Crear informes

Esta página explica la construcción paso a paso. Para orientarte en la sección, conocer los informes ya preparados y profundizar en una cifra, consulta Informes. Mientras que el Dashboard muestra un conjunto fijo de métricas de actividad, Reports es el constructor totalmente personalizable: tú eliges qué contar, cómo desglosarlo y cómo representarlo. Todas las cifras se mantienen en vivo, leyendo directamente los datos de tu espacio de trabajo. Encontrarás Reports en la navegación de la izquierda, dentro de Tools. Un informe se compone de uno o varios insights. Cada insight responde a una pregunta, por ejemplo “cuántas vacantes añadimos por fase” o “cuántas notas de Reference Gained registró el equipo este mes”. Crea un informe con New Report y después haz clic en Add New Insight para llenarlo. Un informe tiene además su propio filtro Time period, que se aplica a todos sus insights. Todos los espacios de trabajo empiezan con tres informes ya preparados: Client breakdown (sobre empresas), Candidates overview y Team performance (sobre usuarios, con los honorarios generados por usuario y un ranking del equipo que se puede ordenar). Úsalos tal cual, o duplica un insight como punto de partida para el tuyo.

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Configurar un insight

Ponle un título al insight, configúralo en el panel de la derecha mientras la parte izquierda muestra la vista previa del resultado en vivo, y haz clic en Save Chart cuando termines. Un insight se construye con cuatro elecciones:

1. Fuente de datos: el tipo de ficha sobre el que informa el insight: Candidates, Jobs, Applications, Companies, Opportunities, Contacts, Users, Notes, Interactions, Placements o Rejections. Elige Multi-source para combinar varios tipos de ficha en una misma vista. Para informar sobre el correo saliente, usa Interactions. Expone los correos enviados, y solo los correos enviados, así que responde a “cuántos enviamos” y no a qué pasó con ellos después. Las aperturas y los clics están en Marketing.
2. Tipo de insight: cómo se mide el dato.
3. Métricas: lo que se cuenta. Un insight puede contener varias métricas; haz clic en Add metric para comparar recuentos uno al lado del otro, por ejemplo todas las Notes junto a Manual Notes Created.
4. Visualización: cómo se representa el resultado.

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Tipos de insight

• Pivot: desglosa una métrica por una dimensión con Group by, por ejemplo vacantes por fase, por empresa o por miembro del equipo.
• Historical Values: sigue la evolución de una métrica a lo largo del tiempo.
• Funnel: observa cómo pasan las fichas de una fase del pipeline a la siguiente.
• Time in Stage: mide cuánto tiempo permanecen las fichas en cada fase.

Los tipos de insight disponibles dependen de la fuente de datos. Funnel y Time in Stage se basan en datos de fases del pipeline, así que se ofrecen para fuentes con fases como Applications y Jobs. Para las fuentes sin fases, como Candidates, solo están disponibles Pivot e Historical Values.

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Visualizaciones

Representa el resultado como un gráfico de Bar, Line o Pie, como una Table o como una cifra destacada con Single Metric.

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Filtros, agrupación y objetivos

Haz clic en Add filter para acotar qué fichas cuentan. Puedes filtrar por los atributos de la fuente de datos, incluidos los atributos personalizados que hayas creado, además de Team y Team Member para limitar un insight a una parte de tu organización. Un filtro Time period restringe el insight a un intervalo de fechas. En los insights de tipo Pivot, Group by divide el resultado por cualquier atributo de la fuente de datos. Cada insight puede tener además un Target: actívalo y define una cifra, y el insight muestra tu avance hacia ese objetivo en porcentaje, con un estado Target Achieved en cuanto lo superes.

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Medir la actividad con etiquetas de nota

Para informar sobre actividad registrada como llamadas, reuniones con clientes o referencias, informa sobre Notes y filtra por etiqueta de nota. Si tu equipo registra las actividades como notas con una etiqueta constante, por ejemplo First Call, Client Check-in o Interview Feedback, puedes contar exactamente con qué frecuencia ocurre cada actividad, por periodo y por persona. Si vienes de otro ATS, esto sustituye a los tipos de comentario o de actividad: crea una etiqueta de nota por actividad y después construye un insight de Notes filtrado por esa etiqueta. Para que los informes salgan limpios, acordad de antemano un conjunto pequeño y fijo de etiquetas de nota. Para los puntos de contacto que Spott registra automáticamente, usa la fuente de datos Interactions. Cubre las interacciones bidireccionales como correos, mensajes de WhatsApp, llamadas telefónicas y reuniones de calendario, y se puede filtrar por Interaction Type, Label, Tag o Tag Type.

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Profundizar en una cifra

Las cifras de un informe se pueden pulsar: haz clic en una para abrir las fichas exactas que hay detrás, y así ver qué está impulsando una métrica en lugar de fiarte solo del total.

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Gestionar y exportar insights

Abre el menú ⋮ de cualquier insight para Edit, Duplicate, Export as Excel o Delete. Al exportar puedes darle un nombre al archivo y, si quieres, marcar Include drilldown data; por defecto la exportación contiene solo los datos del gráfico. Por ahora no existe el envío programado de informes por correo.

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Compartir

La vista general de Reports tiene dos secciones: Your reports, visible solo para ti, y una sección del espacio de trabajo visible para todo el mundo. No hay un nivel intermedio de compartición por equipo. Quién puede ver, gestionar y exportar informes se controla por rol desde Settings → Security. Consulta gestionar el acceso.