Añadir notas

Puedes ir rápidamente a Notes con G y luego N. Consulta todos los atajos de teclado. Las notas son clave en Spott: además de mantener alineado a tu equipo, alimentan las funciones de IA con contexto de calidad. Hay dos tipos. Las notas manuales son las que escribes tú, en el editor o como nota de voz. Las notas automáticas se crean solas después de una reunión o una llamada, con un resumen de lo que se dijo. Ambas acaban en el mismo sitio y se comportan igual una vez vinculadas a un registro.

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Abrir la vista de notas

En la barra de navegación de la izquierda, haz clic en Notes para abrir la lista de notas. Esta vista muestra todas las notas guardadas en tu workspace. La barra de búsqueda admite consultas booleanas. En cuanto escribes una consulta, los resultados se ordenan por relevancia del texto y no por fecha, así que la nota más reciente que coincide no está necesariamente arriba, y una coincidencia de palabra completa gana a una parcial. Borra la búsqueda para recuperar el orden por fecha. Filtrar por propietario cubre dos casos más allá de elegir a un compañero activo:

• No owner: notas que no tienen a nadie asignado. Aquí se acumulan las notas automáticas que nunca llegaron a coincidir con una persona y el histórico importado. Es la lista que hay que repasar cuando quieres vincular el fondo de armario.
• Deactivated users: notas escritas por alguien que ya se ha ido, que suele ser justo lo que buscas cuando te haces cargo de sus cuentas.

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Añadir una nota manual

Haz clic en Add Note. Se abre un editor emergente. Escribe la nota a la izquierda; todo lo que describe la nota vive en el panel lateral de la derecha. Las notas se guardan solas; no hay botón de guardar, y si te vas a otra página tus cambios se conservan.

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El panel lateral

El panel está dividido en tres partes, para que una nota abierta siga siendo legible en lugar de llevar una hilera de distintivos encima del texto:

• Properties: a quién pertenece la nota, Link meeting para asociarla a una entrada concreta del calendario, y Activity type, que clasifica dónde ocurrió la conversación: en persona, llamada saliente, llamada entrante, reunión online o buzón de voz. Si creas la nota desde la página de detalle de una reunión, la reunión se rellena sola.
• Labels: añade etiquetas (por ejemplo Intro, Interview o Business Development), configurables desde Settings. Las etiquetas son la base de los filtros y los informes posteriores, así que un conjunto coherente es lo que hace medible la actividad de llamadas y reuniones.
• Linked records: conecta la nota con un candidato, un contacto, una vacante o una empresa con Link record. Una nota puede llevar varios. Link record abre un cuadro de búsqueda completo y no un desplegable corto, que es justo lo que quieres cuando tres personas comparten apellido o dos vacantes comparten título: ves lo suficiente de cada registro en pantalla para elegir el correcto.

En una nota que ha capturado Spott por ti, ese mismo panel recoge lo que sabe: el autor, la fecha, cuánto duró la llamada y el tipo de actividad con el que se registró. Al final de una nota vacía tienes dos vías más:

• Start from template: inserta una plantilla de nota de la empresa para mantener una estructura coherente, por ejemplo un debrief de entrevista o el resumen de una llamada con un cliente. Las plantillas hacen que todo el equipo tome notas de la misma manera.
• Record Note: graba una nota de voz de hasta 5 minutos.

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Notas automáticas de reuniones y llamadas

No tienes que redactar tú una reunión o una llamada. Cuando el Note Taker se une a una reunión, o entra una llamada por una integración de VoIP conectada, Spott crea la nota por ti: un resumen de la transcripción completa, con la grabación y la transcripción enlazadas desde la nota para que puedas volver a lo que se dijo realmente. El resumen sigue una de tus plantillas de insight, elegida automáticamente según de qué iba la conversación. Las notas que Spott captura por ti se asocian a una persona por sus datos de contacto:

• Las notas de reunión (del Note Taker) se vinculan a la persona cuyo correo coincide con un asistente de la reunión.
• Las notas de llamada (de una integración de VoIP conectada) se vinculan a la persona cuyo número de teléfono coincide con el de la llamada.

Si no se encuentra ninguna coincidencia de correo o de teléfono, la nota no se asocia a ninguna persona y solo aparece en la lista principal de notas. Usa los distintivos de Link record para asociarla a mano.

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Reescribir una nota automática

El resumen no es definitivo. Abre el menú ⋮ de la nota para ver tres acciones:

• Resummarize transcript vuelve a escribir la nota a partir de la transcripción original. Eliges qué plantilla de insight usar y en qué idioma escribirla, así puedes rehacer el resumen de un intake con una plantilla mejor, o convertir una conversación en neerlandés en una nota en inglés para un cliente.
• Generate suggestions vuelve a generar las actualizaciones de perfil sugeridas y las tareas de seguimiento a partir de la misma transcripción.
• Delete Note la elimina, de forma permanente.

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Dónde aparece tu nota

Las notas vinculadas se ven en varios sitios:

• La lista principal de notas
• El perfil de la persona que has vinculado, candidato o contacto
• El perfil de la empresa que has vinculado
• El registro de la vacante que has vinculado
• La entrada de la reunión, si has asociado alguna

Abre cualquier registro vinculado y ve a su pestaña Notes para ver la misma nota en contexto. Para comentar una nota con un compañero en lugar de editarla, deja un comentario y menciónalo con @mention.