Colocaciones

Puedes ir rápidamente a la página Placements con G y después P. Consulta todos los atajos de teclado. Las colocaciones en Spott representan el resultado exitoso de tu proceso de reclutamiento: el momento en que un candidato encaja y se confirma para un puesto. Una colocación une la vacante, el candidato y el cliente, y te da un registro completo de la contratación. Las colocaciones alimentan además los informes y el análisis de facturación, y te ayudan a seguir el rendimiento y a prever el crecimiento del negocio.

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Crear una colocación a partir de un candidato existente

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Paso 1. Ve a una vacante abierta

En Spott, ve a Jobs.

• Busca la vacante para la que quieres colocar a un candidato
• Haz clic en el título de la vacante

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Paso 2. Coloca a un candidato

Desde el pipeline de la vacante, selecciona al candidato y elige Mark placed en la barra de acciones. Funciona con un candidato cada vez. O abre la candidatura:

• Haz clic en el título profesional del candidato, justo debajo de su nombre. Si haces clic en su nombre se abre el perfil del candidato, así que apunta al título de la línea de abajo.
• Selecciona Mark placed

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Paso 3. Elige el tipo de colocación

Marcar a un candidato como colocado abre un flujo breve y guiado. Primero elige el tipo de colocación, que define el modelo de honorarios y los campos que rellenas a continuación:

• Contingent, unos honorarios únicos por una colocación cerrada (una contratación indefinida típica).
• Retained, pagos escalonados a lo largo del encargo de búsqueda. La base de los honorarios puede ser un porcentaje de la retribución o un importe fijo, repartido entre los hitos de pago de tu acuerdo.
• Contract, un margen sobre la facturación del contratista, para trabajo temporal e interim. Puede que algunas pantallas y exportaciones antiguas todavía lo llamen Staffing.

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Paso 4. Rellena los datos

Los pasos restantes dependen del tipo que hayas elegido: Fee Details siempre incluye la fecha de placed at y las fechas de inicio y fin. Los honorarios en sí se recogen de forma distinta según el tipo:

• Permanent (Contingent o Retained): unos honorarios sobre la colocación, como porcentaje de la retribución o como importe fijo. Si la vacante ya tiene un deal value, la colocación parte de él, así que no tienes que volver a escribir los honorarios que acordaste con el cliente cuando aceptaste la vacante. Poner una fecha de fin en una colocación contingent devuelve al candidato al conjunto de candidatos disponibles cuando termine el contrato.
• Contract: la jornada, la unidad (diaria u horaria), la tarifa facturada al cliente y la tarifa pagada al contratista. Spott proyecta a partir de ahí el valor del contrato y los honorarios netos (el margen). En las colocaciones de interim puedes fijar un número de días facturados fijo en lugar de deducirlo de la jornada. Las tarifas son opcionales. Marca No contract rates para registrar la colocación sin ellas, por ejemplo cuando las tarifas aún no están acordadas o se facturan fuera de Spott. Los campos de tarifas y el reparto de honorarios desaparecen, y la colocación no muestra Contract value ni Projected net fee (margin) en lugar de un cero engañoso. Aun así puedes registrar hojas de horas, que toman sus tarifas de un tarifario, y crear facturas, que entonces empiezan sin líneas sugeridas.

Los otros dos pasos son iguales para todos los tipos:

• Splits: cómo se reparten los honorarios entre los usuarios. El total tiene que sumar 100 %. Si el reparto ya se acordó en la vacante, configúralo ahí: el acuerdo queda registrado antes de hacer la colocación, y una colocación permanente toma el reparto de la vacante automáticamente. Aun así puedes cambiarlo aquí.
• Extra: los campos de tu formulario de colocación, como el salario base, el salario adicional, las acciones y los honorarios en otras divisas. Tú decides qué campos aparecen aquí: los formularios de colocación se configuran en Settings → Templates.

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Formularios de colocación a medida

Crea tantos formularios de colocación como necesites. Las colocaciones reales varían más de lo que dan de sí los tres tipos: una contratación indefinida con una estructura de bonus recoge datos distintos de otra con acciones, y un contrato de interim con una revisión de tarifa recoge otros datos más. En lugar de forzarlo todo por un único formulario por tipo, creas un formulario para cada variante que realmente uses, en Settings → Templates. El formulario controla qué campos aparecen en el paso Extra y en el registro de colocación, así que puedes registrar exactamente lo que necesita cada tipo, por ejemplo las revisiones de tarifa y las prórrogas de contrato en las colocaciones de staffing, o el salario base, el bonus y las acciones en las indefinidas. Recoger los campos adecuados mantiene precisos tus informes y tu facturación. Una vez terminado el flujo, la candidatura muestra un bloque Placement con la empresa, la vacante, el tipo, la fecha de inicio, el reparto de honorarios y los honorarios totales, así que el resultado también es visible desde el lado del candidato.

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Convertir una colocación temporal en indefinida

A los contratistas también se les acaba contratando. Cuando una colocación temporal se convierte en una contratación indefinida, usa Convert to contingent placement en el panel Quick Actions de la colocación, en lugar de registrar una segunda colocación: el historial se queda en un solo registro y los honorarios se recogen como unos honorarios contingent únicos y no como una prórroga de contrato. Se abre el mismo flujo de cuatro pasos que ya conoces de hacer una colocación. El paso 2 cambia las tarifas del contrato por unos Contingent fee: elige la base de los honorarios, importe fijo o porcentaje, y el total. Extend placement, justo al lado, es la otra opción: úsala cuando el contrato continúe en lugar de convertirse.

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Vista general de las colocaciones

La pestaña Placements de Spott te da una vista general de todas las colocaciones en formato de tabla. Cada columna representa un atributo de la colocación:

• Company, la empresa donde se colocó al candidato
• Vacancy, el puesto en el que se colocó al candidato
• Candidate, el nombre del candidato
• Placed at, la fecha en la que se colocó al candidato
• Placed by, la persona responsable de la colocación
• Start date, la fecha de inicio del contrato
• End date, la fecha de fin del contrato
• Fee income, los ingresos generados por la colocación
• Fee details and splits, puedes registrar los honorarios netos y brutos y definir cómo se reparten entre los usuarios. El reparto total tiene que sumar 100 por ciento.
• Placement form, el formulario con el que se registró esta colocación

Filtra la tabla hasta quedarte con las colocaciones que te interesan, por ejemplo por empresa, por el usuario que colocó, por Placed by Team para ver juntas las colocaciones de un equipo, o por fecha, y exporta el resultado a Excel.

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Los honorarios se muestran en las dos monedas

Las tablas de colocaciones suman todo en la moneda de tu espacio de trabajo para que las cifras cuadren, lo que hasta ahora significaba que unos honorarios pactados en otra moneda solo se veían convertidos. Las columnas de honorarios muestran ahora el importe en la moneda en la que realmente se pactaron, junto a la cifra convertida. Eso importa cuando cotejas una colocación con un contrato o una factura. El importe convertido es el que mueve tus informes, y varía con el tipo de cambio; el importe local es el que aceptó el cliente, y no varía. Ver los dos permite conciliar una colocación sin deshacer la conversión. El panel que hay encima de la tabla trabaja con una ventana fija de tres meses, así que no es el sitio donde mirar un periodo más largo. La tabla en sí filtra por el rango de fechas que quieras, y un informe de colocaciones en Reports no tiene ninguna ventana. Cuando unos honorarios se reparten entre compañeros, la colocación sigue perteneciendo al usuario que figura en Placed by a efectos de recuento. Los porcentajes del reparto dividen los ingresos registrados y nada más, así que un acuerdo compartido aparece como una sola colocación de la persona que la hizo. El filtro de usuario incluye a los usuarios desactivados, no solo a los activos. Alguien que ya se ha ido siguió colocando a quien colocó, y dejarlo fuera sin avisar hace que las cifras del año pasado se queden cortas. Lo mismo vale para los filtros de usuario en notas y listas.

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Editar o eliminar una colocación

Haz clic en la colocación en la tabla para abrirla y usa los tres puntos que hay junto a Placed by para elegir:

• Editar la colocación si hay que actualizar algún dato. Esto incluye cambiar el tipo de colocación, por ejemplo de Staffing a Permanent, y corregir unos honorarios o una fecha de inicio.
• Eliminar la colocación si ya no es relevante

Editar una colocación es solo para administradores. Los consultores pueden ver una colocación y abrirla, así que unos honorarios equivocados parecen algo que deberían poder corregir, pero la acción Edit requiere permisos de administrador. Cuando una oficina no tiene administrador propio, el cambio lo tiene que hacer alguien que sí tenga ese rol. La página de detalle de una colocación admite además archivos adjuntos, así que puedes guardar documentos como el acuerdo firmado en la propia colocación.

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Cuando un candidato se retira

Una contratación indefinida que se retira antes de empezar, o que se marcha dentro del periodo de garantía, no debe eliminarse: la colocación ocurrió, y eliminarla borra el historial junto con los honorarios. En una colocación contingent, usa en su lugar Drop out en las Quick Actions de la colocación. La colocación se queda en la tabla Placements con sus honorarios tachados. Sigue contando como colocación, pero sus honorarios dejan de contar para los ingresos y el margen bruto. Los honorarios no se borran, solo se marcan como perdidos, así que Undo drop out los recupera si al final el candidato empieza. Retirar una colocación requiere el mismo permiso que editarla.

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Colocaciones de staffing

Para el trabajo temporal y de staffing, la sección Placements incluye además un panel Staffing con previsiones de margen bruto, basadas en las tarifas, las unidades y las jornadas registradas en las colocaciones de staffing, y que se puede alternar entre KPI semanales y mensuales. Puedes filtrar las colocaciones de staffing por estado, por ejemplo las prórrogas o las colocaciones que están a punto de empezar o de terminar. Las horas y los días realmente trabajados en una colocación temporal se registran como hojas de horas, con un tarifario que fija los importes de facturación y de pago. Las hojas de horas aprobadas son lo que facturas.

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Colocaciones retained

El trabajo retained se factura por fases, así que tiene su propia pestaña junto a Contingent y Contract, construida en torno al avance y no a unos honorarios únicos. Cada fila es una búsqueda retained:

• Company y Role, y el Team que la trabaja
• Est. Total fee, lo que vale la búsqueda completa si se cierra
• Realized fees, lo que se ha facturado hasta ahora
• Milestones, una barra de progreso que muestra cuántos de los hitos acordados están hechos
• Next milestone, cuál toca a continuación y cuánto vale, para que veas qué se puede facturar pronto
• Placed Candidate, en cuanto la búsqueda se cubre

Como los hitos vienen de la vacante, define la estructura de honorarios en la pestaña Overview de la vacante antes de registrar la colocación.

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Definir hitos y registrar unos honorarios

En la pestaña Overview de la vacante, baja por la parte derecha y elige la estructura de honorarios. Selecciona Retained y podrás añadir los hitos de tu acuerdo, cada uno con un porcentaje o un importe. Para registrar un hito como ingreso, marca la casilla de ese hito. Esto funciona antes de que haya nadie colocado, que es justo la gracia de un retainer: el primer plazo de unos honorarios de 30.000 se puede facturar al inicio de la búsqueda, sin ningún candidato todavía en la vacante. En el cuadro de diálogo de la colocación, Retained permanece atenuado hasta que la vacante tenga una estructura de honorarios retained, así que configúrala antes en la vacante. Las exportaciones de colocaciones a Excel incluyen los valores anidados de tus formularios de colocación, para que puedas analizarlo todo en tus herramientas de BI. Los atributos personalizados de colocación también están en la exportación, en una hoja aparte del libro, que es justo donde la gente no los busca antes de concluir que faltan.