Campañas

Puedes ir rápidamente a Campaigns con G y luego H. Consulta todos los atajos de teclado. Las campañas de Spott te permiten contactar con varios destinatarios mediante secuencias multicanal automatizadas. Con ellas envías mensajes personalizados, haces seguimiento automático y sigues las respuestas y la interacción desde un único sitio. Cada campaña se compone de uno o varios pasos en secuencia, los destinatarios inscritos y las reglas de tiempo que definen cuándo se envían los mensajes. Usa los filtros, la ordenación y la barra de búsqueda de la página Campaigns para mantener ordenado un conjunto grande de campañas. Antes de empezar, comprueba que Outreach Campaigns está activado en los ajustes. Lo encontrarás en Settings > Features > Communication.

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Tipos de campaña

Al crear una campaña eliges un tipo, que determina el contexto sobre el que se construye la secuencia:

• Generic Outreach Campaign: una secuencia de mensajes que solo usa al destinatario como contexto. No hace falta ninguna vacante ni ningún candidato, así que es la opción más flexible para contactos generales.
• Present Job to Candidates: una secuencia para contactar con candidatos a propósito de una vacante concreta. Hay que fijar una vacante como contexto.
• Present Candidate to Contacts: una secuencia para presentar a un candidato a responsables de contratación sin que haya un puesto activo. Hay que fijar un candidato como contexto.

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Crear una nueva campaña de contacto

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1. Ve a Campaigns

En Spott, ve a Campaigns

• Haz clic en New campaign arriba a la derecha
• Dale a tu campaña un nombre, un tipo, una vacante y una fase por defecto
• También puedes crear campañas a partir de una plantilla, para reutilizar las buenas prácticas de otras secuencias. Consulta plantillas de campaña
• Las campañas nuevas se crean con el estado Draft

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2. Redacta tu campaña

En el editor de campañas puedes añadir uno o varios pasos haciendo clic en Add step to sequence. Los pasos se agrupan en Automated y Manual.

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Pasos automáticos

El único paso totalmente automático es:

• Email: correo automático, basado en una plantilla

En cada paso de correo puedes configurar:

• El asunto
• El contenido del correo
• Attachments, por ejemplo un folleto o una descripción de puesto que salga con el mensaje
• Un enlace de reserva, para que el destinatario pueda ocupar un hueco en tu calendario directamente desde el correo. Consulta el scheduler

Puedes usar variables como:

• \{ Recipient > First Name \}, inserta el nombre del destinatario
• \{ Job > Name \}, inserta el título de la vacante asociada al contacto

Las variables se sustituyen automáticamente al enviar el correo. Escribe { en el cuerpo para abrir el selector de variables, que también incluye contenido generado por IA y un Request updated CV link. Los asuntos solo admiten texto plano, así que la personalización tiene que vivir en el propio mensaje. Al editar un paso de correo también puedes usar AI generated content para generar texto a partir de un contexto y una instrucción que elijas. Por ejemplo, puedes pedir a la IA que:

• Escriba en 3 puntos, de un máximo de 15 palabras cada uno, por qué esta oportunidad resulta interesante para el destinatario

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Pasos manuales

Por ahora, estos pasos de la secuencia son manuales:

• Manual LinkedIn connection request
• Manual LinkedIn message
• Generic Task, un recordatorio o una tarea que completas tú
• Phone Call
• Manual WhatsApp message

Esto significa que, cuando un contacto llega a este paso de la secuencia, ni el mensaje se envía automáticamente ni la solicitud de LinkedIn tampoco. En su lugar se crea una tarea en tu lista de tareas, con los datos de contacto correspondientes y la plantilla de mensaje ya rellenada. Aquí tienes algunos ejemplos: Un paso manual se escribe igual que un paso de correo, con variables y contenido de IA, y se asigna a un compañero, que recibe la tarea cuando un destinatario llega a ese paso. Estas tareas se pueden filtrar por separado en tu lista de tareas, así puedes despachar de una sentada las llamadas o los mensajes de una secuencia. Consulta tareas. Cuando hayas completado la tarea, haz clic en uno de los dos botones de acción disponibles:

• Complete & continue campaign: envía a los destinatarios al siguiente paso de la secuencia
• Complete & exit campaign: hace que salgan de la campaña después de este paso

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3. Define los tiempos y añade pasos

Puedes controlar cuándo empieza tu campaña y cómo se espacian los correos.

• Define un tiempo de espera entre cada paso de correo, en días laborables o en horas. Las horas son lo que quieres para un recordatorio el mismo día; los días, para un ritmo normal de seguimiento
• Elige cuántos días laborables después de la inscripción arranca la campaña para los destinatarios nuevos
• Añade pasos nuevos para alargar la secuencia, cada uno con sus propios tiempos

Así controlas tanto el arranque como el ritmo de tu campaña.

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4. Inscribe destinatarios

No se contacta con nadie hasta que se le inscribe. Para inscribir destinatarios:

1. Abre la campaña
2. Ve a la pestaña Recipients
3. Añade destinatarios
4. Haz clic en Enroll recipients

Puedes inscribir destinatarios mientras la campaña sigue en borrador. También puedes hacerlo con la campaña en marcha, en cuyo caso empiezan de inmediato en lugar de esperar a nada. También puedes inscribir personas en campañas desde la vista de candidato o de contacto, desde las listas o directamente desde el pipeline, marcando la casilla junto a su nombre. Funciona de uno en uno o en bloque: marca todo un conjunto filtrado e inscríbelo en una sola acción. Seleccionar filas en una tabla de Companies, Jobs u Opportunities inscribe del mismo modo a todos los contactos vinculados a ellas. Cuando eliges la campaña en la que inscribir, el selector muestra más que su nombre, así que puedes distinguir dos secuencias de nombre parecido antes de meter a un grupo de personas en la equivocada. Revisa los mensajes antes de que salgan. La pestaña Recipients lista a todo el mundo con su recorrido desglosado paso a paso, de modo que ves exactamente dónde está cada persona. Por destinatario puedes usar Preview para ver el mensaje tal y como se enviará, con sus variables y su contenido de IA ya rellenados, Pause run o Unenroll, sin tocar al resto. Los botones de arriba hacen lo mismo para todos a la vez: Start all remaining runs y Pause all runs.

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5. Configura los ajustes de la campaña y ponla en marcha

Desde el panel lateral de la campaña puedes controlar cómo salen los mensajes:

• Delivery Window: las horas durante las que se pueden enviar mensajes (por ejemplo, de 9:00 a 17:00 en tu zona horaria), con un interruptor Business days only
• Configuration: si quieres, enriquece automáticamente los datos de contacto cuando falten y salta pasos de forma automática cuando no se encuentren datos válidos. El enriquecimiento automático tiene tres límites que deciden si te sirve de algo: se aplica solo a los destinatarios añadidos después de activarlo, así que actívalo antes de inscribir a nadie; enriquece solo lo que necesita el paso siguiente, de modo que un paso de correo busca una dirección de correo y nada más; y un paso de WhatsApp o manual es una tarea, no un envío, así que no dispara ningún enriquecimiento de teléfono. Para tener los números y las direcciones personales listos de antemano, lanza un Enrich en bloque desde la vista de candidatos o de contactos antes de inscribir a la audiencia.
• Sender Settings: cómo sale el correo.
  • El buzón que se usa. Una campaña siempre se envía desde el buzón de quien la creó.
  • La firma. No se rellena sola: configúrala aquí o tus correos saldrán sin ninguna. Consulta cuentas conectadas.
  • Si se entrega en direcciones profesionales o personales.
  • Threaded emails, que mantiene automáticamente los seguimientos en el mismo hilo cuando el interruptor está activado.
  • Delegated sending, activado por defecto, que permite a tus compañeros añadir destinatarios a una campaña que has creado y ponerla en marcha.
• Exit Criteria: cuándo salen los destinatarios de la campaña de forma automática, por ejemplo cuando se recibe una respuesta o se reserva una reunión. También puedes mover a los destinatarios a una fase del pipeline según el resultado, con acciones de fase separadas para If replied y If no reply. Mover de fase solo está disponible en las campañas de vacante, ya que una campaña genérica no tiene ningún pipeline por el que mover a nadie.

Cuando tus pasos y tus destinatarios estén listos, haz clic en Start Campaign. También puedes poner en marcha la campaña para un destinatario cada vez en lugar de para toda la lista, algo útil cuando quieres probar antes la secuencia con unas pocas personas. Una vez que la campaña está en marcha, todo el que añadas arranca automáticamente. Los correos se envían y las tareas se crean automáticamente según las reglas de tiempo definidas. En todo tu espacio de trabajo, los correos de campaña salen en el orden en que se programaron, el primero que entra es el primero que sale, sea cual sea la campaña a la que pertenecen. Una campaña iniciada esta mañana se pone en la cola detrás de lo que ya estaba esperando, y no hay forma de colarla. Pausar una campaña sí libera su sitio en el ritmo para las demás, que es la única palanca que tienes cuando algo urgente tiene que salir primero.

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6. Sigue el progreso

Desde la página principal de la campaña puedes seguir el progreso, incluidos el grado de finalización de la campaña y su tasa de respuesta. Una respuesta además termina la secuencia para esa persona: Reply received es uno de los exit criteria de la campaña, junto con Meeting booked, así que nadie sigue recibiendo seguimientos después de contestar. Las respuestas automáticas nunca cuentan. Un aviso de ausencia que vuelve al hilo no se registra como respuesta, no pausa la secuencia ni saca al destinatario de ella, así que quien esté de vacaciones seguirá recibiendo los seguimientos que le esperan.

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Sin enlace para darse de baja

Una campaña sale de tu propio buzón como un correo normal de persona a persona, así que no lleva ningún enlace para darse de baja ni ningún seguimiento de bajas. Nadie puede darse de baja por su cuenta y Spott no mantiene ninguna lista de exclusión para estos envíos. A quien pida que lo dejen en paz hay que darlo de baja a mano. Esa es la diferencia deliberada con Marketing, que envía a gran escala, añade un enlace de baja a cada mensaje y excluye automáticamente los envíos futuros. Si tu secuencia necesita una vía de baja, pásala por Marketing o enlaza en el cuerpo a un formulario propio.

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Gestionar una campaña en marcha

No hace falta detener una campaña para ajustarla:

• Pausa y reanuda una campaña en marcha cuando quieras.
• Edita el contenido de los mensajes de los pasos, incluso después de haber empezado.
• Duplica una campaña como borrador para reutilizarla como punto de partida.
• Da de baja a destinatarios concretos sin afectar al resto del recorrido.

Aun así, lo más cómodo sigue siendo cerrar la secuencia antes de empezar, así que planifica los pasos por adelantado siempre que puedas.

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Plantillas de campaña

Para reutilizar una secuencia que lanzas a menudo, guárdala como campaign template. Las plantillas están en Campaigns → Campaign Templates, cada una con un Purpose (por ejemplo Generic Outreach Campaign, Present Job to Candidates o Present Candidate to Contacts) y el compañero que la creó. Haz clic en New campaign template para crear una: dale un nombre y un Purpose y después construye la secuencia exactamente igual que en una campaña. El editor es el mismo, panel lateral incluido, así que la ventana de envío, la configuración, los ajustes de remitente y los criterios de salida se guardan con la plantilla. Todos los demás sitios en los que Spott usa IA están recogidos en la IA en Spott.