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Puedes ir rápidamente al calendario con G y luego C. Consulta todos los atajos de teclado.

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Comprueba que Outlook o Google están sincronizados con Spott

Antes de programar una reunión, asegúrate de que tu cuenta de Outlook o de Google está sincronizada. En Spott, ve a Settings → Accounts, busca la integración de Microsoft Outlook o de Google y comprueba que una de las dos está conectada.
La primera sincronización tarda. Spott sincroniza años de historial de calendario y de correo, lo que suele llevar entre 8 y 12 horas. Tu calendario puede parecer vacío durante buena parte de ese tiempo, así que dale margen y vuelve a mirar al día siguiente. Después de la sincronización inicial, los cambios aparecen casi en tiempo real.
La conexión de la cuenta, el consentimiento del administrador en los tenants empresariales y lo que tus compañeros pueden ver de tu calendario están todos explicados en cuentas conectadas.

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La página de calendario

La página tiene dos pestañas. Calendar es tu propia semana, en vista de lista o de calendario, con tus próximas reuniones en la barra lateral y los calendarios de tus compañeros disponibles junto al tuyo para encontrar fácilmente un hueco común. Desde cualquiera de las dos vistas puedes reprogramar o cancelar una invitación directamente.
Meetings es la vista más amplia: todas las reuniones programadas sobre un registro de Spott, no solo las tuyas. Filtra por User para ver con quién se ha sentado un compañero y cuándo, que es la forma más rápida de responder a “¿alguien ha hablado con este cliente últimamente?” sin abrir un solo registro. Busca por título y cambia esos mismos resultados entre List y Calendar.

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Programar una reunión nueva

Haz clic en Schedule Meeting, arriba a la derecha, o haz doble clic (o clic y arrastrar) sobre una franja horaria del calendario, igual que en tu cliente de calendario habitual. En el cuadro de la reunión, comprueba que Send calendar invite está activado, así como Online meeting si vais a veros por Microsoft Teams o Google Meet. La URL de la reunión se crea en la plataforma de tu cuenta de correo principal.
Ajusta los parámetros antes de enviar la convocatoria:
  • Recipients: las personas con las que te reúnes.
  • Subject y el cuerpo del correo.
  • Fecha y hora, con opciones para repetir la reunión o marcarla como All day.
  • Location: un lugar físico o una reunión online. Con la reunión online activada, Spott crea por ti la URL de Microsoft Teams o de Google Meet en la plataforma de tu cuenta de correo principal. Nunca se genera un enlace de Zoom, aunque el Note Taker sí puede unirse a una reunión de Zoom a la que se le invite.
  • Show as free: deja la franja libre en tu calendario en lugar de marcarla como ocupada.
  • Hide attendee list: envía la invitación sin que los destinatarios se vean entre ellos.
  • Dial in Note Taker: haz que el Note Taker se una a la reunión online para grabarla y resumirla.

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La barra del editor

En la parte inferior del cuerpo del mensaje hay cinco controles:
Adjunta un archivo, inserta tu firma, parte de una plantilla de mensaje, añade tu enlace del scheduler o pide a la IA que presente a un candidato o una vacante.

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Adjuntar archivos sin salir de la invitación

Cuando la reunión es con un candidato o un contacto, el panel Browse files de la derecha lista los archivos que ya están en los registros implicados, así que puedes adjuntar uno sin buscarlo en tu escritorio. Los agrupa así:
  • CVs, los originales que están en el candidato
  • Reformatted CVs, las versiones con tu marca generadas por CV y documentos de cliente, cada una etiquetada con su idioma para que elijas la adecuada para el cliente
  • Other, todo lo demás que haya en el registro, como un permiso de trabajo o un documento firmado
El selector de la parte superior del panel alterna entre los registros implicados, la vacante y la persona, para que puedas meter la descripción del puesto y el CV del candidato en la misma invitación.

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Gestionar un evento

Haz clic en un evento del calendario para abrir sus detalles, donde puedes:
  • Reschedule: cambiar la fecha o la hora y enviar la actualización a los asistentes.
  • Cancel event: cancelar la reunión y avisar a los asistentes.
  • Transcript: abrir la transcripción y el resumen del Note Taker de una reunión que se haya grabado.

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Compartir tu enlace de reserva

También puedes dejar que otras personas reserven tiempo contigo directamente, según tu disponibilidad. Configura tus enlaces de reserva en Settings → Calls → Scheduler e insértalos en los correos con Insert calendar scheduler link. Consulta configurar tu scheduler.