierda, selecciona Tasks y haz clic en Add Task, arriba a la derecha. Rellena el título y la fecha de vencimiento de la tarea. Escribe @ seguido del nombre de una persona, una empresa o una vacante para vincular la tarea a ese registro. Dale a una tarea una Priority de High, Medium o Low cuando unos seguimientos importan más que otros. Una tarea nueva empieza en No priority, así que solo destacan las que marques. También puedes mencionar a un equipo con @ en una tarea. Eso vincula el equipo a la tarea y avisa a sus miembros, pero no se la asigna: una tarea siempre tiene un único responsable, así que elige también al compañero que se encarga del seguimiento. Las tareas vinculadas se consultan directamente desde la pestaña Tasks del registro vinculado, así que no escatimes en enlaces con @. Puedes activar notificaciones para las tareas que te asignan y para la finalización de las tareas que asignas tú. Consulta notificaciones.

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Los filtros por defecto

Al abrir la vista de tareas se aplican dos filtros por defecto:

• Status: solo las tareas Open
• Assigned to: solo las tareas asignadas a ti

Estos valores por defecto te mantienen centrado en tu propio trabajo activo. Quita un filtro haciendo clic en su etiqueta, o añade filtros como el responsable, un rango de fechas de vencimiento o el estado.

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Gestionar y seguir las tareas

• Edita una tarea directamente desde la lista haciendo clic en su título.
• Marca las tareas como complete cuando las termines; las tareas completadas salen de la vista por defecto. Completar una tarea vinculada a un registro publica una entrada en el feed de actividad de ese registro y actualiza su Last Activity Date, de modo que el seguimiento que acabas de hacer queda visible para quien abra el registro después.
• Agrupa la lista según cómo la estés recorriendo: por fecha de vencimiento, para ver lo vencido y lo que vence hoy antes que el resto, por finalización, por vacante o por campaña, o elige No grouping para una sola lista larga. Las tareas vencidas aparecen destacadas en rojo.
• Ordena por Priority para llevar arriba las tareas de prioridad alta.
• Usa la barra de búsqueda para encontrar tareas concretas.

Las tareas aparecen además en todos los registros a los que están vinculadas, cada una en su propia pestaña Tasks: el candidato, el contacto, la empresa y la vacante.

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Crear la misma tarea para muchos registros

Cuando el mismo seguimiento se aplica a toda una selección, como llamar a cada candidato de una shortlist o contactar con cada contacto de un cliente, no hace falta añadirlo registro por registro. Selecciona los registros en una tabla, abre las acciones de la barra de selección y elige Create task. Rellena la tarea una sola vez, con su fecha de vencimiento, prioridad, responsable y etiquetas. Spott crea una tarea por registro, todas idénticas y cada una vinculada a su propio registro, así que cada una aparece en la pestaña Tasks correcta y se puede marcar por separado. Create 4 tasks cierra el diálogo; Create 4 tasks and go to the task overview te lleva a la página Tasks para empezar con ellas. Create task está disponible en:

• la tabla Candidates, los resultados de búsqueda de candidatos y las listas de candidatos
• la tabla Jobs
• el pipeline de una vacante, en la vista de tablero y en la de lista, donde cada tarea se vincula al candidato seleccionado
• las tablas Companies y Contacts, y las listas de empresas y de contactos

Hasta 1.000 registros a la vez.

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Tareas que Spott crea por ti

No todas las tareas las escribes tú. Hay dos cosas que generan tareas automáticamente:

• Las campañas, para sus pasos manuales. Una secuencia que incluye una llamada o un mensaje de WhatsApp deja ese paso en tu lista de tareas cuando el destinatario llega a él.
• Las automatizaciones, cuando has configurado una para crear una tarea a partir de un desencadenante, por ejemplo un seguimiento cada vez que una candidatura cambia de fase.

Las tareas de campaña se pueden filtrar por separado. Añade el filtro Campaign Step y elige el tipo que quieres despachar: tarea genérica, llamada, mensaje manual de WhatsApp, solicitud manual de conexión en LinkedIn o mensaje manual de LinkedIn. Así haces una tanda de llamadas de una sentada en lugar de ir sacándolas de tu lista general.