Cumplimiento normativo

La gestión del consentimiento trata del registro individual: qué aceptó un candidato o un contacto, y hasta cuándo. La página Compliance de Tools es la parte de esa misma tarea que abarca todo el workspace. Tiene tres pestañas:

• Suppressions: todas las direcciones de correo a las que Spott ya no enviará nada, y el motivo.
• Duplicate candidates: pares de candidatos que parecen la misma persona.
• Files: los archivos de todo tu workspace, que puedes filtrar y eliminar en bloque.

Si no ves Compliance en Tools, todavía no se ha activado para tu workspace. Pregunta a tu contacto de Customer Success.

​

Supresiones

Tools → Compliance → Suppressions lista todas las direcciones de correo a las que Spott ya no enviará nada, con el motivo y el origen.

​

Cómo llega una dirección a la lista

La mayor parte de la lista se rellena sola:

• Bajas. Alguien hace clic en el enlace Unsubscribe de un correo de marketing, o de un correo automático enviado con Send email from your configured domains. Ambos llevan siempre ese enlace.
• Rebotes. Un correo dirigido a la dirección rebotó de forma permanente.
• Quejas por spam. El destinatario marcó un correo como spam.
• Comprobaciones fallidas. Antes de que salga un correo de marketing, Spott comprueba en segundo plano si cada dirección es válida. La que no supera la comprobación se registra como Undeliverable address o High-risk address y no recibe el envío, lo que mantiene baja tu tasa de rebote y protege la reputación de tu dominio de envío.

Una baja desde una dirección que no figura en ningún registro de Spott no se registra.

​

Bloquear una dirección tú mismo

Cuando alguien te dice que no quiere volver a saber de ti, por teléfono o en una respuesta, añade su dirección a mano en lugar de confiar en que todo el mundo se acuerde.

1. Ve a Tools → Compliance → Suppressions y haz clic en Add suppression, arriba a la derecha.
2. Introduce el Email. Una dirección cada vez.
3. Elige el Reason:
   • Manual (all channels), el valor por defecto aquí, bloquea todos los correos a esa dirección. Consulta qué bloquea cada motivo.
   • Manual (marketing) solo bloquea las campañas de marketing.
4. Guarda.

La dirección no tiene que pertenecer a un registro. Puedes suprimir a alguien antes incluso de importarlo, y sigue bloqueado cuando llega. También puedes añadir una supresión desde la subpestaña Consent de un candidato, eligiendo una de las direcciones de esa persona. Ahí el motivo empieza en Manual (marketing), así que cámbialo a Manual (all channels) si la persona pidió que no se le escribiera en absoluto.

​

Qué bloquea cada motivo

El motivo decide hasta dónde llega una supresión: Así que una baja de tu newsletter no impide que un reclutador responda a esa persona de tú a tú. Para impedir también eso, añade una supresión Manual (all channels). Algunos correos nunca se bloquean, sea cual sea el motivo:

• Send email notification from Spott, la acción de automatización que solo escribe a tus propios usuarios de Spott
• Las invitaciones y los recordatorios del Company Portal
• El correo que se envía cuando alguien reserva una reunión con tu enlace de reservas

Las supresiones cubren solo el correo. Los SMS y los mensajes de WhatsApp nunca se ven afectados.

​

Qué pasa cuando escribes a una dirección suprimida

Spott no deja salir el correo, y no hay opción de enviarlo de todas formas:

• Al escribir un correo: la dirección se rechaza al añadirla, con “address is suppressed and can’t receive emails, so it wasn’t added as a recipient.” Vale para To, Cc, Bcc y los asistentes de una invitación de calendario. En las sugerencias de destinatarios, la dirección lleva una etiqueta Suppressed.
• Envío masivo de correo: las personas suprimidas se omiten, y Spott te dice cuántas: ”# people were skipped because their email address is suppressed”.
• Correo programado: si una dirección se suprime después de programar el correo, el correo falla cuando le toca salir, en lugar de enviarse.
• Campaña de outreach: puedes seguir inscribiendo a la persona. Cuando llega su siguiente paso de correo, ese paso y el resto de su secuencia se cancelan, y aparece Recipient is suppressed.
• Campaña de marketing: la persona aparece como Skipped.

​

Una dirección, no toda la persona

Una supresión pertenece a una dirección de correo, sin distinguir mayúsculas de minúsculas. Las demás direcciones de la persona se pueden seguir usando, y cuando le escribes, Spott elige una dirección que no esté suprimida. Si alguien dejó su antiguo trabajo y su dirección profesional ahora rebota, su dirección personal sigue funcionando. Marketing es más estricto: una campaña de marketing deja fuera a toda la persona si cualquiera de sus direcciones está suprimida.

​

Leer la lista

Cada fila muestra:

• Email
• Suppressed at, la fecha y la hora, con una etiqueta Exempted cuando se aplica una exención
• Reason, como Manual (all channels) o Unsubscribed
• Source: el compañero que añadió una entrada manual, o la campaña o la automatización de la que procede una automática

Usa la lista para revisar los rebotes: si alguien rebotó, busca una dirección más reciente antes de descartarlo. Consulta las supresiones en marketing.

​

Levantar una supresión

Cómo levantas una supresión depende de su origen.

• Una entrada manual se puede eliminar: usa Delete en la fila y confirma.
• Una baja, un rebote u otra entrada automática no se puede eliminar. Una baja es la constancia de lo que alguien pidió, así que se queda. Usa Exempt en su lugar e indica un motivo, de hasta 1.000 caracteres, para que la siguiente persona vea por qué le vuelves a escribir. La supresión sigue en la lista con una etiqueta Exempted.

Una supresión se puede eximir hasta tres veces, con una sola exención activa a la vez. Para deshacer una, revócala desde el Exemption log, y la supresión vuelve a aplicarse. No hay un permiso aparte para nada de esto: cualquiera que pueda abrir la página Compliance puede añadir, eliminar, eximir y revocar.

​

Candidatos duplicados

Tools → Compliance → Duplicate candidates lista a los candidatos que parecen la misma persona. El consentimiento y las bajas solo son fiables cuando cada persona tiene un único registro: una baja en una copia no hace nada por la otra. Revisa los pares y fusiónalos, de uno en uno. Consulta fusionar duplicados.

​

Archivos

Tools → Compliance → Files reúne en una tabla filtrable los archivos de todo tu workspace. Es el sitio para hacer limpieza, por ejemplo para eliminar documentos que ya no tienes motivo para conservar. Para eliminar archivos en bloque, márcalos y haz clic en Delete en la barra que aparece. Para coger todo lo que coincide con tus filtros, usa seleccionar todo, que alcanza a todos los archivos que coinciden y no solo a los que están en pantalla. En una sola pasada entran hasta 1.000 archivos elegidos a mano, o hasta 10.000 con seleccionar todo. Lo que pase de 1.000 se elimina en segundo plano. El diálogo Delete files te pide que escribas una frase como “delete 12 files” antes de que se desbloquee Delete. También puedes eliminar archivos en bloque desde un registro: la pestaña Files de candidatos, contactos, empresas, vacantes, oportunidades y colocaciones funciona igual, para hasta 1.000 archivos. Consulta la pestaña Files.