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En una colocación de contrato, los ingresos proceden del tiempo trabajado de verdad, no de unos honorarios acordados de antemano. Las hojas de horas te dan un único lugar para ver qué se ha trabajado, qué se ha aprobado y qué se ha facturado, en la propia colocación. El circuito es siempre el mismo: configura un tarifario una vez por colocación, registra una hoja de horas por cada periodo, haz que se apruebe y factúrala. Nada de esto necesita Xero. Conecta Xero y las facturas llegan a Xero como borradores; sin Xero, Spott crea la factura por sí mismo.

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1. Configurar un tarifario

Un tarifario define lo que cobras al cliente y lo que pagas al contratista por los días y las horas trabajados, y qué código de pago se aplica. New timesheet sigue desactivado hasta que la colocación tiene un tarifario, así que esto va primero.
  1. Abre la colocación de contrato y elige Create rate card en el menú ⋮.
  2. Elige una Template si tu administrador ha creado alguna, o rellena tú mismo los campos:
    • Name, por ejemplo “Tarifas estándar”.
    • Pay code, el código con el que se factura el tiempo. Con Xero conectado, estos se sincronizan desde tus artículos de Xero.
    • Unit, Day u Hour. Si solo facturas por días, usa Day.
    • Currency, Base charge rate (lo que se factura al cliente) y Base pay rate (lo que se paga al contratista).
  3. Haz clic en Next para añadir reglas para las tarifas que difieren de la base, como las horas extra. En cada regla, define:
    • Rule name, por ejemplo “Horas extra”.
    • Applies to, el día completo o una parte del día. Una parte del día necesita una hora de inicio y de fin, y solo está disponible en los tarifarios por horas.
    • Days, por ejemplo sábado y domingo.
    • Pay code, Billable, Charge rate y Pay rate.
  4. Añade más reglas con + Add rule y después haz clic en Create.
Los administradores pueden guardar tarifarios reutilizables en Settings → Templates → Rate Card Templates → Rate Cards. Si una plantilla deja en blanco las tarifas de facturación y de pago, Spott usa las tarifas de la colocación.
Rate Card Templates en la configuración, con las pestañas Rate Cards y Pay Codes

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2. Registrar una hoja de horas

  1. En la colocación, elige New timesheet en el menú ⋮. La pestaña Timesheets solo aparece cuando la colocación tiene su primera hoja de horas, y a partir de entonces lleva su propio botón para la siguiente.
  2. Period: elige This week, Last week, Last 2 weeks, This month o Custom. Una hoja de horas debe estar dentro de las fechas de la colocación y no puede solaparse con otra ya existente.
  3. Deja marcada la opción Prefill the week from the working schedule para partir de los días y las horas de trabajo habituales de la colocación.
  4. Days / Hours: ajusta lo que se ha trabajado.
    • Tarifarios por días: activa cada día trabajado. Solo se admiten días completos.
    • Tarifarios por horas: indica la hora de inicio y de fin de cada día. Haz doble clic en la barra para añadir otro bloque, por ejemplo horas extra por la tarde. Cada color es una regla distinta del tarifario.
  5. Check: revisa el tiempo total, lo facturado y lo pagado por día, y después haz clic en Next y Save.

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3. Revisar, enviar y aprobar

La pestaña Timesheets de la colocación enumera todos los periodos con su estado. Abre uno para ver el desglose: las horas o los días trabajados cada día, qué regla se aplicó y lo que suman lo facturado y lo pagado.
La hoja de horas de una semana abierta en una colocación de contrato, con las horas, lo facturado y lo pagado por día
Una hoja de horas guardada empieza en Draft. En el menú ⋮ de su fila, elige Submit y después Approve cuando el cliente la haya validado. También puedes usar Edit o Void.
La tabla Timesheets de una colocación de contrato, con las acciones Edit, Submit y Void

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4. Facturar las hojas de horas aprobadas

Solo se pueden facturar las hojas de horas Approved. Haz clic en New invoice en la colocación, elige Specific timesheets y marca las que quieres facturar. Se pueden incluir varias hojas de horas en una misma factura, y una vez facturada, cada hoja de horas enlaza con su factura en la pestaña Invoices, junto a Timesheets. Spott rellena las líneas de factura a partir de las hojas de horas, separadas por tarifa, así que las horas normales y las horas extra aparecen por separado. El recorrido completo, incluidos el contacto de Xero y el estado de la factura, está en Facturar con Xero.

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Preguntas frecuentes

  • ¿Por qué New timesheet aparece en gris? La colocación todavía no tiene tarifario. Crea uno primero.
  • ¿Pueden los contratistas enviar sus propias hojas de horas? Todavía no. Las hojas de horas las registra, envía y aprueba tu equipo en Spott.
  • ¿Puedo facturar una hoja de horas en Draft o Submitted? No. Solo se pueden marcar las hojas de horas aprobadas al crear una factura.